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La importancia de tener un flujo de trabajo fácil de usar

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Dec 16, 2019 11:00:00 AM
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La importancia de tener un flujo de trabajo fácil de usar

Muchas personas pueden identificarse con la escena de la película “Trabajo basura”, donde un grupo de trabajadores golpean una impresora con un bate de béisbol. Aunque la película esté hecha para reír, los retos con los equipos de oficina tienen un serio efecto en los negocios.

Herramientas de tecnología poco efectivas llevan a la frustración, y en muchos casos, resulta en colaboradores desmotivados. Lo último que necesitan las compañías son trabajadores sin ánimos, ya que la transformación digital ha hecho que la competencia por talento aumente. Las organizaciones dependen mucho de sus empleados para capitalizarse en la nueva economía digital. 

Lo que diferencia la transformación digital de previas tendencias de negocios es el enfoque en permitir conexión y mejorar la experiencia de usuario. La nueva economía está formada por organizaciones que reconocen el poder de la personalización para el cliente.

La experiencia del cliente no es sólo sobre cómo la empresa interactúa con éste y lo empodera, también está relacionada con cómo los colaboradores internos manejan la tecnología en sus tareas diarias. Una experiencia positiva puede ser crítica para la productividad y eficiencia, lo que empieza con una integración paulatina de interacción entre software y hardware.

Cuando los colaboradores pueden rápidamente conectar con el contenido, el trabajo se hace más rápido e inteligente. La mejor experiencia de usuario permite la colaboración con compañeros de trabajo, incluyendo la habilidad de compartir documentos sin mucho esfuerzo y así tomar decisiones en menor tiempo. 

En el lado opuesto de la experiencia, no ofrecer una oficina con un buen ambiente laboral puede significar no cumplir objetivos de negocio. Como Brian Berns escribe en Forbes: “Las personas están trabajando más duro, pero no de forma más inteligente. Debido a la complejidad del trabajo, aplicaciones mal diseñadas y falta general de entrenamiento, muchos colaboradores no están alcanzando lo suficiente para innovar y crecer como el negocio lo requiere”. 

La colaboración e interacción también juegan un papel en la productividad e innovación de metas. Sin embargo, de acuerdo al estudio de Forrester Consulting “Digital, Disparate and Disengaged”, los esfuerzos de colaboración que incluyen inversión tecnológica están fallando: sólo un 26% de los trabajadores de información dicen que sus compañías les proveen con las herramientas necesarias para colaborar. Mantener a todos los participantes conectados es un reto común, y los trabajadores remotos son aún más susceptibles a sentirse desconectados.

Además, el estudio encontró que la perfección y continuidad son cruciales para que los colaboradores que manejan información deseen oficinas donde los equipos pueden crear, editar y compartir ideas (70%), y tener la habilidad de guardar y organizar contenido en la nube para su fácil acceso (67%).

 

Refinando la experiencia del usuario

Suma estos factores y el resultado será: es tiempo para que las compañías refinen la experiencia del usuario para permitir la innovación en un espacio colaborativo.

Entonces, ¿cómo se mira una excelente experiencia de usuario? ¿Cómo se crea? Considerando que los trabajadores laboran con datos y dispositivos todo el día, es importante que se tome un acercamiento de integración entre software y hardware. Como un negocio que continúa moviéndose hacia los datos, el camino a una excelente experiencia de usuario comienza con manejo de contenido y dedicación para mejorar el flujo de trabajo de documentos.

Aquí las principales consideraciones para construir la experiencia de usuario: 

Entiende los problemas. Es difícil resolver cualquier problema sin entender los retos y frustraciones. La mejor forma de brindar a los usuarios la experiencia que ellos desean, es analizar lo que enfrentan. Una examinación bien estructurada mostrará áreas de oportunidad y servirá como una base para inversiones. Pregunta: ¿están los usuarios luchando para obtener acceso a documentos? Cuáles son los retos en los procesos de escaneo y almacenamiento?

Aborda la facilidad de uso. Pocas cualidades afectan la experiencia del usuario como la usabilidad. Incluso las herramientas más poderosas son nada si la interfaz es muy compleja o requiere demasiados pasos para que el trabajador cumpla las tareas necesarias. La mejor forma de asegurar que tu equipo aprecie la experiencia de usuario es que varios miembros del equipo sean incluidos en el proceso de selección. Ésto les permite dar comentarios valiosos e identificar banderas rojas antes de realizar la inversión.

Entrega una integración perfecta. En el curso regular del negocio, un equipo de trabajo usualmente utiliza varias herramientas o sistemas de negocio. Cuando una solución puede reducir el dolor de las transiciones entre varias tecnologías, puede ayudar a mejorar el proceso en las actividades diarias del colaborador, permitiendo que pongan más esfuerzos de innovación. La clave para el éxito es encontrar soluciones que se enfoquen en la integración. Con los documentos de trabajo, la tecnología permite compartir documentos en varias plataformas. Los sistemas deberían de trabajar juntos perfectamente.

Lo principal es: a medida que las empresas de todas las industrias se centran en mejorar su presencia digital, la experiencia del usuario se está convirtiendo rápidamente en un diferenciador. Cuando se enfrenta este reto, los usuarios se empoderan y abren una puerta a la innovación.

Originalmente publicado en Kyocera Works

 

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