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Casi todos preferimos ver imágenes a color, pues el blanco y negro nos remite a algo imperfecto o viejo. Sin embargo, ya hemos visto que, cuando hablamos de imprimir, el blanco y negro puede representar una mejor solución para muchas empresas o grupos de trabajo con ciertas características. En este artículo veremos por qué una impresora monocromática puede ser la opción correcta para tu negocio y cómo sacarle el mayor provecho una vez que la tienes.
Cuando vamos a adquirir un equipo de impresión o multifuncional, debemos pensar dos veces qué tipo de impresión es la más conveniente para el uso que le daremos. Hemos hablado de las ventajas de imprimir en blanco y negro, llegando a la conclusión de que, cuando el uso que se le dará al equipo es doméstico o personal, probablemente comprar una impresora a color tendrá bastante sentido. Sin embargo; si se trata de una oficina en donde se imprimirá un gran volumen de documentos, con una alta frecuencia y cuyo contenido no requiera apreciarse especialmente a color (como documentos legales, comunicados, membretes, bocetos, notas de oficina, etc.), entonces no existe una necesidad real de impresión a todo color y optar por la opción en negro será lo más inteligente.
Sabemos bien que la impresora es un accesorio indispensable para una oficina, y precisamente pensando en las grandes cantidades de documentos que las labores dentro de ella requieren, los equipos de impresión en blanco y negro son los más preferidos por las ventajas que ofrecen en términos de eficiencia general, optimizando tiempos y presupuestos.
Características de la impresora monocromática o blanco y negro.
Empecemos por el término: “monocromática” o “monocromo” se refiere a cualquier tecnología que brinde resultados (en este caso impresos) en un solo color. Se trata de equipos “especializados” en este tipo de proceso, y bajo este nombre es como se categorizan en la industria. Así que, cualquier impresora que trabaje únicamente con un solo color de tóner, es denominada “impresora monocromática” o “impresora monocromo”.
Pudiera no parecerlo, pero hoy en día las impresoras monocromáticas son las más vendidas y utilizadas en oficinas y negocios de todo tipo, debido a que solamente requieren de un cambio de tóner, que usualmente tiene un precio accesible; resultando en un considerable recorte de gastos, y con bastante más tiempo de vida que las impresoras a color. De hecho, hasta no hace muchos años, todas las impresoras existentes en hogares y negocios eran blanco y negro.
En general, estas son las ventajas que ofrecen:
- Son una opción mucho más rentable que su equivalente a color, tanto en costo de propiedad, como de mantenimiento e insumos.
- Dan resultados fidedignos, con una calidad limpia y nítida.
- Son más prácticos en cuanto a velocidad de impresión.
- Su impacto ecológico es menor, al gastar menos insumos e imprimir más documentos en menos tiempo.
- Tienen un tiempo de vida más elevado que las impresoras a color.
Si ya te decidiste por imprimir en blanco y negro, sigue estos consejos para aprovechar al máximo tu impresora monocromática.
- Establece bien las necesidades de tu oficina y compra la impresora que mejor se adapte a ellas.
Sabemos que impresoras hay de todos los tamaños, marcas, tintas, capacidades, etc. Esta gran variedad puede llegar a abrumarnos y confundirnos, y lo común es ir a la tienda o mirar en internet y terminar comprando la que más se ajuste a nuestro presupuesto. Sin embargo, recordemos que “invertir es ahorrar”, y valdrá la pena tomarnos un tiempo para valorar de cerca todas las opciones. Ya que determinamos nuestras necesidades, tendremos más claras las características con las que debe contar el equipo.
- Busca el respaldo de la marca.
Muchas veces solemos decidir por el precio o por las marcas más famosas y no tomamos en cuenta el respaldo y la experiencia que hay detrás. Investiga al fabricante: sus procesos, sus equipos y la tecnología compatibles con ellos, la calidad de sus materiales, y hasta la filosofía ambiental y humana con la que opera en el mundo.
- Confía en la tecnología.
No solo hablamos de la tecnología con la que los equipos están hechos. En el mundo digital en el que vivimos, la inmediatez lo es todo. Maximiza tu productividad de manera remota con soluciones digitales, asegurándote de que el equipo que compres cuente con un software amigable y funcional, que te permita administrar documentos y tareas donde sea, cuando sea, y por medio de diversos dispositivos. Sin dejar de lado, por supuesto, que cuente con una excelente seguridad que mantenga tu información a salvo.
- Ahorra tinta fácilmente.
Si bien tu impresora monocromática ya representa de por sí un gran ahorro, puedes maximizarlo realizando unos cuantos ajustes a la hora de imprimir. Comienza por la tipografía: algunas fuentes suelen usar menos tóner que otras; te recomendamos usar Times New Roman o Helvética para imprimir tus textos sin perder su adecuada legibilidad. Cambiar la tipografía es muy fácil en programas básicos de oficina o diseño. Además, es muy útil controlar el uso de las negritas y los tamaños de los títulos; utilizar mucho texto en negrita o mayúsculas no necesariamente te dará mejores resultados a la hora de leer.
Del mismo modo, un buen software para tu equipo siempre tendrá una o varias opciones de calidad de impresión; y si no requieres una gran resolución, fácilmente podrías activar el “modo de ahorro” o de “baja calidad”. De esta manera no solo ahorrarás tóner, sino que agilizarás el trabajo de tu impresora.
- Mantenimiento continuo.
Es común que veamos cómo la calidad y el rendimiento de nuestra impresora comienza a decaer con el tiempo. Darle el mantenimiento recomendado para conservarla bien calibrada, te ahorrará tiempo, dinero y disgustos. Si bien hay procedimientos sencillos que puedes realizar manualmente, te recomendamos ampliamente contar con un software de gestión integral remota, que pueda controlar a distancia tu equipo. De este modo, tu proveedor podrá saber –entre otras cosas– el estado de tu dispositivo y sus configuraciones, comprobar los niveles de insumos, hacer actualizaciones, realizar mantenimiento y resolver prácticamente cualquier problema, todo a distancia y en tiempo real, reduciendo así las interrupciones en tu flujo de trabajo; por lo que tú no tendrás que preocuparte por ello.
Ahora que ya sabes que imprimir en blanco y negro puede ser la mejor opción para tu negocio, es tu turno de poner en práctica estos útiles consejos para tener una oficina más inteligente, eficaz y productiva.
