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Las nuevas tecnologías y la era digital están obligando a las empresas a modernizarse, no solo para mantenerse actuales, también porque usar herramientas tecnológicas te ayudará a tener una empresa eficiente. Sin embargo, debes saber cómo elegir el tipo de software que necesitas, tomando en cuenta varios factores.
Esta decisión debe ser consensuada entre el equipo técnico de la empresa, gerencia y los líderes de área, ya que será parte de todo los procesos y flujos de trabajo dentro de toda la empresa. También, es importante considerar los hábitos de trabajo entre colaboradores y elegir un sistema de gestión que se ajuste a sus necesidades y capacidades.
Elegir el software que necesita tu empresa (Lo que necesitas considerar)
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Analiza procesos y flujos de trabajo
Antes de incluso buscar un software para tu empresa, debes empezar por analizar los procesos dentro de ella. Una vez que los reconozcas, será posible detectar la tecnología que necesitas para que esos flujos de trabajo funcionen de forma más eficiente.
Recuerda realizar esto con ayuda de cada departamento y así obtener la información de primera mano, no es recomendado asumir la forma de trabajo en las áreas. Para esto, puedes hacer un diagnóstico y documentación de tus procesos empresariales, que a pesar de ser un trabajo tardado, puede ser la diferencia entre contratar un servicio adecuado o no.
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Busca flexibilidad en el software
Las empresas están en constante cambio, desde el tamaño, hasta los servicios que ofrecen. Por ello, es importante que antes de elegir un software para tu empresa, consideres que este programa ofrece la facilidad de cambio o adaptación. Es una inversión que harás a largo plazo.
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Considera el tiempo necesario para que funcione
Antes de tomar la decisión, asegúrate de saber cuánto tiempo tomará implementar el software en la empresa, ya que será crucial para saber cuánto intervendrá en los tiempos de entrega a tus clientes o el trabajo de tus colaboradores.
Esto también dependerá del tamaño de la empresa y la curva de aprendizaje de tus colaboradores. Junto al proveedor de servicio de software, debes evaluar todas las variantes y hacer los cálculos correctos para estimar un tiempo determinado. Así, podrás darle un seguimiento adecuado al desarrollo del proyecto y tomar medidas para no afectar la productividad durante ese tiempo.
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Haz muchas preguntas
Investiga todo lo que puedas antes de implementar el software en tu empresa, ya que será parte de tu trabajo y resultará en consecuencias para toda la empresa. No es una decisión que debería tomarse a la ligera, al contrario, haz una lista de dudas sobre la tecnología, funciones, implementación o incluso, la empresa que provee el servicio.
¿Cómo? Reúnete con tu equipo de líderes y canalicen todas las interrogantes que nacen desde cada departamento, luego depuren las dudas y organicen una junta con el proveedor de software para aclararlas. También, puede funcionar mandar una encuesta a todos los colaboradores y así conocer cuáles son las dudas más usuales entre el equipo de trabajo.
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Conoce casos de éxito o conversa con referencias
Parte de tu investigación, debe ser conocer empresas que hayan utilizado el software. Puedes solicitarle al proveedor casos de éxito que tengan documentados o incluso, buscar a personas que trabajen en esas empresas y hacer una investigación de campo para conocer sus impresiones.
Todo puede aparentar ser bueno en un pitch de ventas, pero solo conocerás su efectividad una vez que lo mires implementado. No temas pedir pruebas del servicio y los resultados que han logrado generar.
