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Las filtraciones de datos ahora son más comunes, ya que debido al uso no adecuado de la nube para archivar documentos, hackers contratados pueden intervenir una empresa y tomar el control de su información. Esto sucede desde pequeñas a grandes empresas, pero siempre ocurre por un error de seguridad o personas infiltradas, no por usar el internet para guardar estos datos.
Por eso necesitas tomar las medidas necesarias para que no suceda en tu institución o empresa, con protocolos de seguridad estrictos y un servicio de almacenamiento seguro. Pero ¿cómo lograr ambas cosas? Te compartimos algunas recomendaciones.
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Investiga sobre la nube
Antes de adoptar una nueva tecnología, lo más recomendable es entender cómo funciona. Si conoces todos los detalles sobre la herramienta digital que usas, será mucho más fácil saber cuál servicio elegir y porqué. No te estamos diciendo que debes sacar un diplomado en programación (aunque si lo deseas, perfecto), pero sí necesitas hacer un esfuerzo por estar informado y así evitar errores, que tú mismo pudiste prevenir.
Por ejemplo, si sabes qué significa que tu información se encuentre cifrada, ya no aceptarás un servicio que no cumpla con este requisito. La trillada frase de “el conocimiento es poder” es real, mientras más te llenas de información sobre un tema, más control tendrás.
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Aprende a construir protocolos para guardar tus documentos digitales
Administrar documentos en línea va más allá de invertir en la tecnología para hacerlo, también requiere de un protocolo donde se especifique cómo guardar cada archivo. De esta forma, tus documentos no estarán desordenados y sabrás exactamente dónde se encuentran, sin importar la persona que los suba a la nube.
Recuerda que el orden no solo facilitará el trabajo de todos, también te ayudará a restringir accesos a documentos específicos y por supuesto, obtenerlos cuando más los necesites. Si ordenas de forma correcta tus archivos digitales, se reducirán las probabilidades de extraviar información confidencial.
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Utiliza aplicaciones y equipos multifuncionales especializados en tu industria
Cada industria tiene necesidades distintas, también deben responder a ciertos reglamentos con sus archivos y la forma en que protegen la documentación, como las instituciones legales, de salud o gobierno. Por ello es muy importante que los equipos de impresión que compres sean compatibles con aplicaciones y te permitan cumplir con todos los requisitos de seguridad.
Además de tener mayor seguridad si tu equipo físico y digital están conectados, puedes acceder a ambos desde tu celular y saber cuándo se realiza una acción sobre tus documentos digitales o equipos multifuncionales. Esta es una de las mayores ventajas de trabajar con herramientas físicas, que tengan una conexión digital y adaptación a móviles.
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Contrata un asesor de soluciones administrativas
Aunque empieces a estudiar sobre seguridad en la nube, modos de archivar tus documentos o aplicaciones que se conecten con equipos de impresión, siempre se necesitará un asesor experto para asegurar tu información más confidencial. Este asesor no solo resolverá dudas sobre seguridad, también te ayudará a encontrar soluciones para otros retos dentro de tu oficina.
Usualmente, las empresas asesoras tienen equipos técnicos especializados en las distintas industrias y pueden trabajar contigo para personalizar tu sistema de gestión de documentos en línea. Además, se convertirán en aliados estratégicos para facilitar procesos y hacer que tu empresa o institución sea más rentable, muchas veces a través de herramientas tecnológicas.
¡Recuerda!
La protección de tus documentos es responsabilidad de cada miembro de la empresa, por ello debes recordar tener contratos que reflejen acuerdos de confidencialidad. Así mismo, trabajar con proveedores que tengan experiencia en tu industria y den un valor agregado a tus procesos.
