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Las empresas necesitan adoptar nuevas tecnologías no solo para modernizarse, también porque puede hacer que la compañía incremente su rentabilidad y mejore la productividad de los colaboradores. Además, en un mundo que avanza de forma acelerada, es clave renovarse constantemente para competir con otros negocios y alcanzar las metas fijadas.
Parte de esta modernización implica migrar hacia digital, lo que incluye la digitalización de documentos y procesos internos. El cambio puede ser engorroso y generar algunas reacciones negativas dentro del equipo, pero si se hace con la tecnología correcta los resultados se verán de forma rápida y todos estarán beneficiados.
Pero ¿por qué deberías digitalizar tu empresa? Te compartimos algunas de las ventajas.
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Tus documentos y los de tus clientes estarán más seguros
Si tienes tus archivos en la nube, ya no tendrás que preocuparte por accidentes físicos que arruinen los papeles o peor, que te hagan perder información de alta importancia. Además, te estarás ahorrando gastos de mantenimiento, espacio en la oficina y tiempo de tus colaboradores para encontrar lo que necesitan.
Cuando tienes tus documentos en la nube, los accesos serán más fáciles de controlar, por lo que tu información tendrá menos posibilidades de filtrarse o reproducirse.
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Archivos más ordenados
Utilizar la nube para almacenar tu información no es solo por seguridad y conveniencia, también hará que tengas la oportunidad de mantener tus archivos ordenados. Esto hace que todo el proceso de búsqueda e ingreso de información sea más eficiente para toda la empresa.
Así mismo, tu tiempo de respuesta a clientes será más rápida al no tener que pasar horas o días en búsqueda de un solo archivo. Si sigues estos consejos para ordenar tus archivos en la nube, tu trabajo y el de los demás colaboradores será más eficiente y cómodo.
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Ahorro de papel
La digitalización de una empresa lleva naturalmente al ahorro de papel, una vez que tus documentos se almacenen en la nube, ya no tendrás que imprimir toda la información y guardarla en cajones. Esto, además de hacer que reduzcas tus gastos, también es una forma que tu empresa sea más socialmente responsable con el ambiente.
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Optimización de procesos
Lo que antes significaba pasar por un proceso burocrático y tardado, ahora será algo de minutos. Cuando tienes tus archivos ordenados y en una plataforma web, encontrarlos no es un problema y los accesos se pueden habilitar con anticipación a las personas encargadas, lo que significa que no deberán pasar por distintas etapas para poder acceder a ellos.
Este cambio significa una agilización en tu flujo de trabajo, que por ende resulta en mayor productividad de tus colaboradores. Y no solo se trata de la administración de documentos en línea, el uso de CRM, parte de la digitalización, también hace una gran diferencia en la eficiencia de tus procesos y la comunicación entre los colaboradores.
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Mejora el trabajo en equipo
Si existen las herramientas digitales adecuadas para que tu equipo cumpla sus tareas más rápido, será posible que las distintas áreas colaboren más entre ellas y obtengan resultados como un equipo. Las plataformas digitales permiten el trabajo colaborativo e incentivan el intercambio de conocimiento, así tu equipo se sentirá más unido y entregarán resultados en conjunto.
Con la implementación de un CRM puedes lograr mayor seguimiento a tus clientes existentes y potenciales, con la ventaja de tener a todos tus equipos trabajando desde una misma herramienta.
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Ventaja sobre la competencia
Cuando adquieres nuevas tecnologías en tu empresa y aumentas la productividad de tu equipo, como consecuencia estarás adelante en tu industria y los clientes confiarán más en tus procesos y resultados. Si te quedas atrás en temas tecnológicos es posible que también te atrases a nivel comercial y eso no ayudará a que tu empresa crezca.
Sin embargo, digitalizar tu empresa si te dará resultados a mediano plazo, en aspectos financieros y en Recursos Humanos. Ambas mejoras son claves para tener éxito como empresa y resaltar entre las demás ofertas de tu industria.
