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Tips para ordenar documentos en tu archivo digital

Publicado por Kyocera MX el Jan 14, 2019 11:00:00 AM
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Tips para ordenar documentos en tu archivo digital

Tener tus documentos en línea no es suficiente para que tus procesos mejoren, también necesitas aprender a ordenar estos archivos y así obtener las mayores ventajas de utilizar la nube para almacenar información. Para que funcione será necesario establecer un proceso para cada una de las áreas y colaboradores, donde esté detallado cada paso al subir nuevos archivos digitales.

Si empiezas a tener un hábito de orden con tu nube lograrás ahorrar tiempo y hacer que la oficina sea mucho más eficiente. El flujo de trabajo mejorará notablemente y tus clientes estarán más seguros. Además cada vez que se requiera un archivo, sin importar el tiempo que lleva guardado, será más rápido acceder a este para dar una pronta solución al problema.

Pero ¿cómo ordenarlos para que el proceso mejore?

 

  • Crear un proceso para almacenar los documentos

Todos los colaboradores deben saber qué datos poner en el nombre del archivo, cuál será la nomenclatura y cómo se realiza el respaldo de los documentos. Si hay un protocolo claro y estándar en la empresa, entonces la digitalización de documentos sí beneficiará tu flujo de trabajo, yendo más allá de una herramienta tecnológica.

 

  • Que los nombres sean descriptivos

Entre más detalles incluyas en el nombre del archivo, será más fácil diferenciar los documentos y encontrarlos. Esto evita que pases horas revisando el contenido para descubrir si es el correcto. Colocar el tema del archivo, la empresa y la fecha es una buena forma de clasificarlos.

 

  • Coloca la fecha invertida

Si escribes el año primero, el mes y luego el día, las carpetas se ordenarán de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo. El orden es primordial al momento de archivar documentos en la nube, ya que de esto dependerá su funcionalidad.

 

  • Realiza copias de seguridad constantemente

A pesar que existen respaldos automáticos en la nube, siempre es importante realizar copias de seguridad en discos duros cada cierto tiempo. Así puedes sentirte más seguro y evitar accidentes fatales de pérdidas de información.

 

  • Entre más documentos, más subcarpetas

No temas crear carpetas específicas, esto hará que tu nube esté más ordenada y ayudará al equipo a encontrar lo que necesitan sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de una buena administración de documentos en línea está en los detalles.

 

  • Capacita a tu personal

Los procesos deben ser conocidos por todos los colaboradores y también deben aprender a utilizar la nube para no cometer errores. Si adoptas esta tecnología es importante que inviertas tiempo en dominarla y una vez todos se sientan seguros sobre cómo utilizarla, se puede continuar con la digitalización total de documentos.

Nunca olvides que las herramientas tecnológicas no son nada, sin que los colaboradores la utilicen de forma correcta. Así que digitalizar tus documentos solo es primer paso para que tu empresa funcione de forma más eficiente.

 

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