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title: Consejos para organizar tus documentos en línea
description: ¿Estás ordenando correctamente tus documentos en línea? Necesitas organizarlos para tener un flujo de trabajo eficiente. ¡Descubre cómo lograrlo!
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# Consejos para organizar tus documentos en línea

Publicado por [KYOCERA Document Solutions México](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/author/kyocera-document-solutions-méxico) el May 18, 2020 11:00:00 AM

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**3  MINUTOS DE LECTURA **

**![Consejos para organizar tus documentos en línea](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/hs-fs/hubfs/Consejos%20para%20organizar%20tus%20documentos%20en%20l%C3%ADnea.png?width=750&name=Consejos%20para%20organizar%20tus%20documentos%20en%20l%C3%ADnea.png)**

Si bien tener tus documentos en línea es un paso importante para mejorar tus procesos, debes tener en cuenta que eso por sí solo no te funcionará, necesitas aprender a ordenar esos documentos para así obtener todas las ventajas de almacenar tu información en la nube. 

Al tener un hábito de [**orden con tu nube**](https://mxinfo.kyoceradocumentsolutions.com/gestion-documentos-empresas-mas-eficientes#1) lograrás ahorrar tiempo y hacer que la oficina sea mucho más eficiente. El flujo de trabajo mejorará notablemente y tus clientes estarán más seguros. Además, cada vez que se requiera un archivo, sin importar el tiempo que lleva guardado, será más rápido acceder a este para dar una pronta solución al problema.

Pero ¿cómo ordenarlos para que el proceso mejore? Para que funcione será necesario establecer un procedimiento para cada una de las áreas y colaboradores, donde esté detallado cada paso al subir nuevos archivos digitales.

 

A continuación te compartimos algunos de nuestros consejos:

- ## Crea un protocolo para almacenar los documentos

Todos los colaboradores deben saber cómo nombrar los archivos, cuál será la nomenclatura, qué datos llevan y cómo se realiza el respaldo de los documentos. Si hay un protocolo claro y estándar en la empresa, entonces la digitalización de documentos beneficiará tu flujo de trabajo.

- ## Utiliza nombres sean descriptivos

Entre más detalles incluyas en el nombre del archivo, será más fácil diferenciar los documentos y encontrarlos. Así evitas pasar horas revisando cada uno para descubrir su contenido. Una buena forma de clasificar es colocando el tema del archivo, la empresa y la fecha.

- ## Coloca la fecha invertida

Si escribes el año primero, el mes y luego el día, las carpetas se ordenarán de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo. El orden es primordial al momento de archivar documentos en la nube, ya que de esto dependerá su funcionalidad.

- ## Realiza copias de seguridad constantemente

La nube tiene respaldos automáticos pero te recomendamos que realices copias de seguridad en discos duros cada cierto tiempo. Así estarás más seguro y evitas accidentes fatales de pérdidas de información.

- ## Organiza en carpetas y subcarpetas

No temas crear carpetas específicas, esto hará que tu nube esté más ordenada y ayudará al equipo a encontrar lo que necesitan sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de una buena administración de documentos en línea está en los detalles.

- ## Capacita a tu personal

Todos los colaboradores deben saber el proceso de organización y también deben aprender a utilizar la nube para no cometer errores. Al adoptar esta tecnología es importante que inviertas tiempo en dominarla y una vez todos se sientan seguros sobre cómo utilizarla, se puede continuar con la [**digitalización total de documentos**](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/conoce-la-importancia-de-administrar-tus-documentos-en-l%C3%ADnea)**.**

 

Recuerda que las [**herramientas tecnológicas**](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/cuatro-formas-de-preparar-a-tus-colaboradores-para-nuevas-tecnolog%C3%ADas) no te darán resultados si no se utilizan de forma correcta. Así que digitalizar tus documentos solo es un primer paso para que tu empresa funcione de forma más eficiente. Y para lograrlo, te compartimos nuestro eBook: 10 pasos para optimizar tus flujos de trabajo.

 

[![Ebook 10 pasos para optimizar tus flujos de trabajo](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/4639766/9f80a44a-f317-43b7-b2d0-bef69f446dc8.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/4639766/9f80a44a-f317-43b7-b2d0-bef69f446dc8)

 Temas: [Gestión de documentos](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tag/gestión-de-documentos), [Empresas rentables](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tag/empresas-rentables), [automatización de procesos](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tag/automatización-de-procesos)

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