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Aprende a optimizar tus procesos y flujo de trabajo

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Feb 24, 2020 11:00:00 AM
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Aprende a optimizar tus procesos 2

Para tener una empresa más rentable necesitas empezar por evaluar tus procesos y flujo de trabajo. Puedes empezar por documentarlos y evaluarlos de forma periódica. No hacerlo puede resultar en pérdida de dinero y tiempo, ya que se repiten errores que pueden ser prevenidos si se establecieran formas de trabajo entre departamentos y colaboradores. 

Es importante formalizar los métodos de trabajo y proporcionar este material a todos los involucrados. Mantener los procesos y flujos al día, hará que tu empresa optimice su tiempo al distribuir las tareas de forma equitativa. Así mismo, te dará más control sobre el día a día de la compañía, sin caer en la micro gestión.

Sin embargo, lograr establecer procesos y mejorar flujos de trabajo es más complejo de lo que parece. Por ello, te compartimos algunas técnicas para cumplir con tus objetivos y tener una empresa eficiente.

 

Revisa los procesos de tu flujo de trabajo

Esta técnica es compleja y necesita de dedicación, pero una vez que lo realices podrás estar seguro de tener procesos más ordenados y a un equipo capacitado para darle continuidad al flujo de trabajo. Es importante recordar que el tiempo y pasos que toma, también dependerá del tamaño de la compañía.

Te compartimos los pasos para una empresa pequeña o mediana:

Infografia Kyocera - Procesos de flujos de trabajo

Este trabajo se puede hacer en un mes o más, debe de ponerse atención a los detalles y siempre hacer doble revisión con las personas encargadas de cada área, hasta alcanzar consenso.

 

Define indicadores de éxito para evaluar el desempeño de tus procesos

Si no puedes medir la eficiencia de tus procesos, nunca podrás saber qué necesitas mejorar. Debes establecer metas en reducción de tiempos por tarea y así reconocer fallas en los flujos o ejecutores del proceso.

De igual forma, puedes definir metas de tareas por día o departamento, lo que te permitirá evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Esto, no debe monitorearlo una sola persona, incluir a encargados por área puede ayudar a que esa supervisión tome menos tiempo y se puedan detectar fallas desde la perspectiva de cada área.

 

Usa aplicaciones digitales para administrar proyectos

La colaboración es clave al momento de mejorar procesos. Por esa razón, es conveniente compartir la información de los flujos de trabajo en la nube. Si das acceso a los colaboradores, ellos sentirán un mayor compromiso con la empresa y en cumplir los procesos que han sido establecidos.

Las herramientas para administración de proyectos en línea, promueven el cumplimiento de tareas y generan mayor confianza entre el equipo de trabajo. Es una forma de dar seguimiento a responsabilidades, pero a la vez le das confianza al colaborador, ya que sus tiempos serán respetados y no recibirá más carga de trabajo del requerido.

Si ejecutas estas técnicas, empezarás a ver cómo van mejorando tus procesos y flujo de trabajo. Si se trabaja en equipo y se le da la importancia necesaria, se podrán sentir los cambios positivos en cada ajuste que realices.

 

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Temas: optimización de flujos de trabajo

 

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