---
title: Tips para ordenar documentos en tu archivo digital
description: Digitalizar tus documentos es el primer paso para tener una empresa más rentable, pero para que esta tecnología funcione debes aprender a ordenar tus archivos.
---

[Blog | KYOCERA Document Solutions México](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx)

# [Tips para ordenar documentos en tu archivo digital](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tips-para-ordenar-documentos-en-tu-archivo-digital)

 Written by [KYOCERA Document Solutions México](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/author/kyocera-document-solutions-méxico) | Jan 14, 2019 5:00:00 PM

**3 MINUTOS DE LECTURA **

Tener tus documentos en línea no es suficiente para que tus procesos mejoren, también necesitas aprender a ordenar estos archivos y así obtener las mayores ventajas de utilizar la nube para almacenar información. Para que funcione será necesario establecer un proceso para cada una de las áreas y colaboradores, donde esté detallado cada paso al subir nuevos archivos digitales.

Si empiezas a tener un hábito de **orden con tu nube** lograrás ahorrar tiempo y hacer que la oficina sea mucho más eficiente. El flujo de trabajo mejorará notablemente y tus clientes estarán más seguros. Además cada vez que se requiera un archivo, sin importar el tiempo que lleva guardado, será más rápido acceder a este para dar una pronta solución al problema.

Pero ¿cómo ordenarlos para que el proceso mejore?

 

** También te puede interesar:** [¡Preparemos a tu empresa para esta nueva era!](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/preparemos-a-tu-empresa-para-esta-nueva-era)

 

- ## **Crear un proceso para almacenar los documentos**

Todos los colaboradores deben saber qué datos poner en el nombre del archivo, cuál será la nomenclatura y cómo se realiza el respaldo de los documentos. Si hay un protocolo claro y estándar en la empresa, entonces la digitalización de documentos sí beneficiará tu flujo de trabajo, yendo más allá de una herramienta tecnológica.

- ## **Que los nombres sean descriptivos**

Entre más detalles incluyas en el nombre del archivo, será más fácil diferenciar los documentos y encontrarlos. Esto evita que pases horas revisando el contenido para descubrir si es el correcto. Colocar el tema del archivo, la empresa y la fecha es una buena forma de clasificarlos.

 

- ## **Coloca la fecha invertida**

Si escribes el año primero, el mes y luego el día, las carpetas se ordenarán de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo. El orden es primordial al momento de archivar documentos en la nube, ya que de esto dependerá su funcionalidad.

- ## **Realiza copias de seguridad constantemente**

A pesar que existen respaldos automáticos en la nube, siempre es importante realizar copias de seguridad en discos duros cada cierto tiempo. Así puedes sentirte más seguro y evitar accidentes fatales de pérdidas de información.

- ## **Entre más documentos, más subcarpetas**

No temas crear carpetas específicas, esto hará que tu nube esté más ordenada y ayudará al equipo a encontrar lo que necesitan sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de una buena administración de documentos en línea está en los detalles.

- ## **Capacita a tu personal**

Los procesos deben ser conocidos por todos los colaboradores y también deben aprender a utilizar la nube para no cometer errores. Si adoptas esta tecnología es importante que inviertas tiempo en dominarla y una vez todos se sientan seguros sobre cómo utilizarla, se puede continuar con la **digitalización total de documentos.**

Nunca olvides que las **[herramientas tecnológicas](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/cuatro-formas-de-preparar-a-tus-colaboradores-para-nuevas-tecnolog%C3%ADas)** no son nada, sin que los colaboradores la utilicen de forma correcta. Así que digitalizar tus documentos solo es primer paso para que tu empresa funcione de forma más eficiente.

 

 

[View full post](https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tips-para-ordenar-documentos-en-tu-archivo-digital)

```json
{
  "@context" : "http://schema.org",
  "@type" : "BlogPosting",
  "author" : {
    "@type" : "Person",
    "name" : "KYOCERA Document Solutions México"
  },
  "dateModified" : "2020-10-08T16:03:06.310Z",
  "datePublished" : "2019-01-14T17:00:00Z",
  "headline" : "Tips para ordenar documentos en tu archivo digital",
  "image" : {
    "@type" : "ImageObject",
    "height" : 175,
    "url" : "https://f.hubspotusercontent10.net/hubfs/4639766/Kyocera-Redimension_blog-Tips_para_ordenar_documentos-300x175px-01-10-2020.png",
    "width" : 300
  },
  "mainEntityOfPage" : "https://mxblog.kyoceradocumentsolutions.com/blog-kyocera-mx/tips-para-ordenar-documentos-en-tu-archivo-digital",
  "publisher" : {
    "@type" : "Organization",
    "logo" : {
      "@type" : "ImageObject",
      "height" : 60,
      "url" : "/hs/hsstatic/content_shared_assets/static-1.4092/img/default-amp-logo.png",
      "width" : 60
    },
    "name" : "Bienvenido al Blog de KYOCERA Document Solutions México"
  }
}
```