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Tu oficina puede estar necesitando de muchos cambios, tanto administrativos como de equipo físico. Sin embargo, antes de hacer una modificación o invertir en algo nuevo, siempre es necesario hacer una evaluación sobre qué necesitas y buscar lo que cubra tus necesidades como empresa.
Por eso es importante que analices todas tus opciones y sepas qué buscar en el equipo que comprarás, no cualquier producto va a ser el ideal para tus colaboradores e industria. En este blog, te daremos algunas claves para encontrar el equipo multifuncional ideal, que además de solucionar el rendimiento de tu oficina, también mejorará tu rentabilidad.
Les compartimos 5 requisitos que tu equipo multifuncional debe cumplir:
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Tener alta capacidad de almacenamiento de papel e impresión
Puede que pienses que eso depende del tamaño de tu oficina o carga de trabajo y estás en lo correcto, pero elegir un equipo multifuncional con alta capacidad puede ser una inversión a largo plazo. No sabes si mañana necesitarás más velocidad de impresión o tu empresa crecerá, lo que sería ideal.
Así mismo, no olvides que si inviertes en un equipo (o varios equipos) multifuncional, te saldrá más costoso comprar uno que no cubra tus necesidades, a uno que esté listo para crecer junto a tu equipo. Revisa siempre que la capacidad del equipo multifuncional sea igual o mayor a las necesidades de tu oficina.
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Que ahorre tinta y papel
Si compras un equipo multifuncional recuerda obtener uno que sea amigable con el ambiente y te haga ahorrar dinero. Para lograrlo, se necesita averiguar si tu equipo de impresión es ahorrativo o no, esto puedes saberlo viendo las especificaciones técnicas.
También puedes leer casos de éxito con dicho equipo, que demuestren este aspecto o conocer si cuenta con el cumplimiento de un artículo o ley especial para dicha industria.
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Conectarse con aplicaciones digitales
La gran importancia de tener un equipo multifuncional capaz de conectarse a todos los dispositivos, a través de aplicaciones digitales que agilicen tu flujo de trabajo. Esto, no solo es para modernizar la empresa, también se trata de recortar gastos al hacer que tus colaboradores sean más productivos y su trabajo más rápido.
La mejor forma de lograr ambas cosas es utilizar la tecnología a tu favor, desde conectarse a la nube, hasta gestionar documentos con tu móvil. Ambas posibilidades hacen que tu equipo multifuncional sea mucho más que para imprimir o escanear documentos. Servirá para mejorar los procesos de tu compañía.
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Capacidad rápida de escaneo y lectura de documentos, según tu industria
Si tu industria necesita la digitalización constante de documentos, como comúnmente sucede, entonces el escaneo es muy importante. Existen equipos multifuncionales, que te permiten escanear un documento y subirlo directamente a la nube, además de mecanismos de lecturas que agilizan el procesamiento de información.
También existen aplicaciones que te permiten escanear y editar el documento, una vez en la nube. Esto es indispensable para no gastar más tinta ni papel y poder corregir errores comunes en los archivos.
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Que se ajuste a las necesidades de tus colaboradores
Lo más importante para que una oficina funcione es que los colaboradores estén cómodos y con las condiciones necesarias, para ser más productivos en su día a día. Por eso debes asegurarte que el equipo multifuncional realmente puede adaptarse a cualquier colaborador, ya tenga una discapacidad de desarrollo o no.
