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Si bien tener tus documentos en línea es un paso importante para mejorar tus procesos, debes tener en cuenta que eso por sí solo no te funcionará, necesitas aprender a ordenar esos documentos para así obtener todas las ventajas de almacenar tu información en la nube.
Al tener un hábito de orden con tu nube lograrás ahorrar tiempo y hacer que la oficina sea mucho más eficiente. El flujo de trabajo mejorará notablemente y tus clientes estarán más seguros. Además, cada vez que se requiera un archivo, sin importar el tiempo que lleva guardado, será más rápido acceder a este para dar una pronta solución al problema.
Pero ¿cómo ordenarlos para que el proceso mejore? Para que funcione será necesario establecer un procedimiento para cada una de las áreas y colaboradores, donde esté detallado cada paso al subir nuevos archivos digitales.
A continuación te compartimos algunos de nuestros consejos:
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Crea un protocolo para almacenar los documentos
Todos los colaboradores deben saber cómo nombrar los archivos, cuál será la nomenclatura, qué datos llevan y cómo se realiza el respaldo de los documentos. Si hay un protocolo claro y estándar en la empresa, entonces la digitalización de documentos beneficiará tu flujo de trabajo.
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Utiliza nombres sean descriptivos
Entre más detalles incluyas en el nombre del archivo, será más fácil diferenciar los documentos y encontrarlos. Así evitas pasar horas revisando cada uno para descubrir su contenido. Una buena forma de clasificar es colocando el tema del archivo, la empresa y la fecha.
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Coloca la fecha invertida
Si escribes el año primero, el mes y luego el día, las carpetas se ordenarán de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo. El orden es primordial al momento de archivar documentos en la nube, ya que de esto dependerá su funcionalidad.
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Realiza copias de seguridad constantemente
La nube tiene respaldos automáticos pero te recomendamos que realices copias de seguridad en discos duros cada cierto tiempo. Así estarás más seguro y evitas accidentes fatales de pérdidas de información.
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Organiza en carpetas y subcarpetas
No temas crear carpetas específicas, esto hará que tu nube esté más ordenada y ayudará al equipo a encontrar lo que necesitan sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de una buena administración de documentos en línea está en los detalles.
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Capacita a tu personal
Todos los colaboradores deben saber el proceso de organización y también deben aprender a utilizar la nube para no cometer errores. Al adoptar esta tecnología es importante que inviertas tiempo en dominarla y una vez todos se sientan seguros sobre cómo utilizarla, se puede continuar con la digitalización total de documentos.
Recuerda que las herramientas tecnológicas no te darán resultados si no se utilizan de forma correcta. Así que digitalizar tus documentos solo es un primer paso para que tu empresa funcione de forma más eficiente. Y para lograrlo, te compartimos nuestro eBook: 10 pasos para optimizar tus flujos de trabajo.
