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Los cambios son difíciles de aceptar, especialmente cuando se trata de modificar una forma de trabajo. Por eso, la innovación tecnológica que implementes en tus oficinas puede llegar a hacer ruido entre los colaboradores. Para que todo el equipo se adapte a las herramientas de trabajo, debes preparar a tus colaboradores para adoptar nuevas tecnologías.
Este problema es totalmente normal; sin embargo, no es algo que se solucionará solo o con el tiempo, es necesario tomar acciones para que el proceso no sea engorroso y puedas obtener resultados a corto plazo. Es importante que cada miembro del equipo sienta que sus líderes entienden la dificultad que conlleva esta transición y los acompañe en el proceso.
Implementar una nueva tecnología en la oficina, no solo es comprar el software, instalarlo e indicarle a todos cómo utilizarlo. También, se necesita acompañamiento técnico y emocional para los trabajadores, quienes pasarán por momentos incómodos donde pueden sentirse frustrados por no saber utilizar las nuevas herramientas.
Pero no te preocupes, lograr implementar un nuevo software o herramienta tecnológica en tu empresa sin afectar a tu equipo, es posible.
Te dejamos 4 cosas que puedes tomar en cuenta para ayudarles a enfrentar este cambio.
Antes de haber contratado una nueva tecnología, seguro estudiaste los flujos de trabajo dentro de tu empresa y con ello, descubriste los procesos que lleva tu equipo para hacer funcionar sus departamentos. Antes de implementar las herramientas de trabajo es necesario que revises nuevamente ese diagnóstico de procesos, para que puedas identificar cómo incluir la tecnología en esos flujos de trabajo.
Si conoces los pasos que toman tus colaboradores para ejecutar una tarea, será más fácil determinar en cuáles etapas pueden haber problemas de adaptación. Luego de estudiar los procesos, haz una lista de los puntos que piensas requerirán de mayor capacitación y empieza una forma de disminuir las probabilidades de un efecto negativo en tu equipo.
Para este paso, recomendamos evaluarlo junto a los líderes de área y trabajar un plan de acción sobre las conclusiones que obtengan.
Introducir una nueva herramienta en la empresa cambiará totalmente la forma en que funcionará el equipo de trabajo. Por ello, necesitas invertir tiempo en presentar esta “nueva etapa” y hacer que cada colaborador se sienta incluido en el proceso.
Puedes lograrlo llevando a cabo un lanzamiento, donde les hagas una presentación personalizada y aclares todas las dudas que creas pueden tener, especialmente luego de haber analizado sus procesos. Debes adelantarte a las preguntas que puedan tener, para que así se sientan comprendidos y logren notar el esfuerzo que ha hecho gerencia por ejecutar una adecuada transición y adaptación.
Así mismo, deja un espacio para preguntas, dudas y sugerencias. No les hagas sentir como que es una decisión unilateral, muéstrate flexible y si puedes, resuelve todas las interrogantes que surjan en ese momento. Déjales saber que evaluarán cómo resulta el cambio y se tomarán decisiones según la experiencia y resultados que obtengan.
Uno de los temores más frecuentes entre colaboradores al momento de adoptar una nueva tecnología, es qué pasará si no logran entenderla o usarla. Es conveniente brindarles una sensación de seguridad a tus colaboradores y que no se sientan en riesgo de perder sus trabajos por no saber utilizar una herramienta tecnológica.
La mejor forma de darles seguridad es capacitarlos por un período de tiempo hasta que se encuentren listos para adoptar la nueva tecnología en su rutina de trabajo diaria. Esta capacitación no solo debe consistir en aprender sobre la nueva herramienta, también debe ser una preparación emocional sobre el cambio.
La persona encargada de impartir o coordinar estos espacios de aprendizaje, debe ser empática y paciente con el equipo. Es importante preguntar de forma constante si se sienten cómodos con la nueva herramienta, resolver incertidumbres y crear un ambiente de confianza.
Analiza el desarrollo y decide con acciones.
Haz un plan de evaluación, donde tomes en cuenta los resultados a nivel administrativo y la adaptación de los colaboradores. Si elegiste correctamente a tu asesor de soluciones, no tendrás problemas en ajustar la solución si no está funcionando.
No hagas sentir como que nada se puede cambiar, debes ser flexible hasta encontrar la mejor forma de aumentar la productividad en tu equipo. Recuerda que ninguna tecnología es útil, sin la correcta implementación.