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Cuando se trata de adquirir un equipo de impresión para la oficina, antes de evaluar precios, marcas y características; el primer punto en el que debemos pensar es: “¿queremos imprimir en blanco y negro, o a color?”.
La reacción común puede ser decantarnos por una impresora a color, bajo la lógica de que esta también puede imprimir en negro si así lo requerimos. Sin embargo; dentro de los equipos de impresión y multifuncionales que se encuentran en el mercado, podemos decir que existe una “especialización” en blanco y negro; pues las características y beneficios que estos brindan son especiales con respecto a los equipos que imprimen a color.
¿Qué ventajas aportan realmente estos equipos al compararlos con soluciones equivalentes a color? Es una muy buena pregunta, a la que daremos respuesta en este artículo.
Tal como su nombre apunta, las impresoras blanco y negro (o monocromo) imprimen únicamente en negro. Esta característica pudiera parecer una limitación, pero en realidad se trata de una gran virtud, debido al valor a corto y largo plazo que ofrece dicha especialización en trabajos que no demandan una impresión a color.
Estos equipos monocromo son, usualmente, una excelente opción para compañías que utilizan grandes cantidades de documentos –en su mayoría con textos– y cuyas imágenes no necesariamente deben apreciarse a color. Además, también funcionan bien en entornos mixtos; es decir, para ser usados por equipos de trabajo y/o áreas concretas en combinación con alguna impresora a color.
La elección de un equipo de impresión blanco y negro siempre deberá responder a las necesidades internas específicas de la empresa. Poniéndolo en otro contexto; al elegir un automóvil eléctrico y compacto con características ligeras para la ciudad, posiblemente estemos sacrificando potencia, estética y otras cualidades; pero cubrirá cabalmente nuestra necesidad de movilidad, practicidad y costo. Cambiando un posible rendimiento bruto por un menor peso y una vida útil mucho más ecológica y larga.
Asimismo, con los equipos de impresión nos encontramos en una situación similar, pues las impresoras blanco y negro están diseñadas y hechas para procesar grandes cantidades de documentos, con un bajo costo de propiedad y a una velocidad de impresión más alta. Además de esto, tienen un precio más bajo que el de sus equivalentes a color.
Ahora bien, una vez que sabemos esto, ya tenemos más claros los entornos de trabajo en los que la impresión en blanco y negro es más recomendable:
Empresas –o áreas de las mismas– en donde solo se trabaja con documentos de texto y/o imágenes que no requieren del uso de color para su correcta apreciación. Ejemplos de estas pueden ser: despachos de contadores o abogados, oficinas de consultores, oficinas gubernamentales o privadas en donde se manejen contratos y otros documentos que tienen que ver con diversos aspectos de legalidad y/o lectura extensa.
Entornos mixtos en empresas más grandes, cuyas áreas o grupos de trabajo tienen necesidades de impresión variadas. En esos casos, una impresora blanco y negro sería una gran opción para cubrir las fases de trabajo que bien pueda ser impreso y leído en negro (o con mayor urgencia); pudiendo combinarla con una o más impresoras a color para los grupos de trabajo que, por la naturaleza de sus funciones, realmente necesitan este tipo de impresión.
Precio: como acabamos de ver, estas impresoras son bastante más baratas si las comparamos con modelos a color. Esto quiere decir que representan una menor inversión para la compañía y que se pueden liquidar en un menor tiempo.
Capacidad: otra característica a tener en cuenta, es que las impresoras blanco y negro fueron creadas para soportar, de forma óptima, grandes ciclos de trabajo, manteniendo un funcionamiento eficiente; y poseen, además, las mismas (o más) funciones avanzadas que las impresoras a color, como su conectividad NFC, WiFi y otras características de seguridad integrada que ayudan a obtener una gran calidad de impresión, además de trabajar a distancia y desde diversos dispositivos.
Rapidez: al ser un solo color –y aunado a otras características– estos equipos son capaces de mantener una alta velocidad de trabajo; dando como resultado, un costo por página más bajo.
Como podrás ver, los equipos de impresión blanco y negro brindan un rendimiento elevado y diversas posibilidades a un precio considerablemente menor al de los equipos a color. Esto deja en claro su excelente relación costo-beneficio y explica por qué puede ser una inversión más inteligente para una empresa que requiera estas características para su operación; ya que brindar a los empleados una herramienta adecuada que no solo facilite sus labores, sino que además los ayude a realizarlas mucho más eficientemente, siempre elevará los estándares y resultados una compañía.
Estas son, en resumen, las grandes ventajas definitivas que las impresoras blanco y negro ofrecen.