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El auge del teletrabajo, las videoconferencias y las oficinas híbridas en 2020, así como el incremento del consumo de Internet a nivel personal, han contribuido a acelerar el crecimiento del uso de datos. Según Forbes, está previsto que los datos de todo el mundo lleguen a ocupar un total de 175 zettabytes en 2025. Sin embargo, si las tendencias actuales de este mundo hiperconectado siguen por el mismo camino, hay muchas posibilidades de que esa estimación resulte incluso insuficiente. Por ello, es necesario tener en cuenta aspectos tan esenciales como los procesos de administración de archivos y gestión documental.
Y es que, las empresas que se están adaptando a la nueva normalidad mediante la creación de oficinas híbridas generan más información digital que nunca y, ante ello, se les presenta la siguiente cuestión: ¿cómo van a gestionar sus datos?
Los empresarios más visionarios están optando por la inteligencia artificial (IA) y la computación cognitiva para revolucionar su forma de almacenar, archivar, procesar y extraer la información.
Al contrario de lo que ocurre con los sistemas convencionales de procesamiento de datos, que siguen una misma lógica en todo momento, los algoritmos de IA se vuelven cada vez más inteligentes a medida que reciben y analizan datos. Estos sistemas están diseñados para detectar tendencias y patrones para ofrecer predicciones de cara al futuro.
La capacidad exclusiva de la IA para «aprender» a partir del procesamiento de grandes volúmenes de datos permite que los usuarios puedan controlar y gestionar enormes cantidades de contenido. Es por ello que la IA promete transformar por completo la gestión documental actual. Las soluciones de inteligencia artificial resultan imprescindibles para las organizaciones que tratan de adoptar nuevos procesos de administración de archivos y gestión documental en sus oficinas híbridas, ya que les permite optimizar sus sistemas para mejorar la productividad, la eficiencia y el crecimiento empresarial tanto en 2020 como de cara al futuro.
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Clasificación y procesamiento automáticos
Mientras que la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (ORC, por sus siglas en inglés) reconoce el texto, la IA va un paso más allá y es capaz de «leer» la información incluida en un documento, clasificarla correctamente y, a partir de ahí, automatizar los flujos de trabajo, todo ello a una velocidad infinitamente mayor de la que lo haría cualquier persona.
A pesar de que, en un primer momento, el sistema se guía por una serie de reglas, sus capacidades de identificación y procesamiento mejoran constantemente gracias al aprendizaje automático, que le permite incrementar sus capacidades a través de una exposición continua a distintos documentos y a las acciones que los empleados realizan sobre ellos.
Un sistema encargado de los procesos de administración de archivos y gestión documental impulsado por IA podría, por ejemplo, identificar facturas mediante el reconocimiento de elementos como el número de factura, las líneas de enumeración de los bienes o servicios prestados, etc., incluso si aparecen ubicados en distinto lugar o escritos en fuentes y tamaños de letra diferentes según la empresa que la haya emitido.
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Extracción de datos
Un sistema de administración de archivos y gestión documental impulsado por IA puede leer la información de forma precisa y entender su contexto para extraer datos como nunca antes. Hoy en día, esta capacidad resulta fundamental para las empresas que ven cómo la colaboración virtual y la necesidad de compartir documentos crecen a pasos agigantados.
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Creación de clústeres de documentos
La creación de clústeres de documentos, es decir, la capacidad de agrupar por temas los distintos documentos antes de proceder a su clasificación, es otra de las funcionalidades que ofrece la IA.
Esto puede ayudar a que las organizaciones entiendan mejor cómo se relacionan entre sí los archivos dentro de un contexto más amplio y, además, les ayuda a encontrar similitudes y establecer conclusiones, lo cual probablemente no hubiera sido posible de otra forma.
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Seguridad avanzada
La seguridad es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los entornos de trabajo híbridos, ya que es necesario proteger una gran cantidad de terminales, redes y entornos en la nube. La IA es una herramienta de ciberseguridad más que las empresas pueden añadir a su infraestructura de protección de datos.
Los sistemas de administración de archivos y gestión documental impulsados por IA pueden ayudar a mejorar la seguridad y proteger los datos de los clientes. Para ello, detecta los documentos que contengan información de identificación personal (PII, por sus siglas en inglés) o sensible y los marca para que reciban un procesamiento especial. La clasificación y el procesamiento automáticos garantizan que los documentos no se almacenen en lugares poco seguros hasta el momento de gestionarlos.
La IA también puede reforzar el acceso de los usuarios mediante técnicas de biometría seguras y altamente precisas como el reconocimiento facial, que permite identificar a los empleados que tienen permiso para acceder a los datos y, de esta forma, evitar visualizaciones o modificaciones no autorizadas de los documentos.
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Análisis de datos
Puede que una de las características más atractivas del uso de IA para la administración de archivos y gestión documental sea su potencial de análisis y el consiguiente valor que puede aportar a las empresas.
Las plataformas cognitivas como servicio (PaaS, por sus siglas en inglés) llevan la gestión documental a un nivel completamente nuevo gracias al uso de los datos recolectados, la aplicación de técnicas como el aprendizaje automático, los análisis predictivos y la visualización de datos para mejorar la toma de decisiones y optimizar los procedimientos empresariales.
Con la llegada de la IA, los sistemas de administración de archivos y gestión documental están creciendo a una velocidad de vértigo, por lo que cuanto antes se adopte esta tecnología, especialmente en las oficinas híbridas, antes se verán sus resultados.
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