Aunque algunos podrían pensar lo contrario, la digitalización de múltiples actividades no ha eliminado la necesidad de contar con documentos y materiales impresos. Lo que sí ha provocado el advenimiento de lo digital es que las organizaciones sean más selectivas y específicas en cuestión de sus necesidades de impresión, de tal forma que tareas como elegir una impresora para una empresa deben tomar en cuenta múltiples factores.
Existen muchos tipos de impresoras en el mercado y elegir una que se adecúe a los requerimientos empresariales puede ser una labor compleja para los tomadores de decisiones. Adicionalmente, estamos hablando de un dispositivo clave para un flujo óptimo de las actividades laborales, tanto internas como externas, por lo que su correcta elección es aún más importante.
En este artículo conocerás algunos consejos y recomendaciones que te ayudarán a tomar una decisión acertada sobre el sistema de impresión adecuado para tu empresa.
Tipos de impresión para empresa
A lo largo de la historia han surgido y desaparecido diversos sistemas de impresión de utilidad para usuarios con distintos volúmenes de impresión. Para las empresas –cuyas necesidades van desde impresiones en cantidades medias hasta aquellas sumamente intensivas–, los tipos de impresión más comunes en la actualidad son 3: la impresión por inyección de tinta, la impresión láser y la impresión offset.
Impresión por inyección de tinta
Como su nombre indica, las impresoras de inyección de tinta son dispositivos que utilizan la tinta alojada en sus cabezales para distribuirla en forma de pequeñas gotas sobre el papel.
Utilizan una combinación de los colores cian, magenta, amarillo y negro conocida como “CMYK”, por sus siglas en inglés. Esta permite obtener impresiones con imágenes de alta calidad y textos nítidos que facilitan la lectura.
Pese a que normalmente se asocian a un uso casero e individual con tareas de impresión simples, lo cierto es que pueden ser de enorme utilidad para las empresas con requerimientos medios (como aquellas pertenecientes a los sectores financieros, bancarios e instituciones gubernamentales) y altos (como las que pertenecen al sector de las artes gráficas y la editorial), lo que ayuda a la sostenibilidad de las empresas.
Ofrecen ventajas puntuales como:
• Bajo costo de adquisición.
• Mayor resolución y calidad superior de impresión.
• Soporte de varios formatos, tamaños, gramajes de papel.
• Altas velocidades de impresión.
• Facilidad de operación y mantenimiento.
• Funcionan como un gran complemento para otras soluciones de impresión.
• Algunas utilizan controladores o software para optimizar los flujos de trabajo.
• Ocupan poco espacio.
Impresión láser
Las impresoras láser se caracterizan principalmente por usar un tambor fotoconductor y tóner (tinta seca) que se fija al papel mediante calor y presión.
En cuestión de calidad de impresión, las impresoras láser palidecen ligeramente contra los resultados que se pueden obtener con impresoras de inyección de tinta; no obstante, cuando se trata de imprimir documentos sencillos, sin mucha carga de color e incluso monocromáticos, las impresoras láser cumplen satisfactoriamente.
Al sacrificar ligeramente la calidad de impresión de imágenes y demás gráficos a color, las impresoras láser obtienen una velocidad de impresión mayor. En consecuencia, los volúmenes de impresión que podrás obtener de la tecnología láser son, igualmente, mayores.
Respecto al tema del costo que puede representar cada tecnología existen ciertos elementos que no necesariamente se comparan en igualdad de condiciones. Por ejemplo, aunque el coste de adquisición de las impresoras de inyección de tinta es menor que aquellas de tecnología láser, la idea de comprar consumibles puede alejar a algunos; sin embargo, mientras las impresoras de inyección típicamente tienen sólo un tipo de consumible (los cartuchos de tinta), la impresión láser requiere de dos (el tóner y las unidades de tambor).
Impresión offset
Este método de impresión consiste en la aplicación de tinta sobre una plancha metálica. Se trata de un sistema de impresión indirecta; es decir, la imagen no pasa de la plancha al tipo de soporte sobre el que se desea imprimir. La imagen pasa de la plancha a un cilindro de caucho para después pasar al soporte.
