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Por qué automatizar procesos beneficia a tu empresa

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Apr 20, 2020 11:00:00 AM
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Automatizar los procesos de una empresa

Tener a tu empresa automatizada tecnológicamente te ayudará a seguir innovando y a solucionar problemas de mejor manera. Y aunque suena algo complicado, en realidad puede ser bastante sencillo y práctico.

Automatizar los procesos de tu empresa es hacer uso de la tecnología para mejorar el flujo de trabajo, ahorrándote tiempo y esfuerzo, puesto que las tareas se llevan a cabo sin necesidad de supervisión humana y de forma automática. 

Mucho se especula sobre la seguridad de la optimización, pero lo cierto es que el error humano es más común que el de una máquina, por ello es que se recomienda automatizar los procesos que representan pérdida de tiempo para la empresa, por ejemplo: el procesamiento de datos por una computadora. Antes, le tomaba a un equipo entero de personas poder leer los datos, interpretarlos y ordenarlos. Ahora, el proceso se ha automatizado al punto de obtener cálculos matemáticos desde una laptop, en segundos.

¿Aún te sientes indeciso de dar este paso? Te enlistamos algunos beneficios de automatizar tus procesos en la empresa:

 

Ahorrarás tiempo y dinero

Si por ejemplo, ya no guardas tus documentos de forma manual y física en la oficina, pero empiezas a guardar tu información en la nube puedes empezar a automatizar el proceso de búsqueda de documentos y ahorrar muchísimo tiempo y dinero.

De igual forma, se automatiza guardar estos archivos, ya que si tienes una nomenclatura para guardarlos, puedes hacer que tu programa identifique este patrón y los ordene por ti. Aquí puedes leer más sobre cómo ordenar tus archivos digitales y hacer que la automatización de tu proceso sea aún más eficiente.

 

Tus colaboradores serán más eficientes

Al reducir la tarea de tus colaboradores puedes optimizar sus tiempos y hacer que sean más eficientes en asignaciones más importantes. ¿Para qué tendría tu colaborador que tomarse el tiempo de ir a una impresora y sacar manualmente las impresiones, si puede hacerlo con un clic desde su teléfono celular? 

Automatizar procesos es hacer que tus colaboradores ya no desperdicien su tiempo y eso los lleve a desempeñarse mejor en sus cargos. Esto, se traduce a mayor productividad para la empresa y así tener una oficina más rentable.

 

Mejora el flujo de datos

Si ya tienes automatizado el proceso de cómo ingresan los datos de tus clientes y se almacenan en las carpetas correspondientes, entonces tu flujo de datos tendrá una mejora a corto plazo y grande. Lograr eso significa automatizar el proceso de administración de datos, que se puede lograr con un sencillo CRM.

Además de poder manejar información de forma eficiente, también tendrás una base de datos digital que te servirá para automatizar otros procesos, como el envío de correos electrónicos. Recuerda que cada pequeño flujo que pueda hacerse más rápido, permite que tu empresa crezca y sea más rentable.

 

Ventaja competitiva

Cuando tus procesos son más rápidos y tu empresa tiene automatizadas algunas tareas será natural tener una ventaja competitiva frente a otras empresas. Podrás dar un servicio más rápido y con mayor control de calidad.

Tu equipo estará enfocado en hacer su trabajo de forma correcta y evitarás errores humanos, que pueden poner en riesgo la relación con un cliente. Mientras más procesos tengas automatizados, más te podrás enfocar en mejorar lo que ya haces y ofrecer un mejor servicio.

En resumen, no le temas a la tecnología, ni a la palabra “automatización”. Mientras más investigues sobre herramientas que te ayudan a lograr automatizar procesos, te darás cuenta que es necesario para el contexto comercial actual. Así que busca soluciones para tu negocio, que hagan a tu empresa más rentable.

 

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