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Cómo mantener archivos legales protegidos

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el May 13, 2019 11:00:00 AM
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Como mantener archivos legales protegidos

Ya sea que trabajes en una institución legal o una empresa tendrás que preocuparte por proteger tus archivos legales, ya que son parte inherente a cualquier industria y un asunto muy delicado de tratar. Estos archivos de gran importancia, no pueden solo ponerse en una caja y guardarse sin ninguna protección o mecanismo que garantice su privacidad.

Aunque esta tarea suene complicada, ya existen distintas herramientas digitales que pueden ayudarte a mantener seguros y ordenados tus documentos, con menos riesgos de pérdida o daños. Así mismo, ya puedes asegurar su privacidad y ofrecer mayor confianza a tus clientes.

Te traemos una lista de acciones que puedes tomar para empezar a cambiar la forma en que proteges y ordenas tus archivos legales.

 

  • Digitaliza todos los documentos

Puede parecer repetitivo en nuestros blogs, pero es el primer paso a lograr una mayor protección para tus archivos. Por ello, lo que debes empezar a hacer es escanear cada documento que tengas y guardarlo en nubes seguras, además de hacer un respaldo en un (o varios) disco duro.

Una vez tengas esos documentos en digital, los nuevos serán mucho más fácil de digitalizar y harás que toda tu oficina adopte el proceso, lo que puede hacer más eficiente a cada área. Sin embargo, no puede olvidar que digitalizar no es solo subir todo a una carpeta en la nube, si deseas que funcione correctamente necesitas establecer un protocolo para ordenarlos y definir el proceso de forma precisa.

 

  • Invierte en una aplicación digital para administrar accesos

Es muy importante, que después de digitalizar tus archivos, sea un requisito invertir en equipos multifuncionales compatibles con aplicaciones digitales, lo que te permita administrar los accesos y de esta forma no correr el riesgo de tener las manos equivocadas en archivos importantes. Recuerda que cuando hablamos de temas legales, casi cualquier documento es confidencial y si deseas dar seguridad a tus clientes, debes empezar por regular esta privacidad dentro de la oficina.

Usualmente, estas aplicaciones permiten establecer alertas, cuando una persona accede a documentos de tu nube y también podrás saber desde dónde y cuándo fue abierto. Lo que te permitirá tener un historial de movimientos y así, si llega a existir un problema de seguridad podrás checar lo que sucedió con mayor eficacia y efectividad.

 

  • Asegúrate de siempre tener el control, aunque estés lejos

Si tienes herramientas digitales modernas, seguro podrás tener el acceso desde cualquier dispositivo a la nube de tu empresa. Incluso, la posibilidad de administrar archivos y saber quiénes los están leyendo o utilizando, desde la palma de tu mano.

Esto asegurará que te puedas ir de vacaciones y no perder el control de lo que sucede con tus archivos o incluso, te permite acceder a documentos importantes si hay una emergencia. Sin dudas, el poder acceder a tu oficina de forma remota hará más fácil tu trabajo y mantendrá todos tus archivos legales a salvo.

 

  • Elige una nube segura

Muchas personas piensan que es suficiente con tener un servidor donde subir los archivos, pero no consideran la asesoría de expertos en seguridad digital, que puedan proteger el servidor que utilicen u ofrezcan una nube con los niveles de protección que necesitas. Así que antes de digitalizar esos documentos importantes, no te olvides de hablarlo con tu asesor.

 

Extra tip:

Si deseas tomar todas las acciones anteriormente mencionadas, te recomendamos elegir un equipo multifuncional que tenga las capacidades para lograrlo. Así mismo, elegir un asesor de soluciones que pueda ofrecer todas las aplicaciones que necesita tu institución o empresa.

 

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Temas: Tecnología, Gestión de documentos en línea

 

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