4.5 MINUTOS DE LECTURA
El trabajo remoto e híbrido se han vuelto opciones ideales para muchas empresas gracias a sus beneficios en cuanto a reducir costes, flexibilidad y mayor productividad. Dentro de las diferentes herramientas que se requieren para su implementación, destacan los softwares de gestión documental. En este artículo te hablaremos de su importancia y por qué KCPS es el mejor para tu negocio.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental o sistema de gestión documental está diseñado para administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa u organización. Se trata de concentrar los archivos en un solo lugar, para que todos los colaboradores puedan acceder a ellos de manera fácil.
Beneficios de un software de gestión documental
Hoy en día es necesario llevar un control adecuado sobre los datos que se manejan dentro de una empresa. Un sistema de gestión documental puede brindarte este y otros beneficios:
- Localización central de tu información
Generalmente, una organización cuenta con distintos canales para el manejo de sus archivos. No obstante, esto puede hacer que se pierda tiempo valioso de acción al buscar documentos en distintos lugares.
En cambio, con una solución de gestión documental se podrán consultar todos los archivos en un solo lugar, lo que brinda agilidad a los flujos de trabajo y trae una optimización del tiempo de acción.
- Es el primer paso a la digitalización
Este tipo de herramientas facilitan la digitalización de archivos que se conservan en hojas de papel. Con la ayuda de un escáner, en pocos pasos se podrá compartir y almacenar información valiosa.
- Facilita el trabajo colaborativo
Con todos tus documentos en un solo lugar, estos podrán ser consultados en cualquier momento y ubicación, algo esencial para los modelos de trabajo híbrido o remoto. Así, con los accesos adecuados, tus colaboradores podrán compartir, consultar y hasta imprimir archivos sin moverse de su ubicación y en muy pocos pasos.
- Brindan mayor seguridad
Tener información de gran importancia en papel y archiveros ya no es viable ni seguro; en un descuido, estos pueden perderse y no hay oportunidad de recuperarlos. En contraste, los gestores documentales permiten crear copias de seguridad digitales de tus documentos que puedes consultar y enviar las veces que quieras.
Tipos de software de gestión documental
Principalmente, existen dos tipos:
- Sistema de gestión documental on-premise
Consiste en la instalación y control de la aplicación que permite la gestión de documentos en la empresa. Es decir, el software se aloja en sus servidores; por lo tanto, sus actualizaciones y mantenimiento deben ser realizados por ella.
De esta manera, se tiene el completo control del sistema, su funcionamiento y no se depende de una conexión a Internet. En contraste, sus principales desventajas son los costes iniciales de su instalación, las constantes copias de datos que deben realizarse y que, para las pequeñas empresas, esta herramienta no puede ser una solución rentable.
- Sistema de gestión documental en la nube
Un software de gestión documental en la nube es alojado por un proveedor en línea, también conocido como SaaS (Software as a Service), y se accede a él por medio de cualquier dispositivo móvil u ordenador conectado a Internet.
A diferencia de los sistemas on-premise, la gestión en la nube no requiere equipo adicional para su instalación y ejecución, por lo que su coste inicial no es elevado. Asimismo, las copias de seguridad se llevan a cabo de forma automática y se puede acceder en cualquier momento sin importar la ubicación.
En esta misma línea, un servicio en la nube es flexible, lo que permite que este se adapte de acuerdo a las necesidades y particularidades de una organización.
Ahora bien, la principal desventaja que puede presentar un sistema de gestión documental en la nube es que tus datos se encuentran al alcance de alguien ajeno a tu empresa. Por ello, es sumamente importante encontrar un proveedor confiable, que procure la seguridad de tu información.
En Kyocera podrás encontrar un aliado que busca brindarte soluciones inteligentes e innovadoras que te ayuden a mejorar tus actividades, poniendo como prioridad la seguridad de tus datos. Pensando en ello, diseñamos un sistema de gestión de impresión, sin servidores, con máxima seguridad, y aportando control y visibilidad de los costes de impresión: KCPS.
KCPS: el software de gestión documental para tu negocio
Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) se trata de un sistema de gestión documental alojado en la nube, que te permite escanear, almacenar, consultar, imprimir y enviar todo tipo de documentos desde cualquier ubicación.
Con KCPS se puede:
- Llevar un control de tus costos y recursos, gracias a su monitoreo de actividad por usuario y a la posibilidad de asignar límites de impresión por grupos de usuarios. Además, no requiere una inversión inicial ni infraestructura adicional.
Estos y otros informes te ayudarán a tomar decisiones acertadas para el mejoramiento de tus procesos.
- Digitalizar tus documentos con distintas opciones de escaneado y poder alojarlos o enviarlos en solo unos cuantos pasos.
- Tener un alto nivel de seguridad en el manejo de tus datos, gracias a sus distintas opciones de acceso con autenticación y a la liberación de documentos únicamente con esta actividad.
- Integración con otros sistemas de almacenamiento en la nube de terceros. En caso de que ya trabajes con uno de ellos, no tienes que preocuparte acerca de realizar cambios en tu forma de trabajo.
Así, si estás buscando mejorar tu espacio de trabajo híbrido para optimizar tus recursos y gastos, con KCPS tendrás la oportunidad de saber con exactitud cuántas hojas imprime un usuario o grupo de trabajo y con ello desarrollar políticas para colocar límites de impresión en cuanto a cantidad o características (blanco y negro o a color).
Al mismo tiempo, tienes la oportunidad de resguardar tus documentos de una forma segura, donde tú controlas el acceso a ellos. Esto te ayudará a ahorrar espacios físicos de almacenamiento y a compartir información relevante con las personas adecuadas de forma fácil y protegida.
Como puedes ver, con KCPS tienes la posibilidad de mejorar tus flujos de trabajo al poder manejar y almacenar todos tus archivos en un solo lugar, con pocos y sencillos pasos, gracias a que ha sido diseñado, como todos las soluciones de Kyocera, para ser amigable con toda clase de usuarios.
Además, es la opción ideal para los espacios de trabajo remoto o híbridos; sin importar si se trabaja para la industria automotriz o el sector académico, todos los rubros pueden beneficiarse con KCPS.
Con este software de gestión documental podrás agilizar las actividades de tus colaboradores sin importar en donde se encuentren o, si es el caso, dar tus primeros pasos hacia la digitalización de forma inteligente e innovadora.
¿Deseas conocer más acerca de lo que KCPS tiene para ti? Entonces te invitamos a descargar el siguiente folleto informativo con todos los detalles. ¡No tienes de qué preocuparte! Es gratis.
