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Cuando estás pensando en comprar un coche, seguro no sólo piensas en el color que deseas o todos los extras que vas a comprar; lo primero que quieres saber es sobre sus características técnicas. Cuando vas a invertir en un equipo multifuncional para tu oficina no es muy diferente: deberás priorizar esas especificaciones más importantes y no tanto en el precio o cómo se verá sobre un escritorio.
En cuestión de un equipo multifuncional, este debe tener una buena capacidad de impresión, conexión a aplicaciones digitales y debe ser ecológico, pero no puedes olvidarte de la seguridad que el equipo le dará a tus documentos. Después de todo, se trata de uno de los elementos más importantes para las organizaciones en la actualidad. Por ello, debes tener en cuenta las siguientes características para proteger la confidencialidad de tus documentos.
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Conexión a la nube
Las impresoras de ahora pueden ofrecerte mucho más que sólo imprimir papeles, también tienen la capacidad de conectarse al internet y acceder a documentos en línea. Te preguntarás, ¿qué tiene que ver esto con la seguridad? Bueno, si posees esta conexión directa a tus documentos digitales, habrá menos posibilidades de extravíos de papeles.
Así mismo, se hará más fácil administrar tus documentos por carpeta y tener tu información mucho mejor ordenada.
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Administración de accesos
Seguro no quieres que tu tóner sea usado para imprimir documentos personales o irrelevantes para tu empresa, por eso es importante regular los accesos a ésta. Sin embargo, la administración de permisos va mucho más allá del ahorro de tóner.
Si tienes tus archivos categorizados, tus colaboradores podrán acceder sólo a las carpetas que necesitan acceder y no tener disponible toda tu información de la nube. El gran beneficio de poder hacerlo es que tus documentos sensibles serán limitados a unos pocos y la filtración de información será menos probable.
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Uso de aplicaciones comerciales
Aunque usualmente son los equipos multifuncionales los que más te permiten conectarte a aplicaciones comerciales, también es posible enlazar impresoras con estas soluciones tecnológicas.
¿Cómo ayuda a la seguridad de tus documentos? Dependiendo de las funciones de la aplicación, te permitirán hacer los puntos anteriormente mencionados y así tener mayor control sobre las impresiones.
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Conexión móvil
Ahora hacemos todo desde nuestros celulares, esto incluye, además de actividades de esparcimiento, nuestras tareas de oficina. La importancia de tener esta opción, es que, si te encuentras de vacaciones o de viajes por negocio, no habrá impedimento para saber cómo están siendo usadas tus impresoras y documentos.
Esta movilidad te dará más libertad y control sobre lo que sucede en la oficina; también te permitirá brindar acceso a documentos de emergencia o enviar a imprimir lo que necesiten en la oficina, sin necesidad de abrir la carpeta a todo el personal. Todo sin siquiera estar en el espacio laboral.
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Control de uso de tinta y papel
Aunque esta característica está más enfocada al ahorro u optimización de recursos, es importante saber que también es una forma de asegurar tu presupuesto para papelería, lo cual es muy importante.
Por eso, antes de hacer tu inversión en equipos multifuncionales necesitas hacer una investigación sobre todo lo que es posible y no es posible con la impresora. No se trata sólo de comprar un nuevo artefacto para la oficina, también es acerca de mejorar la administración y seguridad de tu negocio.
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