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Es posible que, al implementar tu estrategia de oficina híbrida, te veas ante la necesidad de equipar a tus empleados con dispositivos apropiados para trabajar desde cualquier parte, pues este es sólo uno de varios aspectos para optimizar la calidad de tu empresa. Contar con una impresora multifuncional resulta imprescindible para favorecer la colaboración y la productividad a distancia, pero elegir la más apropiada para tu equipo puede resultar abrumador debido a la gran variedad de marcas y características disponibles en el mercado.
La compra de una impresora multifuncional para tu oficina híbrida puede suponer una inversión importante, por lo que es conveniente que te tomes un tiempo para pensar las distintas opciones. En esta publicación te ofrecemos algunos consejos para ayudarte a encontrar una impresora multifuncional que se adapte a las necesidades y preferencias específicas tanto de tu empresa como de tu entorno de trabajo híbrido. Empecemos por averiguar por qué las impresoras multifunción son los dispositivos más recomendados para oficinas híbridas.
¿Por qué optar por una impresora multifuncional?
Las impresoras multifunción han adquirido una gran popularidad en el entorno de las oficinas híbridas debido a que permiten imprimir, escanear, enviar por fax y fotocopiar documentos desde un mismo dispositivo, lo cual facilita la colaboración entre todo el personal. Además, sus reducidos costos de venta y operación resultan especialmente interesantes para las empresas con necesidad de cuidar sus presupuestos. Al contrario de lo que ocurriría al utilizar múltiples dispositivos, las impresoras multifunción permiten ahorrar en facturas de luz y consumibles, así como en espacio dentro del despacho doméstico o del lugar de trabajo compartido.
Aspectos a tener en cuenta al elegir una impresora multifuncional
Es importante elegir una impresora multifuncional que se adapte de forma óptima a las necesidades específicas de tu empresa, que se integre correctamente con los sistemas actuales y que te permita ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. A continuación te indicamos algunos aspectos a tener en cuenta:
1. Las necesidades de impresión de la empresa
Estas son algunas preguntas cuya respuesta puede ayudarte a evaluar las necesidades de impresión de la empresa:
+ ¿Tu empresa realiza impresiones a color o en blanco y negro?
+ ¿Qué volumen de impresión suele necesitar tu empresa?
+ ¿Qué calidad de impresión necesita?
+ ¿Cuántos lugares de trabajo distintos conforman tu entorno de trabajo híbrido?
+ ¿Cuántos empleados trabajan en tu empresa y qué nivel de conectividad necesitan?
Disponer de una idea un poco más clara sobre tus requisitos de impresión te facilitará la tarea de determinar cuántas impresoras multifunción necesita tu empresa y qué características te resultan más importantes.
2. El costo total de propiedad (TCO)
Si estás pensando en adquirir una impresora multifuncional, debes tener en cuenta el costo total de propiedad. Este no incluye únicamente el precio de compra, sino los gastos asociados a la impresora a largo plazo, como los consumibles, el mantenimiento y las reparaciones. El TCO es especialmente importante en las oficinas híbridas, donde el número de impresoras multifunción suele ser mayor que en las oficinas tradicionales, lo cual puede suponer un incremento de los costos si los dispositivos no resultan rentables.
Al comprar este tipo de impresoras, es importante valorar otros aspectos además del importe de venta, ya que los costos de ciclo de vida podrían duplicar, o incluso triplicar, la inversión inicial.
3. El impacto medioambiental
¿Se trata de una impresora responsable con el medioambiente? Hoy más que nunca, las organizaciones deben preocuparse por el cuidado del ambiente, así que, de ser posible, opta por marcas que favorezcan la reducción de su huella de carbono durante la fabricación, la distribución, el mantenimiento y la eliminación o el reciclaje de sus impresoras multifunción. La eficiencia energética es tan importante como la velocidad y la calidad de la impresión, especialmente para los teletrabajadores. Un dispositivo energéticamente eficiente resulta beneficioso para el medio ambiente y, además, ayuda a reducir los costos generales de impresión.
Las impresoras de Kyocera, por ejemplo, disponen de una tecnología ECOSYS que no utiliza cartuchos y es capaz de imprimir hasta 600 000 páginas sin necesidad de cambiar el tambor de impresión. Esto se traduce en menores costos destinados a consumibles y en una disminución del volumen de residuos generado.
4. El servicio y la fiabilidad
¿Ofrece el fabricante unos estándares de servicio y asistencia por escrito para las impresoras multifuncionales? ¿Están incluidos en dichos estándares los costos relacionados con mantenimientos periódicos, uso y disponibilidad de consumibles y actualizaciones/compatibilidad de software? Según las necesidades de tu negocio, es posible que te interese optar por los servicios de impresión administrados para garantizar el buen mantenimiento, la rentabilidad (debido a la reducción de problemas de software y averías) y la durabilidad de tu flota de impresoras multifunción.
5. La facilidad de uso e integración
En un entorno de trabajo híbrido con personal repartido por distintas ubicaciones, es fundamental que un dispositivo sea fácil de utilizar. Asegúrate de elegir una impresora multifunción de manejo sencillo para evitar, en la medida de lo posible, que los empleados tengan que recurrir al equipo de TI.
Asimismo, debes valorar cuáles son las necesidades de conectividad de tu empresa, como puertos USB, tarjetas de memoria, Bluetooth, integración de red y AirPrint o cualquier otro software empleado en tu oficina para imprimir documentos. Las impresoras multifuncionales que se puedan configurar y monitorear de forma remota facilitarán enormemente el trabajo de tu equipo de TI de cara a la incorporación de nuevos trabajadores y a la gestión de un gran número de dispositivos.
Además de los requisitos de seguridad, debes comprobar que cumple las políticas de seguridad documental de tu empresa. Las impresoras multifuncionales especializadas para empresas deberían ofrecer características de seguridad que no es posible encontrar en impresoras de uso doméstico, como protección con contraseña, autenticación de la red y cifrado de datos.
6. Las opiniones de terceros
Puede que consultar comentarios u opiniones de terceros en línea te ayude a tomar la mejor decisión posible respecto a tu compra. Se deben tener en cuenta muchos aspectos al elegir la impresora multifunción más apropiada para los empleados de tu entorno de trabajo híbrido. Por ello, te sugerimos empezar por analizar los hábitos y requisitos de impresión de tu empresa, así como la configuración de tu oficina híbrida. Cada caso es diferente, por lo que tener claro cuáles son las necesidades específicas de tu organización puede facilitar en gran medida tu búsqueda de la impresora multifuncional adecuada.
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