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Conoce la importancia de administrar tus documentos en línea

Publicado por Kyocera MX el Oct 8, 2018 1:00:00 PM
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La era digital ha cambiado la forma en que vivimos y trabajamos, ahora la tecnología nos permite tener el control de nuestras vidas desde un móvil. Estas herramientas, también cambian cómo trabajamos y manejamos las empresas, actualmente existen diversas opciones para convertir oficinas enteras en ambientes tecnológicos y más funcionales.

Sin embargo, llevar a cabo estas actualizaciones en los espacios de trabajo, lleva un poco de tiempo e inversión económica. Por ejemplo, no harás que todos tus colaboradores se adapten a utilizar un software de medición de tiempos en un solo día, necesitarás capacitarlos y atravesar una curva de aprendizaje. Por ello, es importante incorporar herramientas de forma paulatina y con un margen de tiempo idóneo para la complejidad que requiera.

Uno de los cambios más importantes a realizar, es la digitalización de documentos ¿por qué? Es necesario empezar a deshacerse de papeles y gestionar información delicada de forma segura, sin riesgos físicos. Les compartimos algunas razones por las cuales, gestionar documentos en línea, es el perfecto primer paso para modernizar tu empresa.

  1. Documentos bajo ningún riesgo

La mayoría de veces, asignamos un cuarto donde se archivan todos los papeles importantes de la empresa. Esta bodega, debe estar climatizada para que el papel no se dañe, también es necesario mantenerla libre de suciedad, ya que la aglomeración de cajas puede desencadenar una plaga de insectos.

Así mismo, estos papeles están en constante riesgo de sufrir daños, por una gotera cuando llueve o hasta por una taza de café mal puesta. Sin duda, mantener documentos en físico coloca en peligro la información de una empresa. Por eso, si decides ingresar tus documentos en una base de datos en la nube, no solo proteges la información, también te ahorrarás espacio y dinero.

  1. Optimización del tiempo

¿Cuántas horas gastan tus colaboradores buscando un papel entre cientos de cajas? Seguro muchas. Es un problema común, perder tiempo por actividades administrativas que fácilmente pueden optimizarse, gestionar documentos es una de ellas.

La ventaja, es la facilidad en que se puede simplificar este proceso, una vez que tengas los documentos en línea, encontrarlos solo significa escribir el nombre del archivo y darle click. Olvídate de invertir horas en ordenar papeles o contratar a una persona que solo se dedique a manejar esos documentos, cuando ya estén en la nube, solo será cuestión de segundos encontrar lo que buscabas.

  1. Ahorro de dinero

¿Te imaginas dejar de gastar en tantas impresiones? Cuando tus documentos se gestionan en línea, solo debes imprimir los que vayas a utilizar en físico, pero no será requisito para mantener ordenada tu información. Como consecuencia, no solo ahorrarás en tinta para impresoras, también se gastará menos papel. Además, ya no será necesario invertir en una sola persona para estar a cargo de los archivos o rentar un espacio extra, solo para almacenarlos.

Así que podrás eliminar un gasto de tu presupuesto mensual y destinarlo a otras soluciones, mucho más rentables. Tampoco puedes olvidar que el tiempo es dinero y al reducir operaciones administrativas, también reduces gastos.

  1. Información más segura

A pesar de tener definidos los accesos de colaboradores a ciertas áreas de la oficina, el solo hecho de tener físicamente documentos con información delicada sobre clientes, pone en riesgo su seguridad. Por eso, gestionar los documentos en línea, también te permite proteger cuentas claves.

Una vez que la información esté en un software de administración y almacenamiento en línea, podrás monitorear quién, cuándo y dónde accede a tus documentos. Lo que significa ser más responsable con la información de tus clientes y asegurarles confidencialidad sin errores humanos. De igual forma, podrás respaldar toda la información y así asegurarte de nunca perderla.

  1. Empresa más tecnológica

Empezar a incorporar herramientas tecnológicas a tu empresa, hará que tus colaboradores sean más eficientes. No solo se trata de modernizar los procesos de trabajo, pero también de optimizar el funcionamiento del negocio para lograr rentabilidad. Los cambios que empieces a hacer a nivel tecnológico, formarán el camino que necesitas seguir para cada vez tener equipos más digitales y productivos.

 

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Temas: Gestión de documentos, Gestión de documentos en línea, Tecnología

 

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  • Gestionar tus documentos
  • Mejorar procesos administrativos
  • Administrar tus gastos de administración
  • Usar la tecnología para ser más eficiente

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