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Digitalización empresarial: seguridad y herramientas

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Jan 18, 2021 11:00:00 AM
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La transformación digital es un proceso que todo negocio debe seguir si lo que desea es permanecer vigente en el mundo actual para crecer de una manera más eficiente y seguir obteniendo éxitos. En este artículo te hablaremos sobre cómo lograr la digitalización empresarial pero manteniendo la seguridad de tu negocio.

La digitalización se refiere a la acción o proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. Sin embargo, en la actualidad existe algo de confusión, ya que se utiliza el término digitalización tanto cuando nos referimos a la digitalización de documentos como cuando queremos hablar de la digitalización de negocios, organizaciones o procesos.

Por este motivo, abordaremos primero el concepto de digitalización.


¿Qué es la Digitalización?

Podemos definir la digitalización como el proceso de crear una versión digital (bits y bytes) de elementos analógicos o físicos, como documentos en papel, fotografías, sonidos, etc. Es decir, consiste en convertir y/o representar algo no digital en un formato digital que luego puede ser utilizado por un sistema informático para diferentes usos.

En otras palabras, hablamos de “pasar por el escáner” documentación o información que se encontraba en formato papel o similar para después poder gestionarla mediante herramientas y soluciones de gestión documental, pudiendo incluir a partir de entonces esa documentación digitalizada en flujos de trabajo y asociarla a los diferentes procesos de la empresa.

Digitalizamos documentos por una razón: utilizamos los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo.


Digitalización de un negocio

La digitalización, como proceso empresarial, consiste en lo que indica su propio nombre: en digitalizar, convertir en un formato digital, los datos, documentación y procesos de la empresa.

Algunos ejemplos sencillos de digitalización empresarial:

  • Pasar del correo postal al correo electrónico.
  • Volcado de información corporativa en un sitio web en lugar de únicamente en catálogos y papelería corporativa.
  • Presencia en redes sociales en combinación con otros medios de comunicación no digitales como la prensa.
  • Uso de dispositivos móviles, como tablets y ordenadores, en los procesos de la empresa, en lugar de únicamente conservar los dispositivos de comunicación tradicionales.
  • Empleo de la nube para compartir datos, información y conocimiento.

La digitalización en este sentido significa que las empresas usan la tecnología para abordar necesidades particulares. Para digitalizar un negocio se habilitan, mejoran y transforman las operaciones de la empresa así como sus funciones, modelos, procesos y actividades a través de la tecnología.

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Para ello se utilizan una amplia gama de datos digitalizados, contextualizados y preparados para poder ser procesados y que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio específico.

En una digitalización de empresas se necesita digitalizar información pero su significado es más amplio y en el centro de esta digitalización de negocios se encuentran los datos. Se trata de sistemas de participación y sistemas de conocimiento, aprovechando datos y procesos digitalizados.

En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de manera diferente a la tradicional. Se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada. Estos son ya sistemas digitales, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando a su vez nuevas oportunidades.


La seguridad en la digitalización empresarial

Para ello se utilizan una amplia gama de datos digitalizados, contextualizados y preparados para poder ser procesados y que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio específico.

En una digitalización de empresas se necesita digitalizar información pero su significado es más amplio y en el centro de esta digitalización de negocios se encuentran los datos. Se trata de sistemas de participación y sistemas de conocimiento, aprovechando datos y procesos digitalizados.

En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de manera diferente a la tradicional. Se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada. Estos son ya sistemas digitales, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando a su vez nuevas oportunidades.


La seguridad en la digitalización empresarial

Las ventajas de un proceso de digitalización son bastante conocidas. Desde una mayor productividad hasta más espacio de oficina. Sobre todo cuando la digitalización no se limita a la documentación sino que la ampliamos a la empresa al completo. De esta forma obtenemos muchos beneficios relacionados con una mejora en los resultados.

Pero no se debe comenzar un programa de digitalización de la empresa pensando que todo lo que se obtendrán son beneficios. La seguridad digital siempre debe tenerse en cuenta, independientemente de lo que se haga en el negocio.

A medida que las empresas aumentan su digitalización, se encuentran con la necesidad de administrar conjuntos de datos cada vez más grandes que a menudo incluyen datos personales críticos y sensibles sobre personas, tanto clientes como empleados.

Esta información es un activo con un valor incalculable, que implica gran responsabilidad y riesgo.

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Herramientas para garantizar la seguridad digital de una empresa

A la hora de digitalizar un negocio, es recomendable buscar también herramientas y soluciones digitales que ayuden a mantener la seguridad de la empresa.

Existen muchas herramientas y softwares, lo recomendable es recurrir a programas de gestión de contenido empresarial (ECM – Enterprise content management – por sus siglas en inglés) que permita englobar procesos, procedimientos, productos y soluciones en su totalidad.

Una de las soluciones ECM que recomendamos en Kyocera es la solución digital Solpheo Suite. Una plataforma segura y fiable que permite a tu empresa gestionar y proteger toda tu información digital pudiendo trabajar tanto en local como en la nube.

Algunas de sus funcionalidades son:

  • Unificación de la gestión de todo el contenido de la empresa
  • Búsquedas en tiempo real
  • Sistemas de encriptación
  • Factor doble de autentificación con restricción de acceso sin ninguna herramienta adicional
  • Identificación de patrones que permiten localizar información sensible
  • Recuperación de desastres
  • Control de acceso lógico y físico

Con una herramienta digital como Solpheo puedes asegurar la integridad de las copias de seguridad evitando el robo o pérdida de la información, permitiendo además una total trazabilidad de la actividad que se realiza, lo cual facilita el cumplimiento de normas y políticas.

Esta es tan solo una de las tantas opciones que existen para garantizar la seguridad digital de tu negocio. Sin embargo, hay también otras acciones con las que puedes empezar para cuidar tu seguridad. En Kyocera nos dimos la tarea de consultar con los expertos del área y descubrimos que hay 10 factores muy importantes a tener en cuenta.

¿Quieres saber qué tan seguro está tu negocio? Lo puedes descubrir con nuestro Decálogo de Seguridad Digital.

 

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Temas: Tecnología, Empresas rentables, asesor administrativo, control de costos y seguridad

 

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