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No decimos que todas las instituciones son ineficientes o poseen un mal servicio al cliente, pero las circunstancias en las que se trabaja, ya sea por razones presupuestarias o la gran cantidad de ciudadanos solicitando un trámite, hacen que los procesos sean más tardados.
Sin embargo, si trabajas en una de estas oficinas de gobierno, te traemos soluciones tecnológicas que cambiarán por completo tu agilidad en la oficina.
Es muy bueno contar con un equipo de escaneo, que te permita guardar los archivos directamente en la nube, pero debes asegurarte que es una herramienta segura para tus documentos. En gobierno se trabaja con datos confidenciales de ciudadanos, que no deberían salir de las oficinas, a menos que estén categorizados como públicos o sean solicitados por la persona involucrada; por lo que la seguridad es un requisito indispensable.
¿Cómo saber que es seguro? Tu asesor de soluciones deberá darte todas las especificaciones del equipo e informarte si cumple con las normas de codificación requeridas. Aunque parezca que esta solución es más sobre seguridad y no sobre agilizar procesos, te podemos asegurar que al tener un equipo multifuncional confiable, habrá una preocupación menos para los directivos y no tendrás que checar a cada momento si todos los documentos están bien gestionados.
Parte de agilizar tu flujo de trabajo es tener el control sobre los permisos de cada colaborador en la oficina, una vez que puedas administrar quién puede realizar una acción o no, las aprobaciones ya no serán un proceso burocrático. Estarás automatizando los procesos y habrá menos micro gestiones para coordinadores de área.
Esta solución tendrá un gran impacto en el servicio a ciudadanos, ya que sus tiempos de espera serán reducidos, y cada servidor público hará su trabajo de forma más ordenada y eficiente.
Esta decisión te ahorrará más tiempo del que crees, ya que si trabajas con una empresa aliada que facilite el proceso de compra, tu gestión administrativa será menos pesada. Siempre que tu asesor tenga experiencia en tu industria será un valor agregado para la institución de gobierno, ya que no deberás explicar los requisitos ni acompañarlo en el proceso y solamente dejarlo en sus manos.
Si este asesor ya trabajó con una institución como la tuya, su diagnóstico será más aterrizado y te ofrecerá las soluciones que más se adapten a tus retos. Si logras obtener herramientas tecnológicas a tu medida, tu flujo de trabajo se optimizará sin gastos innecesarios.
¡Tip extra!
Siempre que inviertas en una solución tecnológica, no olvides asegurarte que cumpla con los requisitos de ahorro energético. Si encuentras un asesor que pueda asegurarte ésto, ya no tendrás mayores problemas para obtener la aprobación del presupuesto y además, tu oficina estará ahorrando dinero que puede ser invertido en más soluciones para agilizar los trámites de gobierno.