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Una regla básica dentro del mundo empresarial es que siempre es bueno contar con aliados estratégicos para mejorar. Los negocios buscan consolidarse como los mejores de su ramo, pero en rubros específicos se necesita de terceros especializados para lograr estas metas. Algunos de estos servicios diseñados para optimizar los procesos operativos son los Servicios de Gestión de Impresión.
Sin importar su área de competencia, el tamaño mismo de la empresa o incluso su nivel de digitalización, el uso de papel y materiales impresos siempre será parte integral de las operaciones de un organismo, empresa o institución. Por eso, en esta ocasión hablaremos todo acerca de los Servicios de Gestión de Impresión: qué son y cuál es su importancia para las diversas organizaciones.
¿Qué son los Servicios de Gestión de Impresión?
También conocidos como Managed Print Services (MPS), este tipo de servicios son programas dedicados a la optimización de flotillas de equipos de impresión de distintos tamaños.
Se trata de servicios integrales que, además de los equipos mismos, involucran el trabajo de expertos en gestión documental que realizan evaluaciones sobre las necesidades específicas de una empresa.
En consecuencia, los Servicios de Gestión de Impresión son adaptables al tamaño y requerimientos específicos de aquellos que los soliciten. Un buen MPS deberá iniciar con una evaluación sobre el estado actual de una empresa y procederá a determinar las áreas de oportunidad, para después exponer soluciones reales y concretas, pero sin complicaciones.
Por medio de los Servicios de Gestión, las empresas podrán reducir sus costos de impresión de forma eficaz, así como optimizar el tiempo de actividad de los dispositivos, esto con el propósito de volver más productiva y adecuada la gestión de documentos.
La importancia de los Servicios de Gestión de Impresión
Una opinión experta que ayude a la mejora de los procesos siempre debe buscarse. En este sentido, los Servicios de Gestión pueden beneficiar a tu empresa u organización de múltiples maneras. A continuación te mencionaremos algunas de ellas:
Soporte dedicado
La primera de ellas es la labor de personal especializado en la gestión de documentos. Contar con un soporte dedicado a apoyarte cuando lo necesites siempre evitará incertidumbres y prácticas inadecuadas que puedan conducir a consecuencias negativas cuando se trata del manejo de equipos y documentos.
Protección en caso de emergencias
Los equipos de impresión y multifuncionales son vitales para las actividades cotidianas de una empresa; el mal funcionamiento de un dispositivo puede provocar escenarios de emergencias potencialmente severos.
Los Servicios de Gestión de Impresión pueden evitar cualquier tipo de situación imprevista pues si los equipos manifiestan problemas o su mantenimiento toma más tiempo de lo esperado, es posible obtener una máquina para solucionar temporal y eficazmente dicho imprevisto.
Tiempo para otras tareas
Al contar con aliados especializados en la gestión de documentos e impresión, los departamentos de TI y administrativos no dedicarán tiempo a estas labores. Todo lo que respecto a dichas áreas estará en manos de personal capacitado, lo que permitirá que las operaciones fluyan con normalidad.
Mayor seguridad
Un aspecto indispensable en la actualidad, pero que en muchas ocasiones es pasado por alto es la seguridad en materia de impresión. Los Servicios de Gestión de Impresión te permitirán contar con una infraestructura de seguridad sólida y capaz de proteger datos confidenciales frente a fuentes no autorizadas, así como a identificar trabajos de impresión indebidos.
Además, gracias a las constantes actualizaciones en el software de los equipos podrás asegurarte de que cuentas con la máxima protección frente a las amenazas con mayor presencia en materia de seguridad documental.
Mayor control, mejor trabajo
Al contar con una completa visibilidad y control sobre las operaciones de impresión, podrás identificar formas mediante las cuales puedes aumentar la productividad. A través de los MPS atenderás los puntos ciegos en tus flujos de impresión y podrás elaborar una solución directa sobre ello.
Ahorro de tiempo y recursos
Los Servicios de Gestión de Impresión te brindan la capacidad de evaluar el tiempo y recursos destinados a las tareas de impresión para, de resultar necesario, ahorrar en dichos rubros. Podrás identificar si un departamento, área o proyecto se excede con los niveles de impresión a color, lo que incide directamente en la elaboración de presupuestos y asignación de gastos. De igual forma, puedes obtener información sobre la carga de impresión en cada equipo de la flota, para redistribuirla en caso de que el volumen sea excesivo para un solo dispositivo.
Por otro lado, los Servicios de Gestión de Impresión pueden disminuir el consumo de energía y de carbono de las empresas.
Los Servicios de Gestión de Impresión mejor calificados
En Kyocera estamos orgullosos de ser reconocidos por nuestros Servicios de Gestión de Impresión. Recientemente la plataforma de evaluación y calificación Gartner Peer Insights nos reconoció en su informe Voice of the Customer como el Servicio de Gestión de Impresión mejor evaluado en el sector.
Voice of the Customer se trata de un documento que recoge un total de 408 valoraciones sobre el mercado digital de los MPS en los últimos 12 meses. Con una calificación de 4.9 de 5 estrellas posibles, en Kyocera reafirmamos nuestro enfoque centrado en la satisfacción y cumplimiento con el cliente aplicado a nuestros Servicios de Gestión de Impresión (MPS).
Podemos decir con orgullo que el reporte nos evalúa con las mejores calificaciones en rubros como Capacidades de servicio (4.8 de 5); evaluación y contratación (4.8); planificación y transición (4.8); y entrega y ejecución (4.7).
Gracias a nuestra dedicación y esmero, nuestros Servicios de Gestión de Impresión han sido consideradas como las opciones más flexibles y escalables, las mejores para ayudar al consumidor a identificar la mejor estrategia; y aquellas que brindan soluciones idóneas en el momento y lugar adecuados. ¡96% de nuestros clientes recomendarían nuestros MPS a sus conocidos!
Ahora que conoces qué son, así como la importancia de los Servicios de Gestión de Impresión es momento de que transformes tu negocio con su ayuda. Conoce más sobre estos servicios y la evaluación que nos han realizado descargando la siguiente infografía.
