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La gestión de documentos en línea va más allá de subir todos los archivos en la nube, también es una forma de tener una oficina más eficiente y mantener un mayor control de tu información. Las ventajas de utilizar herramientas para administrar tus documentos en línea son muchas, pero debes saber cuál solución elegir y cómo sacarle el mayor provecho.
Por eso, te queremos brindar algunos consejos para que aproveches al máximo tu inversión y consigas beneficios de rentabilidad, gracias a la gestión de documentos en línea.
1. Motiva a tu equipo a utilizar las herramientas
Si tu equipo no utiliza de forma correcta las herramientas, muy difícilmente obtendrás buenos resultados con la gestión de documentos en línea. Esto está ligado a que el equipo de trabajo no recibió la capacitación suficiente para adoptar la tecnología en su día a día, y terminan por descartar la tecnología para seguir utilizando sus viejos, pero conocidos, hábitos de trabajo.
A pesar que los colaboradores tienen una responsabilidad obvia, los líderes de área, tienen un deber aún mayor. Es necesario comprender al colaborador y crear un plan de capacitación que lo haga sentir cómodo, sin percibirlo como una imposición.
Si ellos se familiarizan con la herramienta, los resultados empezarán a verse en su productividad y cumplimiento de objetivos.
2. Integra a la oficina a través de las herramientas
Uno de los beneficios de gestionar tus documentos en línea es la sincronización que puedes lograr entre todos los dispositivos de tu oficina. Desde las computadoras hasta tu teléfono móvil estarán conectados, así puedes lograr que tus flujos de trabajo se optimicen para toda la empresa.
Tus impresoras multifuncionales podrán ser administradas desde todos los dispositivos y puedes regular los permisos que cada colaborador tenga a tus documentos o equipos. La sinergia que puedes lograr entre las distintas áreas y colaboradores será una ventaja al momento de llevar proyectos interdisciplinarios y cumplir objetivos en conjunto.
3. Incentiva desperdiciar menos papel
Otro aspecto que puede ayudar a que la gestión de documentos en línea funcione es hacer un trabajo de concientización sobre el ahorro de papel en la oficina. Los colaboradores se sensibilicen con la causa ambiental y pueden decidir utilizar las herramientas tecnológicas, para evitar el uso innecesario de papel.
Tus equipos de trabajo tendrán una motivación más para promover el intercambio de información digitalmente y la tecnología será parte de la cultura organizacional de tu empresa.
4. Sube todos tus documentos a la nube
No obtendrás todos los beneficios de administrar tus documentos en línea, si no tienes todos los archivos de la empresa en la nube. Se necesita digitalizar todos los archivos para que tus procesos sean eficientes, esto incluye la información de hace años. En una empresa, se puede presentar la situación en que un cliente antiguo necesita revisar su historial y es en ese momento en que agradecerás que todos tus archivos se encuentren digitalizados.
El tiempo que invertirán en subir todos los documentos valdrá la pena, comparado al tiempo que perderán en buscar lo que necesitan y el estrés de hacerlo bajo presión. Ahórrate tiempo y haz que tu oficina sea totalmente digital.
5. Contrata a un asesor soluciones tecnológicas
Parte del éxito de adoptar esta solución está relacionado con la calidad de tu asesor tecnológico. Este proveedor debe diagnosticar tus problemas administrativos y ofrecerte las aplicaciones que más se adapten a tus procesos.
Tu asesor, no solo debe tener un catálogo de aplicaciones amplio, también debe ser capaz de acompañarte en el proceso de adaptación y proveer todos los equipos que necesitas para implementar la gestión de documentos en línea. Antes de tomar tu decisión evalúa cada detalle y elige a la empresa que te ofrezca más garantías y confianza.
