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Los recursos tecnológicos que necesitas para el trabajo remoto e híbrido

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Sep 13, 2021 11:00:00 AM
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De acuerdo con cifras de estudios en la materia, se estima que el 48 por ciento de los empleados continuará trabajando de forma remota en alguna capacidad, lo que constituirá una manera híbrida; mientras que 1 en cada 5 trabajará de todo el tiempo en modalidad remota. Sin embargo, aún existen empresas que no han adaptado sus formas de trabajo a estas nuevas opciones; algunas por desconocimiento sobre los recursos tecnológicos necesarios para ello.

Aunque la integración de la tecnología para optimizar los espacios de trabajo es algo que se ha dado desde hace mucho tiempo y la transición a un “teletrabajo” ya se esperaba, la actual crisis sanitaria aceleró esto. La rapidez y urgencia con lo que esto sucedió tomó por sorpresa a muchas empresas e incluso algunas aún no pueden sortear este reto en su totalidad.

En este artículo te hablaremos sobre los recursos tecnológicos con los que necesitas contar para el trabajo remoto e híbrido.  Con ellos, podrás contar con las bases y herramientas indispensables para adaptarte a estas nuevas modalidades de trabajo.

 

Cómo implementar una estrategia para el trabajo híbrido y a distancia

Antes de hablarte sobre los recursos tecnológicos indispensables, debes saber cómo establecer una estrategia para la implementación de una forma de trabajo híbrida. Estas son las bases que te llevarán a mudar tus actividades al terreno digital o semi digital.

 

  • Observación: 

En primer lugar, lo que debes hacer es observar y reflexionar sobre las formas en las que la tecnología y el trabajo a distancia pueden favorecer a tu organización. Esto te llevará a detectar cuáles son los departamentos, procesos y proyectos a los cuáles podrás dar prioridad. 

En este paso deberás considerar la naturaleza de tu empresa, si se dedica a labores financieras, gubernamentales o relacionadas con la salud, cada una cuenta con distintas necesidades que deberás atender. 

 

  • Acción:

Ya que has identificado los rubros específicos para llevar a cabo un esquema híbrido, es momento de llevarlo a cabo. Con la ayuda de los recursos tecnológicos de los que te hablaremos podrás hacer más fácil esta transición. Este punto involucra no sólo otorgar a tus empleados las herramientas necesarias a tus empleados, sino también capacitarlos en su uso constantemente.

 

  • Revisión:

Después de observar y actuar, es momento de revisar lo que funcionó y no sobre las medidas llevadas a cabo. Esta revisión requerirá de honestidad e introspección para detectar las áreas de oportunidad y, de nuevo, regresar al punto de observación. Se trata de un ciclo contínuo de optimización que te ayudará a mantenerte vigente e impulsar tu productividad.

 

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Recursos tecnológicos indispensables para el trabajo remoto e híbrido

Para la etapa de “Acción” de tu plan para el trabajo híbrido, tú y tus empleados necesitarán de recursos tecnológicos adecuados. A continuación te presentamos algunos de los más indispensables y con los cuales podrás iniciar a trabajar de forma remota. 

 

Herramientas de tareas y organización

Uno de los retos más importantes para cualquier empresa es administrar las tareas y organizar los objetivos de trabajo. Para ello existen distintos recursos tecnológicos que te podrán ayudar en ello. Con el uso de tarjetas, listas, tableros y calendarios, todos tus colaboradores podrán dar seguimiento a labores y metas, además de priorizar los proyectos de acuerdo a su importancia.

Las herramientas de tareas y organización online permiten poner fechas de vencimiento y otros detalles que ayudarán a mantener e incluso incrementar la productividad. Además, este tipo de recursos podrán ayudarte incluso cuando se trabaje de forma presencial.

 

Herramientas de comunicación 

En la actualidad, la distancia no supone una barrera para la comunicación. Además de tener recursos tecnológicos ampliamente utilizados como el correo electrónico, existen otras herramientas de videollamadas y mensajería instantánea que te ayudarán a comunicarte con tu equipo. 

La mayoría de las aplicaciones de comunicación son gratuitas y están disponibles para distintos dispositivos, por lo que, incluso cuando no se encuentren en una oficina o en su hogares, podrán estar comunicados. 

 

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Herramientas para administrar documentos y archivos

La digitalización de los procesos del trabajo combinado con el llamado “home office” implica el almacenamiento de múltiples archivos y documentos. Esto significa que la memoria de nuestros ordenadores podría llenarse rápidamente.

Las herramientas para la administración de documentos y archivos son una solución perfecta para este problema pues cuentan con opciones de almacenamiento en la nube. Además, con este tipo de recursos tecnológicos podrás crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones en las que los distintos miembros de tu empresa tendrán la oportunidad de colaborar. 

 

Herramientas de seguridad

Al contar con espacios de trabajo remoto e híbridos se debe de contar con opciones de seguridad a la altura de los nuevos retos. Algunos de los recursos tecnológicos que podrían serte de utilidad son aplicaciones para almacenar y gestionar herramientas; para cifrar datos, documentos y discos completos para garantizar su protección; así como los ya conocidos antivirus y firewalls para maximizar la protección.

Más que una meta o una aspiración, el trabajo remoto se convirtió en una realidad. A medida en que ciertos aspectos de la vida cotidiana regresan a la normalidad, el trabajo remoto no se irá a ningún lado y, en cambio, tendremos modalidades híbridas de trabajo.

Cualquiera que sea el escenario que afronta tu empresa u organización, debes adoptar un enfoque estratégico para garantizar un entorno seguro y adecuado para tus trabajadores. Por ello, además de adoptar recursos básicos como los que te mencionamos anteriormente, debes identificar cuáles son los servicios y tecnologías que se necesitan para impulsar la productividad, procurar la seguridad y asegurar la comunicación en este nuevo panorama. 

Si te interesa saber si cuentas con los recursos tecnológicos y herramientas adecuadas para ello, en Kyocera cuentas con un aliado. Te invitamos a solicitar una auditoría para identificar tus oportunidades de mejora. 

Además, si deseas conocer sobre el software y hardware necesarios para implementar de forma eficiente una oficina híbrida, te invitamos a descargar nuestro ebook Guía para los espacios de trabajo inteligentes. En ella conocerás todo lo necesario para aplicar este nuevo esquema laboral sin complicaciones.

 

Temas: Tecnología, Gestión de documentos en línea, software administrativo, multifuncionales

 

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