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“A pesar de todos los tiempos en las oficinas, las personas siguen siendo el componente más importante en el éxito o falla de una empresa. Los líderes deben pensar acerca de su tecnología, políticas, productos y servicios… Porque estos son los factores que influyen en la conexión y éxito de sus colaboradores. La clave para lograr el crecimiento de una organización ha sido y siempre será, su equipo de trabajo”. Reporte Cid Gallup 2017.
Naturalmente, las organizaciones necesitan de herramientas inteligentes y tecnología, soluciones que mejorarán la habilidad de sus colaboradores para responder a necesidades inmediatas mientras están informados de cambios en tiempo real. Ésto es especialmente importante a medida que crece el porcentaje de trabajadores remotos o contratos de trabajo flexibles. Como el reporte de Gallup sugiere, es tiempo que las organizaciones “se adapten a las necesidades de los equipos de trabajo modernos. Si no lo hacen, tendrán dificultad en atraer y mantener grandes colaboradores y como consecuencia, clientes”.
Las mejores implementaciones tecnológicas son optimizadas y totalmente integradas con soluciones y dispositivos, también tienen la habilidad de empoderar a una diversa base de colaboradores para trabajar de forma estratégica y colaborativa.
La estrategia juega un rol instrumental en crear la atmósfera correcta para innovar. Adam Uzialko, escribió: “Los espacios de trabajo flexibles ofrecen una oportunidad para extender la oficina más allá de las paredes y permitir la colaboración remota. El potencial de un espacio de trabajo flexible para disolver las barreras tradicionales de la oficina podría tener un gran impacto en la actitud de los colaboradores y la calidad del trabajo que hacen”.
Claro, la responsabilidad de hacer este trabajo cae en los líderes de la compañía. Para mejorar la conexión y promover la innovación, las empresas deben dar un vistazo a cómo los empleados interactúan con la tecnología y las herramientas a su disposición. Aunque ahora las soluciones digitales ofrecen un potencial significativo, implementar tecnología muy complicada y no efectiva puede traducirse a una pérdida de productividad y futuros problemas con los colaboradores.
Tiempo para innovación integrada
La integración juega un gran rol en cualquier implementación tecnológica. Las soluciones que trabajan juntas mejoran el compromiso de los trabajadores, lo cual lleva a una mejor colaboración y generación de ideas.
El mejor lugar para generar innovación en espacios de trabajo es en el manejo de información. Total Document Solution (TDS) integra hardware y software, por ejemplo, una impresora multifuncional con manejo tecnológico de contenido empresarial, para elevar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia e incrementar la productividad. Al mismo tiempo, la integración ayuda a identificar retos que las organizaciones enfrentan con documentos, coordinando todo el flujo de trabajo, mientras reducen costos.
La idea detrás de TDS es capitalizar el valor significativo de los documentos. La forma en que la organización maneja esta data afecta las operaciones y estrategias en curso. Específicamente, la meta de TDS es identificar cómo se generan las ideas, la forma en que los materiales son ordenados y cómo la distribución de data es entregada.
¿Dónde deberías empezar? El proveedor de TDS correcto te ofrecerá una evaluación que destaque dónde es posible racionalizar y optimizar el flujo de datos, convirtiendo documentos estáticos en data interactiva. Evaluará los dispositivos y procesos (hardware y software) usados para manejar el negocio, minuto a minuto, y encontrará formas de hacerlos más integrados, eficientes, de bajo costo y seguros.
Optimizando el flujo de trabajo de los documentos, las compañías facilitan el progreso y la productividad, empoderando a colaboradores para no sólo mantenerse enfocados en sus metas, sino también innovar estratégicamente, en vez de frustrarse.
Originalmente publicado en Kyocera Works.
Temas:
Gestión de documentos,
Tecnología,
asesor administrativo
