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Comienza a describir cualquier oficina de un doctor, y no tardarás en encontrar su mayor característica: los papeles. Los escritorios y cajones están llenos de ellos. Los archivos de papel son tan esenciales para la salud moderna como lo es el juramento hipocrático.
Los proveedores de salud deben tener toda la información requerida cuando, donde y como la necesiten. Sin embargo, generar y manejar todos esos archivos es una tarea compleja y a veces ineficiente. Los médicos pasan un sexto de su tiempo profesional en tareas administrativas.
“El reto es doble: ¿cómo controlas el volumen de papel, y cómo te mantienes al corriente de todo?” dijo Julie Walker, gerente de marketing de la compañía PaperCut.
Mejorando el manejo de documentos se puede ahorrar tiempo, mejorar el cuidado de los pacientes y ayudar a que todo esté ordenado. Las organizaciones de salud tienen una variedad de herramientas y estrategias a su disposición que pueden alcanzar esos objetivos, usualmente con muy poca inversión y cambios en su flujo de trabajo. Considera estas técnicas:
Liberación segura de impresoras
Las reglas prohíben dejar información de salud sensible en la salida de una impresora, pero hacer que los usuarios tengan que caminar un largo trayecto para llegar a una impresora segura es una pérdida de tiempo. Las apps para salidas de impresoras sofisticadas pueden guardar documentos de forma segura y liberar los archivos a una impresora sólo cuando el usuario cuenta con la autenticación. Las mejores y más flexibles aplicaciones permiten que se liberen todas las impresoras autorizadas, lo que puede disminuir el tiempo de moverse a una oficina en específico.
Reduce el hardware de manejo de papel
Herramientas para el manejo de papel, como faxes y escáneres hacían sentido cuando estas soluciones eran lo más moderno. Hoy, ocupan demasiado espacio y le dan más trabajo a los gerentes de tecnología. “Las impresoras multifuncionales de hoy pueden escanear páginas muy rápido, eliminar automáticamente las páginas en blanco y manejar faxes mejor que un fax”, dijo Stephen Frick, consultor de negocios senior para Kyocera Document Solutions America. “Tomar una máquina de fax, un escáner y una copiadora de la estación de enfermería y reemplazarlas con una sola impresora multifuncional, significa que IT tiene menos equipos que manejar”.
Envía emails personalizados directamente del escáner
Es muy fácil terminar duplicando y triplicando copias de un mismo documento mientras intentas entregar una mejor experiencia al paciente. Muchas soluciones para enviar documentos escaneados por email aparecen enviados por direcciones misteriosas, haciendo que el paciente dude del contenido y la seguridad de este. Para compensar, los profesionales usualmente escanean una copia a su propia bandeja de entrada y la vuelven a adjuntar para personalizar la cuenta. Hoy, las avanzadas impresoras multifuncionales pueden personalizar documentos desde el escaneo, reduciendo el tiempo y el espacio de almacenamiento.
Hay una necesidad de interoperabilidad
La década pasada parece haber sido muy exitosa para empujar la implementación de tecnología en las oficinas de salud, pero ahora un trabajo más difícil comienza. “La meta final no es adoptar tecnología, es la interoperabilidad y la comunicación multidireccional”, dice Joe Lineberry, vicepresidente de desarrollo de operaciones en la compañía de información para la salud Change Healthcare. “Estamos viendo mucho esfuerzo duplicado cuando los sistemas de salud no se hablan entre ellos”.
Conecta los permisos de la impresora con servicios centrales de identidad
La mayoría de organizaciones han dejado de usar códigos PIN para permisos de impresoras y lo han reemplazado con credenciales específicas para cada equipo. Sin embargo, este nuevo método no es muy seguro si no hay un sistema automatizado para revocar credenciales si las personas dejan su trabajo. El manejo centralizado de credenciales e identidad, a través de una amplia gama de servicios, es más eficiente y más efectiva para quitar derechos de impresión en el momento preciso. “Lo último que IT va a recordar es sacar a una persona de las credenciales de impresora. Hazlo más fácil conectando los derechos de impresoras a un directorio de personas activas”, dijo Frick.
Acorta los derechos de impresión
Si estás buscando una forma simple, ve directamente a recortar el tiempo y recursos gastados en la impresión de documentos; para empezar, puedes hacer más difícil comenzar trabajos de impresión. Una política de red puede bloquear o impedir la impresión según el tipo de documento o la aplicación. “Hay formas de limitar la disponibilidad para imprimir ciertos tipos de documentos, como los emails, o de forzar a las personas de dar clic dos veces antes de empezar a imprimir”, dijo Walker.
Este artículo fue originalmente publicado en Forbes Kyocera Brand Voice.
