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Ventajas de automatizar los procesos de tu empresa

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Feb 18, 2019 11:00:00 AM
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Ventajas de automatizar los procesos de tu empresa 1

La automatización es un término que está de moda, aunque no siempre quiere decir que significa un supermercado de autoservicio como el que hizo Amazon o los coches autónomos que creó Google. A veces, la automatización tecnológica puede ser igual de innovadora que solucionadora de problemas, pero sencilla y práctica.

Ese es el caso de automatizar los procesos de tu empresa, donde utilizar aplicaciones tecnológicas que mejoran el flujo de trabajo y hacen que muchas tareas se lleven a cabo, sin necesidad de supervisión humana y de forma automática. Es decir, sin que nadie tenga que invertir tiempo en la tarea: un proceso automatizado.

Aunque puede surgir la duda si esta opción es segura necesitas saber que el error humano es más común que el de una máquina, por ello es que poco a poco se quieren automatizar procesos que antes representaban pérdida de tiempo para la empresa, por ejemplo: el procesamiento de datos por una computadora.

Antes, le tomaba a un equipo entero de personas poder leer los datos, interpretarlos y ordenarlos. Ahora, el proceso se ha automatizado al punto de obtener cálculos matemáticos desde una laptop, en segundos.

 

Te damos algunas ventajas de automatizar tus procesos en la empresa:

  • Ahorrarás tiempo y dinero

Si por ejemplo, ya no guardas tus documentos de forma manual y física en la oficina, pero empiezas a guardar tu información en la nube puedes empezar a automatizar el proceso de búsqueda de documentos y ahorrar muchísimo tiempo y dinero.

De igual forma, se automatiza guardar estos archivos, ya que si tienes una nomenclatura para guardarlos, puedes hacer que tu programa identifique este patrón y los ordene por ti. Aquí puedes leer más sobre cómo ordenar tus archivos digitales y hacer que la automatización de tu proceso sea aún más eficiente.

 

  • Tus colaboradores serán más eficientes

Si reduces la tarea de tus colaboradores puedes optimizar sus tiempos y hacer que ellos sean más eficientes en las asignaciones más importantes. ¿Para qué tendría tu colaborador que tomarse el tiempo de ir a una impresora y sacar manualmente las impresiones, si puede hacerlo con un clic desde su móvil?

Automatizar procesos es hacer que tus colaboradores ya no desperdicien su tiempo y eso los lleve a desempeñarse mejor en sus cargos. Esto, se traduce a mayor productividad para la empresa y así tener una oficina más rentable.

 

  • Mejora el flujo de datos

Si ya tienes automatizado el proceso de cómo ingresan los datos de tus clientes y se almacenan en las carpetas correspondientes, entonces tu flujo de datos tendrá una mejora a corto plazo y grande. Lograr eso significa automatizar el proceso de administración de datos, que se puede lograr con un sencillo CRM.

Además de poder manejar información de forma eficiente, también tendrás una base de datos digital que te servirá para automatizar otros procesos, como el envío de correos electrónicos. Recuerda que cada pequeño flujo que pueda hacerse más rápido, permite que tu empresa crezca y sea más rentable.

 

  • Ventaja competitiva

Cuando tus procesos son más rápidos y tu empresa tiene automatizadas algunas tareas será natural tener una ventaja competitiva frente a otras empresas. Podrás dar un servicio más rápido y con mayor control de calidad.

Tu equipo estará enfocado en hacer su trabajo de forma correcta y evitarás errores humanos, que pueden poner en riesgo la relación con un cliente. Mientras más procesos tengas automatizados, más te podrás enfocar en mejorar lo que ya haces y ofrecer un mejor servicio.

No le temas a la tecnología, ni a la palabra “automatización”, mientras más investigues sobre herramientas que te ayudan a lograr automatizar procesos, te darás cuenta que es necesario para el contexto comercial actual. Así que busca soluciones para tu negocio, que hagan a tu empresa más rentable.

 

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