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Toda inversión necesita tiempo para ser analizada y puesta en perspectiva para el futuro. Así como cuando se compra una nueva lavadora para el hogar o se decide cambiar el techo de la terraza, ambas son decisiones que aunque parezcan sencillas necesitan un tiempo para pensar y finalmente tomar una decisión.
Es igual con los equipos de impresión en las oficinas, antes de tomar tu decisión de compra existen muchos factores a tomar en cuenta. No es solo un equipo que imprime lo que necesitas en el momento, ese equipo es un potencial aliado para tus colaboradores y puede alcanzar mayor productividad y rentabilidad en tu empresa o institución.
Así mismo, aunque no lo hayas escuchado antes, se puede invertir en una impresora o un multifuncional. La diferencia entre estas será algo que te explicaremos más adelante, pero antes necesitas saber qué considerar para diagnosticar lo que necesita tu oficina.
Por ello, te compartimos los factores que debes analizar cuando te encuentres evaluando la inversión.
Muchos pueden creer que las oficinas son iguales en todos lados, pero como profesional sabes que eso es generalizar las necesidades de cada industria. Esa es una de las razones por las cual elegir tu equipo de impresión dependerá del gremio en el que trabajes.
Las necesidades de una oficina legal son muy distintas a las de una institución de salud, si logras entender lo que necesita tu área o equipo, será mucho más sencillo elegir qué equipo comprar.
Entonces, antes de comprar tu nuevo equipo de impresión piensa en lo siguiente:
¿Mi industria necesita impresiones en blanco y negro o a color?
¿Qué requisitos deben cumplir mis documentos impresos?
¿Qué tipo de escaneo necesita mi oficina para ser más eficiente o mejorar procesos?
La industria en la que trabajo ¿necesita que el equipo se conecte a aplicaciones digitales?
Aunque tu volumen de impresión no dependa del tamaño de tu equipo o espacio de trabajo, si debes tomar en cuenta cuántos equipos de impresión son necesarios para cubrir a cada área de trabajo. Este es el momento donde debes empezar a estudiar tus procesos y flujo de trabajo, para diagnosticar qué necesita tu oficina.
Invertir en equipos de impresión puede solucionar muchos reprocesos, pero antes necesitas saber de dónde vienen esos procesos y por qué se están convirtiendo en una pérdida de tiempo. Para eso debes calcular el tamaño de tu equipo y analizar lo que hace cada área, para así tener un número aproximado de impresiones o hasta horas donde más se utilizan los equipos.
Si logras tener mapeado este flujo de trabajo, tu decisión será más adecuada y tendrá como consecuencia un impacto en la productividad de toda la oficina.
Como mencionamos en el enunciado anterior, el volumen de impresiones no depende del número de colaboradores, pero sí de tu industria y necesidades de tus clientes. Este factor también depende de tu análisis, más numérico, sobre el flujo de impresiones que tiene la oficina.
Es necesario que realices un diagnóstico, junto a tus colaboradores, para que midan qué capacidades necesitan de un equipo de impresión. Una vez que tengan esos números será una decisión más racional y adecuada para toda la oficina.
Dependiendo de qué aplicaciones digitales necesitas o planeas usar, también dependerá tu equipo de impresión. Para hacer una compra necesitas estar seguro que será funcional y el equipo servirá para tus metas a mediano y largo plazo.
Si necesitas un equipo de impresión que se conecte a la nube porque ahí gestionan sus documentos, no consideres un equipo que no tenga la capacidad de hacerlo. Es primordial que evalúes el futuro de tu empresa o institución, para invertir en equipos de impresión, especialmente con un mundo que cambia constantemente.
Tus colaboradores
Entre más grande sea tu empresa, más diversidad tendrás en tu equipo de trabajo. Por ello, un factor importante a tomar en cuenta es que la inversión que realices en equipos de impresión se adapte a las necesidades de cada colaborador.
Esto quiere decir, que sea una herramienta inclusiva, que pueda ser utilizada por personas con alguna discapacidad, sin ningún problema.
Pero a este punto te estarás preguntando ¿cuál es la diferencia entre una impresora y un equipo multifuncional? Te compartimos las características principales de cada equipo.