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¿Qué es una oficina de servicios legales sin documentos? Sí, un desastre y a la vez, una oficina nada rentable. Es de gran importancia la forma en que se manejan los documentos en la industria legal: por la privacidad de los clientes, historial de casos y más.
El éxito del proceso de litigio depende de la generación y la distribución de información, un proceso que lleva mucho tiempo. Con muchos sistemas judiciales que solo aceptan documentos en un formato electrónico, la necesidad de contar con un sistema eficiente para la gestión de documentos y tecnologías de imagen está creciendo.
Por todas estas razones vas a necesitar un equipo de impresión que esté a la altura de los requerimientos: un equipo multifuncional.
Razones por las que un equipo multifuncional te ayudaría a mejorar los procesos en tu oficina de Servicios Legales.
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Mejora tu flujo de trabajo en procesos de escaneo
Si tu oficina depende mucho del escaneo de documentos, un equipo multifuncional puede dinamizar este proceso con el uso de aplicaciones que conecten a los dispositivos y logren una mejor gestión.
El tiempo perdido en tener que hacer varios procedimientos, para un fin sencillo como escanear puede ser bastante. Una aplicación que permita administrar desde tu móvil o computadora los archivos, sin duda mejoraría los tiempos y la productividad de tu equipo.
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Puedes convertir los textos escaneados, en textos editables
Si necesitas hacer un cambio en un documento existente, ya puedes hacerlo con un equipo multifuncional que tenga la aplicación correcta. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) hace posible que tus documentos escaneados se logren editar.
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Te facilitará encontrar tus archivos y tendrás un archivo digital más ordenado
Si logras subir tus archivos en una nube, con un equipo multifuncional podrás acceder a ellos sin problema, de forma rápida y segura. Buscar documentos puede quitarte mucho tiempo en una oficina de servicios legales, pero con el equipo y las aplicaciones indicadas, tu oficina tiene la oportunidad de modernizarse y ser más rentable.
Sin embargo subir todo a la nube no ordena tus documentos, como por arte de magia. Necesitas establecer un protocolo y muchas otras cosas, para que no confundas archivos ni carpetas.
Los equipos multifuncionales pueden conectarse a una aplicación que te ayude con esa nomenclatura de orden cuando escanees un nuevo documento, o acceder a uno, que no sabes dónde está ubicado.
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Te brindará mayor seguridad para ti y tus clientes
Si tienes tus documentos digitalizados y con aplicaciones en tus equipos multifuncionales, que te permitan regular los accesos a carpetas estarás asegurando archivos de alta confidencialidad. Tú tendrás el control de quiénes miran, imprimen o escanean un documento.
Este tema es sin duda de gran importancia en la industria de Servicios Legales, que un equipo multifuncional puede ayudarte a cubrir, si lo utilizas de la forma correcta. No es solo una herramienta para imprimir, también por su compatibilidad con aplicaciones administrativas, se convierte en un equipo que te servirá para conservar los clientes actuales y ganar la confianza de los nuevos.
No olvides evaluar cuántos equipos necesitas
Cuando se invierte en equipos multifuncionales, el presupuesto puede parecer alto, pero es una inversión que se retornará en corto tiempo. Sin embargo, no debes cometer el error de comprar menos equipos de los que necesitas, ya que en vez de ahorrarte dinero, las consecuencias serán todo lo contrario.
Evalúa la cantidad de colaboradores en tu oficina legal y el volumen de impresiones, escaneo y documentos que manejan. Así podrás tomar una decisión acertada, para la mejora de procesos en tu oficina legal.
