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Si estás pensando en digitalizar tus documentos, o ya lo hiciste, es muy importante que tomes en cuenta la seguridad que tendrán tus archivos una vez en la nube. A pesar que esta tecnología optimizará tus procesos y te puede garantizar mayor control de tu información, se deben conocer los riesgos de usar servidores en línea.
Sin embargo, toda desventaja que tenga la nube puede ser solucionada si se toman acciones de seguridad digital. Aunque tu asesor de soluciones debe asegurar la protección de tus archivos, tú también necesitas conocer cómo hacerlo para supervisar el servicio que te ofrecen.
Muchas empresas deciden ahorrar y no invertir en este cifrado, pero es muy importante que se haga para proteger toda la información ingresada en el sitio. En las webs cifradas los navegadores muestran un candado y en el URL aparece lo que llaman protocolo HTTPS. Así mismo, cuando se hace clic en el certificado, se muestra a qué empresa pertenece.
No es recomendado ingresar datos en ninguna web que no cuente con dicho requisito de seguridad, ya que no asegura la protección de tu información y será mucho más fácil que un tercero acceda a tus archivo sin autorización.
Puede sonar complicado, pero es bastante sencillo. Se trata de proteger tu información haciendo ilegible tus archivos para las personas que no tengan la clave que elegiste.
La mayoría de empresas privadas e instituciones públicas utilizan este procedimiento para proteger su información. Si uno de tus ficheros llega a filtrarse, nadie podrá acceder a lo que contiene sin la clave de descifrado, lo que protege al máximo tus documentos.
El mayor error que puedes cometer en internet es utilizar la misma contraseña para todas tus cuentas, ya que si una de ellas llega a ser intervenida, tendrán acceso a las demás y pondrás en riesgo hasta tu información personal, de negocios y hasta tu cuenta bancaria.
Recuerda los requisitos para considerar tu contraseña segura: están formadas por al menos 8 caracteres: mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales. También, si tu servicio de almacenamiento en la nube cuenta con una verificación de dos pasos, te recomendamos utilizarla y así proteger aún más tu información.
Seguro varios de tus colaboradores tendrán que tener acceso a las carpetas que tengas almacenadas en la nube, pero es importante que esta distribución de accesos sea administrada de forma correcta. Es decir, que conozcas cuánta información está siendo manejada y por quiénes.
Si no llevas un control de estos permisos, no sabrás cómo detectar el filtro de información ni serás capaz de protegerla. Recuerda que cada carpeta debe tener un protocolo de seguridad, almacenamiento y entrega de permisos.
Aunque este es un trabajo que podrías hacerlo solo, lo más recomendable es contratar a una empresa que se encargue de configurar y asesorarte con esta migración digital. Debe ser una empresa que tenga experiencia trabajando con compañías de distintos tamaños y tenga la capacidad de brindarte la seguridad que buscas.