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El entorno empresarial moderno está animando a las empresas a crecer exponencialmente, pero hacerlo, incluso a nivel local, presenta obstáculos. Los problemas cotidianos pronto pueden volverse prohibitivos para un mayor desarrollo si no se manejan con eficacia.
Afortunadamente para ellos, la tecnología está aquí para ayudar. Soluciones como Service Content permiten que las empresas puedan eliminar problemas que resultan difíciles de superar a diario. En particular, alivia la presión de la documentación en papel, que plantea tres de los seis principales desafíos identificados de una organización. Los puntos clave
1. Almacenamiento de documentos
La información es invaluable para las empresas. Algunos tipos de datos deben almacenarse para aprender del rendimiento y mejorar, mientras que otros tipos de información deben protegerse y conservarse debido a obligaciones legales, que marcan las leyes en México. Esto implementa un costo sustancial. Las empresas deben presupuestar no solo los archivadores que almacenan el papeleo o el espacio de almacenamiento en línea en una nube o servidor, sino también el espacio extra que ocupan en su oficina. Esto supone un desafío para el 28% de las empresas que admiten carecer del espacio físico que necesitan para almacenar toda su documentación.
Esto en sí mismo es una preocupación importante, pero también tiene efectos colaterales. Aproximadamente el 47% de las organizaciones tienen muy poca o ninguna movilidad de documentos, lo que plantea importantes obstáculos para la eficiencia cuando se requiere que el personal abandone la oficina. A medida que esto se vuelve cada vez más común gracias a un entorno de trabajo más internacional y el aumento de enfoques como trabajar desde casa traiga sus propios dispositivos (BYOD), la necesidad de eficiencia móvil es más importante que nunca.
2. Encontrar lo que busca
Así mismo, más del 36% de las empresas se encuentran en la temida situación de luchar por localizar la información correcta. Esto conduce a una pérdida sustancial de recursos en el tiempo de los empleados, ya que, en lugar de trabajar en tareas desafiantes y poner en práctica todas sus habilidades, están buscando servilmente en archivos y carpetas, ya sea digitalmente o en un archivador de papel.
En muchos casos, encontrar los datos que se necesitan no es el final del dilema, ya que el 28% de las empresas se han encontrado en una situación de hacer doble clic en el archivo para finalizar su búsqueda sólo para descubrir que es un formato incompatible para poder acceder a los datos. Esto implica un costo importante para las empresas, cuyo personal pierde el tiempo buscando tediosamente en archivos y carpetas, tanto digitales como en papel, en lugar de utilizar sus habilidades para ayudar a la empresa a avanzar.
Para las organizaciones que buscan reducir sus costos y ser más eficientes, esta es una forma rápida de mejorar la productividad. Con la implementación de una solución como Content Services, ese tiempo perdido se puede eliminar fácilmente de los procesos y agiliza significativamente los flujos de trabajo.
3. Resistirse al cambio
La gente teme al cambio. La introducción de nuevas tecnologías en el lugar de trabajo suele ser suficiente para que los trabajadores se coman las uñas con miedo a lo desconocido. De hecho, más de la mitad de las empresas creen que la resistencia de los usuarios es un obstáculo importante para la introducción de nuevas tecnologías innovadoras.
Sin embargo, en parte, este problema también se debe a la forma en que se implementa la nueva tecnología. El miedo a lo desconocido significa que una mala estrategia de comunicación puede causar problemas a los profesionales que se resisten a adaptar sus flujos de trabajo. Si se ejecuta bien, las empresas pueden lograr la proeza de que sus empleados adopten los nuevos productos y busquen utilizarlos tanto como sea posible para optimizar sus flujos de trabajo.
Muchos de estos problemas pueden superarse fácilmente con la apropiación de la tecnología correcta. Sin embargo, no es tan simple como adquirir hardware o software. En cambio, las empresas deben planificar una estrategia de transformación digital completa para ejecutar una transición hacia la digitalización y la automatización de manera efectiva.
Al seguir un camino claro hacia la eficiencia, las empresas pueden ganar sustancialmente y pueden superar sus mayores preocupaciones con facilidad. Acércate a Kyocera, te ayudaremos a crear la mejor estrategia de Content Services, agenda una cita.
