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Trabajar en una clínica, laboratorio, hospital o empresa de seguros médicos, implica una gran responsabilidad. Los pacientes (o clientes) cuentan con que sepas manejar sus historiales de salud, para que en momentos de emergencia cualquier hospital o doctor pueda acceder a ellos y ayudarles con su problema. Para lograrlo será necesario que hagas una digitalización de documentos.
Para que las personas logren sentir esa seguridad con tu organización debes empezar a modernizar procesos, y brindar la certeza que los documentos están siendo administrados de forma correcta. ¿Cómo? Invirtiendo en distintas soluciones tecnológicas, que serán las herramientas claves para ti y tus colaboradores.
Sin embargo es importante recordar que cada industria tiene sus particularidades, y la industria de salud tiene más de las que crees. Por ello, te damos 5 tips para digitalizar documentos en hospitales, lo cual te asegurará confidencialidad para los pacientes.
1- Invierte en equipos multifuncionales
Antes de adquirir una herramienta en la nube, necesitas un mecanismo para que los documentos físicos logren ser digitalizados. Los equipos multifuncionales son perfectos para ello, ya que puedes escanear documentos con facilidad y conectar este dispositivo a la nube, para lograr la digitalización de los historiales médicos, recetas o formularios, sin mayor problema.
Además, estos equipos de impresión agilizarán todos tus procesos en la oficina, haciendo que cada colaborador ahorre tiempo en la impresión y gestión de documentos. Tampoco podemos olvidar un factor muy importante en la industria de salud: el presupuesto. Si tienes de estos equipos puedes elegir métodos ahorrativos de tinta y gestionar los accesos a todos tus documentos.
2- Crea o contrata una nube (con mucha seguridad) para tus documentos
Como mencionamos en el punto anterior, los equipos multifuncionales te permiten escanear archivos y enviarlos a la nube, pero antes de hacer eso, necesitas un servidor donde guardar todos los documentos. Aunque suene fácil, también es importante que tomes en cuenta el nivel de seguridad que un proveedor te está ofreciendo o la confianza que tengas en la nube existente, por ejemplo: Google Drive o Dropbox.
No dejes esta tarea a cualquier persona, tú mismo tienes que cotizar y hablar con proveedores de soluciones para tomar la decisión más sabia y responsables. Recuerda, que si bien es cierto, la nube te puede brindar la seguridad que los pacientes necesitan; también puede significar un riesgo, si no tomas todas las medidas necesarias para escoger una confiable.
3- Conecta tu multifuncional a una aplicación de escaneo
Cuando escaneas un archivo y se va a la nube necesita ser organizado. Las aplicaciones de escaneo y digitalización son muy útiles para lograrlo. Estas aplicaciones digitales hacen que al escanear un documento físico, el digital pueda ser organizado según la nomenclatura que tu institución tenga y además, la posibilidad de editar esos documentos, una vez en línea.
La ventaja de poder hacerlo es fundamental, ya que así evitarás confusiones entre pacientes, lo cual pasa a menudo por errores humanos; además tendrás la flexibilidad de cambiar datos erróneos o actualizar datos, sin necesidad de redactar nuevamente todo el archivo, y así ahorrar tiempo.
4- Busca equipos multifuncionales, que cuenten con la certificación CERNER
Esta certificación es importante, ya que el objetivo de esta organización es crear soluciones tecnológicas que puedan manejar los datos de personas, para mejorar la salud de pacientes. Para obtener esta certificación, los equipos deben pasar por numerosas pruebas, que aseguran evitar errores médicos y proteger a las personas que acuden a instituciones de salud.
Si tu proveedor cuenta con esta certificación, ya puedes confiar en que está preparado para hacer funcionar una institución de salud, y lo más importante: con seguridad y eficiencia.
5- Que tu equipo y aplicaciones cumplan con la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA)
Otro elemento, igual de importante que el anterior, es el cumplimiento de HIPAA. Cumplir con esta ley te da calidad internacional y la oportunidad de brindar un mejor servicio a tus pacientes. Esta ley se hizo para proteger a todas las personas, que necesitan de servicios médicos y si tu institución cumple con ella, darás más confianza a las personas que visiten tu clínica, hospital u oficina de seguros médicos.
Esperamos que estos tips te ayuden a digitalizar correctamente los expedientes médicos de tus pacientes, y finalmente hacer crecer tu oficina con procesos más eficientes y mejor servicio.