La principal ventaja de este tipo de impresión es la alta calidad y nitidez que otorga al momento de impresión. Además, esta técnica puede ser usada en una gran variedad de superficies y con una notable velocidad de impresión.
No obstante sus grandes ventajas para la impresión a grandes volúmenes y escalas, lo cierto es que este sistema puede no ser de mucha utilidad para exigencias y necesidades moderadas.
En este sentido, algunas desventajas puntuales de la impresión offset son:
• El costo de adquisición de la máquina puede ser alto.
• Su uso no es sencillo o intuitivo.
• Pueden ocurrir inestabilidades que alteren el color durante la impresión.
• Resulta imposible personalizar ejemplares únicos de un tiraje.
¿Qué aspectos debo tener en cuenta para elegir la impresora ideal para mi empresa?
Una vez que conocimos sobre los principales tipos de impresoras para las empresas, es oportuno conocer cuáles son los aspectos que debes tener en cuenta al momento de realizar una elección. Por ello, piensa en aspectos como:
• Promedio mensual de impresiones
Si se trata de tirajes superlativos e intensivos de materiales con poca personalización, contar con los servicios propios o contratados de una impresora offset podría ser una buena idea. Sin embargo, si se busca obtener volúmenes de impresión altos o medios –e incluso si fluctúan entre ambos– con calidad superior, el sistema de impresión adecuado es aquella por inyección de tinta. Por el contrario, la impresión láser te garantizará una impresión a altos o medios volúmenes con una calidad aceptable.
• Cantidad de recursos que utilicen color (imágenes, gráficas)
El uso del color también puede ser un factor determinante. Mientras que la impresión offset y por inyección de tinta pueden ser utilizadas para una calidad inmejorable de imágenes y gráficas a color, la impresión láser funciona mejor cuando las necesidades se reducen a materiales en blanco y negro.
• Destinatario de los documentos (externo o interno)
Si la mayoría de los documentos serán de uso interno y basta con una calidad óptima en la impresión, sin usar colores, la impresión láser cumple con los requisitos a cabalidad. Si, por otro lado, la circulación de los materiales se dará de forma externa a la empresa (por ejemplo, para distintos clientes) y estos contienen diversos colores, las impresoras offset y de tinta son muy buenas opciones.
• Formatos de impresión comúnmente utilizados
Los tipos de papel usados por las industrias son muy variados y dependen de características como: grosor, gramaje, tamaño y acabado. Toma en cuenta ello al momento de elegir una impresora.
• Necesidades de personalización
En ocasiones, deseamos que los materiales de un mismo tiraje o lote tengan ligeras variaciones para añadir un grado de personalización. Con impresoras de láser e inyección de tinta esto es posible; sin embargo, para la impresión offset esto se vuelve imposible.
• Gasto en consumibles
Aunque algunas impresoras pueden parecer económicas en un inicio, sus costos de operación pueden incrementarse debido al elevado gasto en consumibles que necesitan. Considera esto antes de tomar una decisión.
• Facilidad de uso y mantenimiento
En la actualidad, necesitamos de dispositivos simples en su operación con el propósito de que todos los miembros de la organización puedan usarlos sin complicaciones.
De igual manera, su mantenimiento debe ser sencillo para evitar que, si llegan a estar fuera de servicio, su reparación sea rápida y no se interrumpa por mucho tiempo el flujo de trabajo.
• Espacio en la oficina
Un aspecto pocas veces considerado es el espacio que los sistemas de operación ocuparán en el lugar de trabajo. Su ubicación debe estar en un lugar de fácil acceso para usuarios y equipo de mantenimiento.
Existen muchos tipos de impresoras y la elección de una para las empresas debe hacerse considerando los aspectos que mencionamos. Recuerda: la mejor impresora es aquella que se adapta a tus necesidades. Se trata de un recurso clave para la empresa, por lo que el tiempo empleado en su elección es tiempo bien invertido.
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