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¿Trabajas en una institución pública? Si tu respuesta fue afirmativa, seguro te has enfrentado alguna vez con la frase “No hay presupuesto”, ya que debido a cambios de gobierno, decisiones en el parlamento o crisis económicas en el país, se miran afectadas casi todas las oficinas de gobierno. Sin embargo, este reto tiene distintas formas de enfrentarse, y estar preparados ante los recortes debe ser una obligación.
Muchas personas creen que trabajar más horas y eliminar procesos, que a veces pueden percibirse burocráticos, es la solución a este problema. Y sí, es probable que estas decisiones aporten a sacar el trabajo a tiempo y reducir el gasto de recursos económicos, pero no son una solución a mediano o largo plazo.
La mejor forma para prepararte a esas sorpresas de presupuesto, está en optimizar tu flujo de trabajo al máximo. Aquí algunas formas de lograrlo:
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Eliminar procesos obsoletos, sin que afecten el flujo de trabajo
No porque un proceso es engorroso, quiere decir que debemos eliminarlo. Debes priorizar la calidad y luego seguir con la agilización. Por ello, te recomendamos evaluar los procesos existentes y detectar, con todo el equipo de trabajo, si hay alguno que puede ser eliminado o modificado, para hacerlo más eficiente.
Esto puede ir desde la impresión de documentos, hasta la forma en que aprueban órdenes de compra. No importa la naturaleza del proceso, pero sí el tiempo que le está llevando a los colaboradores a ejecutarlo. Elimina y modifica cuanto sea necesario, sin dejar a un lado el servicio que necesitas entregarle a los ciudadanos.
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Economizar en la administración e impresión documentos
Gobierno es una industria que debe manejar una gran cantidad de documentos, así que la forma de hacerlo influye en la eficiencia de toda la oficina. Usualmente, las instituciones públicas en Latinoamérica tienen un poco de resistencia a la digitalización de documentos, pero es una decisión que puede agilizar significativamente todos los procesos de la institución.
Por ejemplo, si se deja de tener un espacio físico para guardar archivos, no solo ahorrarás espacio; también tendrás la oportunidad de invertir menos tiempo en la búsqueda de ellos. Todos podrán acceder a los documentos que necesitan desde sus dispositivos, con regulación de permisos y la rapidez que necesitan.
Parte de las ventajas de administrar documentos en línea es el poder archivar los nuevos papeles de forma fácil en la nube, solo necesitas un equipo multifuncional que te permita conectar la aplicación indicada para tus necesidades. Por ejemplo, tener la opción de escanear documentos físicos, ordenarlos y guardarlos en tu plataforma digital.
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Adoptar tecnología móvil
Desde la persona de recepción, hasta el administrador de la institución utilizan el móvil para comunicarse con su familia, colaboradores de trabajo y más. Entonces ¿por qué no incluir este dispositivo en el trabajo diario? Es una tecnología que ya utilizamos y cada vez se hace más poderosa, por eso la posibilidad de hacer gestiones administrativas desde el móvil es una excelente opción.
Si las personas de la oficina ya se sienten cómodas utilizando este dispositivo, integrarlo a los procesos de trabajo no será un cambio drástico para el personal, y se sentirá como una adaptación a sus hábitos. Esta acción puede ser ejecutada sin mayor problema entre los colaboradores, y no deberás preocuparte por horas de capacitación, ya que ellos están familiarizados con las aplicaciones móviles.
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Invierte antes de tener un recorte presupuestario
Nadie es adivino y prever un recorte en tu presupuesto puede ser difícil, pero cuando tengas los recursos necesitas invertir en nuevos equipos y tecnologías que mejoren tus procesos. Así, cuando llegue menos dinero a tu oficina, ya tendrás la eficiencia suficiente para enfrentar el reto de hacer lo mismo, con menos.
Sin embargo, no sirve de nada invertir en herramientas o equipos que no responden las necesidades de la institución. Por eso, te recomendamos primero invertir en un estudio sobre lo que tienes en el presente y así diagnosticar qué puede servir para mejorar.
Una vez tengas la evaluación de expertos, ya puedes empezar a cambiar lo que se necesita cambiar o mejorar lo existente. Todo lo que hagas con el objetivo de mejorar tus procesos internos, hará que cuando ese recorte de presupuesto llegue, tu oficina esté preparada para sufrir los menores cambios posibles.
