La importancia de integrar la protección de datos personales a mi ambiente de impresión y manejo de documentos

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En los últimos años, el tema de protección de datos personales se ha puesto de moda. Seguramente tu empresa ya ha implementado algunas acciones para atender este asunto, es más, muy probablemente, tu firma de correo electrónico, como la mía, incluye una leyenda sobre cómo serán tratados los datos personales que se compartan con tu organización por esa vía.

Sin embargo, muy pocas organizaciones han tomado consciencia de que los documentos de negocio representan un riesgo de seguridad para el manejo de datos personales, te comparto un dato: más del 60% de la información de nuestros clientes se encuentra almacenada en nuestros documentos de negocio, entre esta información se encuentran los datos personales. 

Además, si tu organización es proveedor de algún producto o servicio para otra organización con base en la Unión Europea, tarde o temprano serán cuestionados respecto al cumplimiento de la regulación GDPR (General Data Protection Regulation), la cual está diseñada para proteger a los residentes de la Unión Europea, del uso fraudulento de sus datos personales. 

Luego entonces, tomar el control de los documentos, así como de los procesos de impresión y digitalización es esencial, te comparto otro dato: el 49% de los incidentes de violación a GDPR, están relacionados al flujo de documentos.

Es tiempo de que todas las organizaciones consideren implementar acciones preventivas y correctivas basadas en el nivel de sensibilidad de los datos personales que cada una maneja.

Y la pregunta entonces es: ¿cómo iniciar? La respuesta es simple, es necesario tomar consciencia de los siguientes puntos:

1. ¿Qué información personal tiene almacenada mi organización?

2. ¿Dónde se encuentra almacenada esta información? 

3. ¿Quién tiene acceso a esta información?

Y una vez que se ha dado respuesta a estos puntos, es necesario implementar soluciones que permitan habilitar el procesamiento seguro de los documentos, incluyendo el transporte y almacenamiento de los mismos.

Construyendo la solución documental ideal para mi organización

Entonces, si el 60% de la información se encuentra en documentos en papel, ¿es posible que mi organización tenga control sobre la información personal que maneja?

Por supuesto la respuesta es SÍ, y para ello, preguntas como las siguientes, nos pueden ayudar:

• ¿Qué tan común es en mi organización que se dejen documentos desatendidos en la impresora?

• ¿Cuántas copias existen de un documento?

• ¿Quién tiene derecho a imprimirlo o más allá, de copiarlo?

Todas estas preguntas se responden dando seguridad a nuestros equipos de impresión y multifuncionales, controlando y monitorizando lo que cada usuario puede o no hacer en un dispositivo, esto es el principio para prevenir el acceso no autorizado a los documentos, uno de los requerimiento de GDPR.

El siguiente paso es hacer que la documentación sea capturada y administrada en formatos digitales protegidos (en lugar de en papel) y almacenada en repositorios centralizados, permitiendo que se reduzca el número de copias que se realizan de los mismos. Además que en adelante, los documentos pueden ser transportados entre usuarios y oficinas de manera segura y encriptada, otro de los requerimientos de GDPR.

Por supuesto, si mi organización tiene mayores requerimientos que éstos, tales como los bancos y demás instituciones financieras y algunas otras, se puede llegar hasta el nivel de monitorear y administrar lo que se está imprimiendo, copiando o enviando mediante un escaneo. También, validar al emisor y al receptor de la información, así como identificar palabras o frases, códigos de barras y otros atributos de los documentos y su contenido, que signifiquen un riesgo de seguridad, colocándolos en cuarentena e informando al responsable del manejo de información personal dentro de nuestra organización, para prevenir una violación a la regulación o hasta una fuga de información confidencial.

Como podemos ver, hay mucho que hacer en cuanto a protección de datos personales en mi ambiente de impresión y manejo de documentos, y la recomendación, es apoyarte en un profesional que te ayude a diseñar y aplicar estrategias propias para tu organización, al tiempo que cuidan el tema presupuestal.

Las aplicaciones que utilices para manejar tus documentos en línea y equipos multifuncionales, pueden ser clave para lograr proteger la información de la empresa y tus clientes. Conoce más sobre nuestras soluciones tecnológicas, todas enfocadas en cómo enfrentar los retos del futuro y mantener tu negocio actualizado.