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Cómo mejorar los flujos de trabajo y la gestión empresarial

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Jul 19, 2021 11:00:00 AM
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5  MINUTOS DE LECTURA 

gestión empresarial

Una organización, empresa o institución siempre tiene como meta operar de forma óptima tanto de forma interna como para sus clientes y socios. Para ello cuenta con colaboradores calificados, tecnología adecuada y una administración óptima de los flujos de trabajo de todas sus áreas.

Dentro de los aspectos de trabajo, los flujos de trabajo son fundamentales, pues se vinculan directamente con el buen funcionamiento y correcto desarrollo de las labores operativas, lo que repercute en la gestión empresarial. Vigilar y mejorar los flujos de trabajo resulta clave para evitar contratiempos e impulsar la productividad.



¿Qué son los flujos de trabajo?

Ya te adelantamos un poco sobre los flujos de trabajo y su relación con la gestión empresarial. Sin embargo, a continuación te explicaremos puntualmente qué son.

Imagina que tu empresa es un río y desemboca en aquellos objetivos y metas que te hayas planteado. Sin embargo, para que este recorrido se pueda cumplir sin complicaciones, los ríos necesitan tener un cauce bien delimitado y sin obstrucciones: esto hará que el río fluya con armonía hacia su destino.

Eso son los flujos de trabajo: Un conjunto de pasos, normas y operaciones destinadas a cumplir un propósito, específico o general. No se trata de procedimientos rígidos, sino que son medidas flexibles, adaptables a cada situación o entorno y siempre perfeccionables.

Mantienen un vínculo profundo con la gestión empresarial pues esta será la encargada de elaborar y planificar la forma en que los flujos de trabajo sean los adecuados para todas las áreas de la empresa.

Si los principales pilares de la gestión empresarial son los recursos humanos, financieros, tecnológicos, operativos y creativos. Los planes para mantener aquellos deben garantizar la armonía de los flujos de trabajo, de lo contrario no brindarán los resultados esperados.

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¿Cómo hacer un flujo de trabajo exitoso?

En primera instancia, es importante mencionar que no existe un plan de gestión empresarial que todas las empresas puedan aplicar de forma exitosa. Una buena estrategia y la optimización de los flujos de trabajo dependerá del análisis y la buena planeación de los procesos de la compañía.

No obstante lo anterior, sí es posible realizar acciones que sienten las bases de lo que cada empresa determinará como efectivo para sus operaciones.



1. Conocer plenamente las actividades

Ningún plan que tenga como propósito mejorar la gestión empresarial y optimizar los flujos de trabajo puede iniciar sin un conocimiento integral sobre aquello que se busca perfeccionar.

Identificar a plenitud los roles y labores de un área o departamento es fundamental para detectar las áreas de oportunidad. El siguiente paso podría ser elaborar encuestas o entrevistas con los colaboradores con el fin de obtener información de primera mano sobre lo que ellos opinan sería una forma óptima de los flujos de trabajo.



2. Delimitar para optimizar procesos

Una buena gestión empresarial debe tener claro los roles de cada persona y cómo involucran a los demás. Recordemos que las operaciones de una empresa son interdependientes y se ven afectadas entre sí, así que si tras conocer plenamente las funciones de cada persona, área y proyecto existen tareas duplicadas, innecesarias o que entran en disonancia con otros, es momento de delimitar para optimizar.



3. Estandarización

Una buena forma de impulsar la productividad es por medio de la estandarización de los procesos. Esto significa contar con una guía de acción que contemple los pasos y eventualidades que se deberán seguir para llevar a cabo una tarea con éxito. Esto no sólo ahorrará tiempo, sino que también el costo por la utilización de recursos puede mostrar una notoria disminución.



4. Registro y documentación

Es importante que, cuando lo permitan, todas las operaciones queden debidamente asentadas en un registro consultable. Esto hará más sencilla la gestión empresarial y mejorará los flujos de trabajo, pues si existe un error, se podrá identificar con mayor facilidad su origen; de igual forma, si sucede una mejoría notable, esta podrá replicarse y no dejarse al azar.



5. Mejora contínua y consulta a los expertos

Al igual que la gestión empresarial, los flujos de trabajo son siempre perfeccionables. Los tiempos cambian y la forma en que puedes mejorar tu empresa, también. Debes estar abierto a consultar a los expertos e implementar soluciones que favorezcan tu productividad.

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Conoce los Servicios de Gestión de Impresión

También conocidos como Managed Print Services (MPS), este tipo de servicios son programas dedicados a la optimización de flotillas de equipos de impresión de distintos tamaños.

Se trata de servicios integrales que pueden mejorar los flujos de trabajo y facilitar la gestión empresarial, pues además de los equipos mismos, involucran el trabajo de expertos en gestión documental que realizan evaluaciones sobre las necesidades específicas de una empresa.

Los Servicios de Gestión de Impresión son adaptables al tamaño y requerimientos específicos de aquellos que los soliciten. Un buen MPS deberá iniciar con una evaluación sobre el estado actual de una empresa y procederá a determinar las áreas de oportunidad, para después exponer soluciones reales y concretas, pero sin complicaciones.

Por medio de los Servicios de Gestión, las empresas podrán reducir sus costos de impresión de forma eficaz, así como optimizar el tiempo de actividad de los dispositivos, esto con el propósito de volver más productiva y adecuada la gestión de documentos.



¡Nuestros MPS son los mejor calificados!

En Kyocera estamos orgullosos de que nuestros Servicios de Gestión de Impresión fueron reconocidos como los mejor calificados en el sector por Gartner Peer Insights. Voice of the Customer, documento elaborado por la plataforma de evaluación de soluciones tecnológicas, recoge un total de 408 valoraciones sobre el mercado digital de los MPS en los últimos 12 meses.

La evaluación nos da una calificación de 4.9 de 5 estrellas posibles, ¡la calificación más alta en el sector! De igual manera, nos brinda puntuaciones en temas como Capacidades de servicio (4.8 de 5); evaluación y contratación (4.8); planificación y transición (4.8); y entrega y ejecución (4.7).

Es gracias a nuestro esmero y dedicación, así como el arduo trabajo de nuestros colaboradores, nuestros Servicios de Gestión de Impresión han sido considerados como las opciones más flexibles y escalables, las mejores para ayudar al consumidor a identificar la mejor estrategia; y aquellas que brindan soluciones idóneas en el momento y lugar adecuados.

Si quieres conocer más sobre cómo nuestros Servicios de Gestión de Impresión pueden ayudarte a mejorar tus flujos de trabajo y facilitar tu gestión empresarial, descarga la siguiente infografía.

 

 

 

 

Temas: Tecnología, soluciones administrativas, administración de dispositivos en red, Innovación

 

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