4 MINUTOS DE LECTURA
Toda empresa tiene procesos y flujos de trabajo, pero muy pocas se dan a la tarea de documentarlos y evaluarlos de forma periódica. Por ello, en varias ocasiones los negocios pierden dinero y tiempo, por repetir errores que pueden ser prevenidos si se establecieran formas de trabajo entre departamentos y colaboradores.
Es importante formalizar los métodos de trabajo y proporcionar este material a todos los involucrados. Mantener los procesos y flujos al día, hará que tu empresa optimice su tiempo al distribuir las tareas de forma equitativa. Así mismo, te dará más control sobre el día a día de la compañía, sin caer en la micro gestión.
Sin embargo, lograr establecer procesos y mejorar flujos de trabajo es más complejo de lo que parece. Por ello, te compartimos tres técnicas para cumplir con tus objetivos y tener una empresa eficiente.
Esta técnica lleva tiempo y numerosos pasos, pero una vez que lo realices podrás estar seguro de tener procesos más ordenados y a un equipo capacitado para darle continuidad al flujo de trabajo. Es importante recordar que el tiempo y pasos que toma, también dependerá del tamaño de la compañía.
Te compartimos los pasos para una empresa pequeña o mediana:
Establece a un líder de proyecto.
Arma tu equipo de trabajo, puede estar compuesto por un representante por área.
Decide dónde quedarán registrados los procesos que obtengan. Te recomendamos manejar documentos en línea para así facilitar su distribución y asegurar el respaldo de la información.
Recopila todos los documentos que alguna vez reflejaron el proceso o flujo de trabajo existente.
Evalúa con el equipo designado cuáles procesos deberían ser documentados. Puede ser la forma en que generan un producto de marketing o cómo se integra una nueva persona al equipo.
Consulta con los directores de área si los procesos que eligieron trabajar están completos o si consideran importante agregar otros.
Crea una lista de procesos a crear y escribir.
Crea una lista de procesos existentes, que necesitan mejorarse.
Crea un equipo para evaluar, editar y escribir los procesos de trabajo.
Revisa lo creado con líderes de área, para que den el visto bueno o agreguen lo que les parece pertinente.
Registra la fecha y guarda, preferiblemente en línea, los procesos que se trabajaron.
Todos los líderes de departamento deben comunicar a sus equipos que existen nuevos procesos y que están disponible como documentos en línea para su uso.
Este trabajo se puede hacer en un mes o más, debe de ponerse atención a los detalles y siempre hacer doble revisión con las personas encargadas de cada área, hasta alcanzar consenso.
Si no puedes medir la eficiencia de tus procesos, nunca podrás saber qué necesitas mejorar. Debes establecer metas en reducción de tiempos por tarea y así reconocer fallas en los flujos o ejecutores del proceso.
De igual forma, puedes definir metas de tareas por día o departamento, lo que te permitirá evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Esto, no debe monitorearlo una sola persona, incluir a encargados por área puede ayudar a que esa supervisión tome menos tiempo y se puedan detectar fallas desde la perspectiva de cada área.
La colaboración es clave al momento de mejorar procesos. Por esa razón, es conveniente compartir la información de los flujos de trabajo en la nube. Si das acceso a los colaboradores, ellos sentirán un mayor compromiso con la empresa y en cumplir los procesos que han sido establecidos.
Las herramientas para administración de proyectos en línea, promueven el cumplimiento de tareas y generan mayor confianza entre el equipo de trabajo. Es una forma de dar seguimiento a responsabilidades, pero a la vez le das confianza al colaborador, ya que sus tiempos serán respetados y no recibirá más carga de trabajo del requerido.
Estas son solo algunas formas de mejorar tus procesos de trabajo, pero significan grandes cambios en una compañía. Dedícale el tiempo necesario y verás resultados positivos cuando empieces a implementar los cambios.