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Selecciona el software correcto para tu empresa

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Apr 13, 2020 12:00:00 PM
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Selecciona el software correcto para tu empresa

Las nuevas tecnologías están obligando a las empresas a modernizarse, no solo para mantenerse actuales, también porque usar herramientas aportan a tener una empresa más eficiente. Sin embargo, debes aprender a seleccionar el tipo de software que necesitas, tomando en cuenta distintos factores que pueden hacer la diferencia.

Esta decisión debe ser consensuada entre el equipo técnico de la empresa, gerencia y los líderes de área, ya que será parte de todo los procesos y flujos de trabajo dentro la compañía. También, es importante considerar los hábitos de trabajo del equipo y elegir un sistema de gestión que se ajuste a sus necesidades.

 

Cómo seleccionar el software que necesita tu empresa.

  • Haz un diagnóstico de procesos

Antes de incluso buscar un software para tu compañía, debes empezar por analizar los procesos dentro de ella. Una vez que los identifiques, será posible reconocer qué tipo de tecnología necesitas para que mejorar los flujos de trabajo y que funcionen de forma más eficiente.

Recuerda realizar esto en equipo y así obtener la información de primera mano, no es recomendado asumir la forma de trabajo en las áreas. Para esto, puedes hacer un diagnóstico y documentación de tus procesos empresariales, que a pesar de ser un trabajo tardado, puede ser la diferencia entre contratar un servicio exitoso o no.

 

  • Busca un software que pueda adaptarse

Las empresas están en constante cambio, por el crecimiento y los servicios que ofrecen. Por ello, es importante que antes de elegir un software para tu empresa, consideres que este software ofrezca la facilidad de cambio o adaptación. Es una inversión que harás a largo plazo y debe personalizarse según tus necesidades.

 

  • Ten en cuenta el tiempo de implementación

Antes de tomar la decisión, asegúrate de saber cuánto tiempo tomará implementar el software en la empresa, ya que será crucial para saber cuánto intervendrá en los tiempos de atención a tus clientes o la productividad de tus colaboradores.

Esto también dependerá del tamaño de la empresa y la curva de aprendizaje de tus colaboradores. Junto al proveedor de soluciones digitales, debes evaluar todas las variantes y hacer los cálculos correctos para estimar el tiempo que tomará. Así, podrás darle un seguimiento adecuado al desarrollo del proyecto y tomar medidas para no afectar la productividad durante ese tiempo.

 

  • Cuestiona TODO

Investiga todo lo que puedas antes de contratar el software para tu empresa, ya que será parte de tu trabajo y resultará en consecuencias para todo el equipo. No es una decisión que debería tomarse a la ligera, al contrario, haz una lista de dudas sobre la tecnología, funciones, implementación o incluso, la empresa que provee el servicio.

Lo puedes hacer reuniéndote con tu equipo de líderes y canalizando todas las interrogantes que nacen desde cada área de la empresa; luego, depuren las dudas y organicen una junta con el proveedor de soluciones para aclararlas. También, puede funcionar mandar una encuesta a todos los colaboradores y así conocer cuáles son las dudas más usuales entre los colaboradores.

 

  • Investiga sobre la experiencia del proveedor

Parte de tu investigación debe ser conocer empresas que hayan contratado las soluciones. Puedes solicitarle al proveedor casos de éxito que tengan documentados o incluso, buscar a personas que trabajen en esas empresas y hacer una investigación de campo para conocer sus impresiones.

Todo puede aparentar ser bueno en un pitch de ventas, pero solo conocerás su efectividad una vez que lo mires implementado. No temas pedir pruebas del servicio y los resultados que han logrado generar.

 

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