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Cada industria tiene necesidades y demandas distintas, especialmente cuando hablamos de las Instituciones Educativas, ya que deben administrar grandes cantidades de documentos y clasificarlos de forma ordenada para estudiantes o docentes.
Esto, no se soluciona con un archivo físico gigante, donde estará toda la información de los estudiantes. Al contrario, se necesita renovación tecnológica para poder cumplir con los estándares de la institución, sin comprometer la privacidad de todos. Además, ya sea una escuela secundaria o una de educación superior, ambas necesitan ser eficientes y cumplir con los tiempos escolares.
Como Institución Educativa debes ser capaz de:
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Compartir información entre posiciones administrativas y docentes.
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Gestionar documentos de toda la institución.
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Llevar control del registro de admisión.
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Administrar documentos de ayuda financiera: facturación, pagos y otros procesos administrativos.
Seguro más de alguna vez te has preguntado ¿cómo logramos hacer esta lista de tareas complejas y que llevan tanto tiempo? Aquí te compartimos tres formas en que tener un equipo multifuncional puede hacer que tu trabajo y el de tu equipo sea más sencillo y ordenado.
1. Integración de aplicaciones digitales con el equipo multifuncional
A pesar que esto requiere de una inversión inicial, una vez que adoptas tecnología de aplicaciones en tu institución, todo será más eficiente y accesible para el equipo de trabajo. Los equipos multifuncionales te permiten conectarte a la nube y otras herramientas, que cambiarán la forma en que administran sus documentos.
El control ilimitado, que puedes tener de la red de equipos multifuncionales a través de aplicaciones, te hará brindar mayor seguridad a todos los estudiantes y docentes. Además, cuando integras herramientas tecnológicas verás una aceleración en el flujo de trabajo.
Las aplicaciones pueden servirte desde para gestionar los documentos en la nube, hacer más eficiente el uso de los equipos, leer evaluaciones con círculos por marcas, administrar las impresiones desde su móvil y más.
2- Aumentar la accesibilidad a equipos multifuncionales para los estudiantes y docentes
Si trabajas en una Institución Educativa, seguro sabes la alta demanda de los equipos de impresión. Si decides invertir en varios equipos multifuncionales no solo resolverás la demanda, también no tendrás que comprar tantos equipos para lograrlo, ya que este tipo de equipo es rápido y fácil de utilizar.
Al usar equipos multifuncionales, ya no tendrás personas haciendo una fila para imprimir, copiar o escanear documentos; este proceso mejorará gracias a la velocidad de los equipos y las aplicaciones que los estudiantes o docentes utilicen. Ya no necesitarán ir hasta la impresora para buscar el documento a imprimir, ya lo podrían buscar desde cualquier dispositivo y enviar a impresión.
Así mismo, estos equipos no ocupan demasiado espacio y muchos de ellos están adaptados para personas con discapacidad, lo que te permite tener una Institución Educativa mucho más inclusiva, muy importante para colegios y universidades.
3- Mejora los procesos y baja los costos administrativos
Si tienes un refrigerador de muchos años en tu casa, probablemente la luz eléctrica te salga más cara, que si inviertes en uno nuevo con ahorro de energía; pasa lo mismo con los equipos de impresión. Si inviertes en un equipo multifuncional pasará lo mismo.
Cuando tienes nuevos equipos, más modernos y eficientes, tus procesos empezarán a ser más rápidos y toda la oficina tendrá una mejora en su flujo de trabajo.
Esto, te hará ahorrar dinero ya que tendrás el control de quién puede imprimir a color, la conexión a la nube hará que se use mucho menos papel y puedes crear accesos separados para docentes, estudiantes y administradores.
Extra Tip
Cuando elijas los equipos multifuncionales para la Institución Educativa, no te dejes llevar por precios. Siempre busca que cubra las necesidades de los estudiantes, docentes y administradores, sin dejar atrás el ahorro y la eficiencia de la oficina.
