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Trabajar en una institución de gobierno puede ser abrumante, en especial cuando se trata de hacer gestiones de ciudadanos en los tiempos correctos y con la eficiencia necesaria para optimizar recursos. Por ello, no es solo necesario tener a las personas adecuadas trabajando en estos procesos, también las herramientas que les ayudarán a que todo sea más ágil.
Ser capaz de mejorar los flujos de trabajo en una oficina estatal está relacionado a poder medir los tiempos de cada gestión y considerar los recursos que conlleva. Por eso, en una oficina gubernamental no solo necesitas herramientas básicas de una oficina empresarial, lo que debes buscar son aplicaciones/equipos especializados para enfrentar tus desafíos.
Aquí algunos de los puntos importantes para considerar en la institución pública que trabajas:
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Optimización del tiempo
El tiempo es oro en gestiones públicas, tanto para los funcionarios, como para los ciudadanos. Mientras más tiempo tardes en ejecutar un proceso estás haciendo perder el dinero de impuestos y entregando un mal servicio a las personas.
Será necesario hacer un diagnóstico de procesos, donde se identifique en cuáles se está fallando con los tiempos. De esta forma puedes planificar un plan de acción y empezar a mejorar cada área, para tener mejores resultados financieros y de servicio al ciudadano.
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Ajustes en procesos defectuosos
Hay un dicho que dice “Si algo funciona, no lo repares”, pero sabemos que hay muchos procesos que no funcionan y esos sí deberían ser ajustados, en especial si hablamos de un servicio público. Así que luego de hacer tu diagnóstico de tiempos, también puedes evaluar cuáles son los principales defectos de cada proceso y buscar los asesores administrativos correctos y corregirlos.
Esto incluye, si están utilizando los equipos físicos adecuados para las necesidades o si necesitan hacer un cambio tecnológico dentro de la oficina. Cada pequeño detalle es importante para analizar y encontrar las soluciones a las fallas de la institución.
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Velocidad de impresiones, fotocopias y escaneos
Una oficina de gobierno siempre está llena de papeles, no solo porque se debe llevar un control exhaustivo de los datos que se procesan, también porque para cada junta se debe contar con la información necesaria. Por eso, aunque suene poco importante, la capacidad que tengan tus impresoras o equipos multifuncionales es importante.
Estos equipos deben tener la capacidad de suplir a toda la oficina y debes tener la cantidad necesaria para que sea así, ya que a largo plazo, esa inversión se verá reflejada en la eficacia de los funcionarios y el dinero ahorrado por menos contratiempos.
Te compartimos un caso de éxito real, donde con el uso de soluciones tecnológicas, se mejoraron los tiempos y procesos de una oficina gubernamental.
