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Trabajar en instituciones de gobierno significa tener que lidiar con recortes en presupuestos, presión de los ciudadanos y el monitoreo continuo del uso de sus recursos. Después de todo, lo que se tiene en estas es pagado por los impuestos de la población y eso implica mucha responsabilidad.
Por ello, la optimización de recursos es un tema de gran importancia y que merece la atención del gerente de operaciones en estas instituciones. Sin embargo, para poder tener procesos rentables y lograr un uso adecuado de los recursos, se necesita mucho más que colaboradores eficientes.
Te compartimos 3 tips para optimizar recursos en las instituciones públicas, sin poner en riesgo empleos o calidad del trabajo.
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Invierte en equipos multifuncionales
Seguro ya has pasado por el dilema si tener impresoras o equipos multifuncionales, ambos equipos de impresión pueden ser muy útiles y ahorrarte dinero, pero recuerda que en una oficina de gobierno se necesita la mayor capacidad posible. Es por eso, que te recomendamos invertir en equipos multifuncionales, ya que con ellos puedes tener funciones necesarias para mejorar los procesos y no tener retrasos por errores humanos, que pueden ser evitados con esta tecnología.
Sin embargo debes recordar que no cualquier equipo multifuncional o proveedor te hará optimizar recursos, se necesita analizar tus necesidades como oficina para elegir sabiamente lo que necesitas. Un proveedor de estos equipos debe también brindarte asesoramiento en el uso y la forma en que puedes integrar tus procesos con nuevas tecnologías.
Así que primero date a la tarea de descubrir qué retos buscas enfrentar y así elegirás al asesor administrativo más adecuado para mejorar tus flujos de trabajo.
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Incorpora aplicaciones tecnológicas a la institución
Algo que debemos aceptar es cómo la tecnología ha cambiado todas las industrias, desde los trámites con bancos, hasta la forma en que hacemos nuestras compras. Por eso, gobierno también debe adaptarse a esta nueva era y modernizar sus procesos.
No hablamos de crear una app para el ciudadano, sino de incorporar herramientas tecnológicas a la forma en que trabajan, para ofrecer un servicio más eficiente y satisfactorio. Por ejemplo, el uso de la nube para catalogar y guardar todos los archivos o una app que te permita regular los accesos a documentos, sin tener que estar en la oficina.
Este tipos de aplicaciones existen y pueden ser fácilmente incorporadas a tus procesos, tanto así, que algunos proveedores de equipos multifuncionales tienen sus propias aplicaciones hechas para las necesidades de tu industria.
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Programa una consultoría con un asesor administrativo
Antes de hacer cualquier acción, lo mejor es que una empresa experta analice tu forma de trabajo, retos y necesidades. Esto lo pueden hacer los asesores administrativos, que casi siempre, también ofrecen las soluciones tecnológicas luego del diagnóstico.
Parte de optimizar recursos es invertir en las soluciones correctas, para no arrepentirte del cambio que has hecho; al contrario, tener la seguridad que estás haciendo lo correcto y con el asesor que más se adecúa a tu industria. Así que revisa la experiencia que tenga ese asesor con instituciones de gobierno y asegúrate que sus herramientas se puedan modificar para cumplir tus objetivos.
¿Cómo empezar?
Si sientes que aunque son solo 3 tips conllevan mucho trabajo, no te preocupes. Te recomendamos empezar con detectar los pequeños retrasos o fallas que tu oficina tiene al momento de ejecutar procesos, para luego ir encontrando soluciones e invirtiendo en ellas.
