4 herramientas necesarias para la gestión remota de proyectos

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Para las empresas que adoptaron modelos de desempeño remoto, resultan fundamentales, tanto la racionalización de los procesos y la flexibilidad de los equipos, como la producción de un trabajo de calidad y el cumplimiento de los plazos.

Para muchos de nosotros estar fuera de la oficina equivale a estar fuera de nuestra zona de confort. No obstante, tal y como viene sucediendo en la historia de la evolución, necesitamos adaptarnos una vez más. Las variables tradicionales de ‘dónde, cómo y cuándo’ se han alterado para siempre, y ahora la cooperación entre personal que opera desde distintas ubicaciones -pueblos, ciudades, e incluso países- será la nueva norma.

En épocas de discontinuidad, como es la acontecida a causa del COVID-19, las industrias tienden a detenerse. Ahora bien, la interrupción no es homogénea en toda la actividad económica; si atendemos a sectores como el de los medios de comunicación, observaremos que su papel social se ha revalorizado, erigiéndose como herramientas de control del poder, y fuentes de información fiables. Entre los periodistas y especialistas responsables de publicaciones e investigaciones, se ha hecho evidente la importancia que tienen la tecnología y la colaboración, de cara a agilizar los procesos y aumentar la eficiencia.

De acuerdo con el informe Pulse of the Profession, elaborado por PMI, la comunicación eficaz es el factor de éxito más importante durante el ciclo de vida de la gestión de proyectos. De media, una de cada cinco estrategias de este tipo fracasa debido a la ausencia de comunicación entre el director del propio proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas.

Equipos y tecnología

¿Qué han de hacer las empresas cuando no es posible reunir a los equipos físicamente para, por ejemplo, una sesión de brainstorming o un seguimiento de progresos? La respuesta está en las herramientas disponibles. Es cierto que las necesidades de cada equipo son únicas, pero en la actualidad existe una gran cantidad de recursos para proyectos de toda forma y tamaño. En este artículo destacamos las aplicaciones que pueden ayudar a mejorar entornos de trabajo sin papel, y que, lógicamente, encajan con la gestión de proyectos a distancia. Soluciones que ayudan a impulsar la eficiencia, la productividad y la movilidad:

1. Aplicaciones ‘To-Do’

   Este tipo de software te permite reorganizar las tareas de forma sencilla al tiempo que cambian las prioridades. Es decir, que posibilita la reasignación de trabajo al personal más adecuado, ofrece funcionalidades de seguimiento para asegurar el feedback de los proyectos -recordatorios de deadlines-, y facilita la subida de archivos. Propicia una transparencia absoluta que otorga a los managers la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento eficiente, detectar cuellos de botella y abordar frentes problemáticos. Asimismo, en términos de gestión de proyectos, asegura una visualización en tiempo real increíblemente valiosa. En esta categoría destacan Asana y Trello.

2. Aplicaciones de escaneo

   Soluciones especializadas en la conversión de documentos físicos -en papel- a archivos digitales. A diferencia del método tradicional de impresión y envío urgente a través de paquetería, estas aplicaciones cuentan con recursos para enviar documentos firmados y validados por correo electrónico. Cosa que, no solo mejora los tiempos de entrega, sino que además aumenta la seguridad.

   
   

3. Herramientas de firma electrónica.

   Permiten firmar documentos sin necesidad de imprimirlos. En la actualidad es posible certificar la mayoría de los archivos de forma digital. Pero para ello necesitas hacer uso de una aplicación capaz de crear una misma firma digital, y de aplicarla de forma estandarizada a todos los documentos. Las consecuencias son claras: reducción de tiempos de envío, y por tanto mayor capacidad resolutiva en contextos de crisis con los servicios de paquetería sobrecargados.

   
   

4. Herramientas de intercambio de documentos.

   Se trata de softwares que sirven de alternativa al envío tradicional de archivos, y que operan a través de servicios cloud. Resultan especialmente interesantes para tramitar documentos muy pesados, y son clave en proyectos a distancia importantes, por su capacidad para compartir e interconectar al equipo. Dropbox y Google Drive son ejemplos referentes en este campo.

Dejando de lado las plataformas mencionadas, cabe hacer hincapié en otras herramientas de comunicación valiosas como Zoom o Skype; cuyas llamadas nos permiten tener un contacto virtual y regular, cara a cara, con los miembros del equipo. No hay que olvidar que está probada la efectividad del control del aislamiento sobre el desempeño remoto. Los chats grupales, como los que ofrece Microsoft Teams, nos permiten resolver dudas en cuestión de segundos, así como proporcionar actualizaciones regulares de cada individuo involucrado en el proyecto. Pensando en remoto, estas herramientas de comunicación pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Trabajando juntos

No cabe duda alguna de que el éxito de los proyectos a distancia y del trabajo remoto en su conjunto, depende en gran medida de la comunicación. En plena era digital, las empresas se enfrentan al reto de aprovechar las nuevas tecnologías para acercar a sus trabajadores, y para superar las distancias físicas. Esto marca nuevas diferencias entre aquellos sujetos al cambio de vanguardia, y aquellos obstaculizados por razones culturales o capacitivas.

Solo resistirán el paso del tiempo las empresas que desarrollen un enfoque integral y sostenible para el desempeño remoto. En una era en la que la resistencia al cambio y a las nuevas formas de trabajo sigue suponiendo un problema importante, aquellos que porten una cultura integradora serán los vencedores que obtendrán las recompensas del futuro.