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Todo cambio ocasionará resistencia entre las personas involucradas, esto incluye la innovación tecnológica que implementes en tus oficinas. Para que todo el equipo se adapte a las herramientas de trabajo, debes preparar a tus colaboradores para adoptar nuevas tecnologías.
Si esto sucede, no debes alarmarte, es totalmente normal. Sin embargo, no es un problema que se solucionará solo o con el tiempo, es necesario tomar acciones para que el proceso no sea engorroso y puedas obtener resultados a corto plazo. Es importante que cada miembro del equipo, sienta que sus líderes entienden la dificultad que conlleva esta transición de procesos.
Implementar una nueva tecnología en la oficina, no solo es comprar el software, instalarlo e indicarle a todos cómo utilizarlo. También, se necesita acompañamiento técnico y emocional para tus colaboradores, quienes pasarán por momentos incómodos donde pueden sentirse frustrados por no saber utilizar las nuevas herramientas.
Pero no te preocupes, lograr implementar un nuevo software o herramienta tecnológica en tu empresa sin afectar a tu equipo, es posible. Sin embargo, debes tomar estos 4 aspectos en cuenta antes de sorprenderlos con una nueva forma de trabajo.
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Comprende la forma en que trabaja tu equipo.
Antes de haber contratado una nueva tecnología, seguro estudiaste los flujos de trabajo dentro de tu empresa y con ello, descubriste los procesos que lleva tu equipo para hacer funcionar sus departamentos. Ahora, es tu tarea revisar esos documentos nuevamente y definir cómo la nueva herramienta entraría a formar parte del flujo que ya existe.
Si conoces los pasos que toman tus colaboradores para ejecutar una tarea, será más fácil determinar en cuáles etapas pueden haber problemas de adaptación. Luego de estudiar los procesos, haz una lista de los puntos que piensas requerirán de mayor atención y empieza una forma de disminuir las probabilidades de un efecto negativo en tu equipo.
Para este paso, recomendamos evaluarlo junto a los líderes de área y trabajar un plan de acción sobre las conclusiones que obtengan.
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Tómate el tiempo para introducir la nueva tecnología.
Introducir una nueva herramienta en la empresa, cambiará totalmente la forma en que funcionará un equipo de trabajo. Por ello, necesitas invertir tiempo en presentar este “nuevo proyecto” y hacer que cada colaborador se sienta incluido en el proceso.
Puedes lograrlo llevando a cabo un lanzamiento, donde les hagas una presentación personalizada y aclares todas las dudas que creas pueden tener, especialmente luego de haber analizado sus procesos. Debes adelantarte a las preguntas que puedan tener, para que así se sientan comprendidos y logren notar el esfuerzo que ha hecho gerencia por ejecutar una adecuada transición.
Así mismo, deja un espacio para preguntas, dudas y sugerencias. No les hagas sentir como que es una decisión unilateral, muéstrate flexible y si puedes, resuelve todas las interrogantes que surjan en ese momento. Déjales saber que evaluarán cómo resulta el cambio y se tomarán decisiones en consecuencia a los resultados.
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Crea un plan de capacitación.
Uno de los temores más frecuentes entre colaboradores al momento de adoptar una nueva tecnología, es qué pasará si no logran entenderla o usarla. Es conveniente darle seguridad a tus colaboradores y que no se sientan en riesgo de perder sus trabajos, solo por una nueva herramienta.
La mejor forma de darles seguridad, es capacitarlos por un período de tiempo hasta que se encuentren listos para usar la nueva tecnología en su rutina de trabajo diaria. Esta capacitación no solo debe consistir en aprender sobre la nueva herramienta, también debe ser una preparación emocional sobre el cambio.
La persona encargada de impartir o coordinar estos espacios de aprendizaje, debe ser empática y paciente con el equipo. Es importante preguntar de forma constante si se sienten cómodos con la nueva tecnología, resolver incertidumbres y crear un ambiente de confianza.
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Evalúa el proceso de adaptación y toma decisiones.
Haz un plan de evaluación, donde tomes en cuenta los resultados a nivel administrativo y la adaptación de los colaboradores. Si elegiste correctamente a tu asesor de soluciones, no tendrás problemas en ajustar la solución si no está funcionando.
No dejes nada escrito en piedra, debes ser flexible hasta encontrar la mejor forma de aumentar la productividad en tu equipo. Recuerda que ninguna tecnología es útil, si no se implementa de forma correcta.
