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Las compañías necesitan adoptar nuevas tecnologías para modernizarse y porque puede hacer que la compañía incremente su rentabilidad y mejore la productividad de los colaboradores. Además, con la revolución digital, es clave renovarse constantemente para competir con otros negocios y alcanzar los objetivos de negocio.
Parte de esta modernización implica migrar hacia digital, lo que incluye la digitalización de documentos y mejora de procesos. El cambio puede ser difícil y obtener resistencia dentro del equipo, pero si se hace con la tecnología correcta, los resultados se verán a corto plazo y todos serán beneficiados.
Te compartimos algunas de las ventajas de digitalizar tu empresa.
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La información de tus clientes estará más segura.
Si tienes tus archivos en la nube, ya no tendrás que preocuparte por accidentes físicos que arruinen los papeles o peor, que te hagan perder información de mucha importancia. Además, te estarás ahorrando gastos de mantenimiento, espacio en la oficina y tiempo de tus colaboradores para encontrar lo que necesitan.
Cuando tienes tus documentos en la nube, los accesos serán más fáciles de controlar, por lo que tu información tendrá menos posibilidades de filtrarse o reproducirse fuera de la oficina.
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Mayor orden en tus documentos.
Utilizar la nube para almacenar tu información no es solo por seguridad y conveniencia, también hará que tengas la oportunidad de mantener tus archivos ordenados. Esto hace que todo el proceso de búsqueda e ingreso de información sea más eficiente para toda la empresa.
De igual forma, tu tiempo de respuesta a clientes será más eficiente al no tener que pasar horas o días en la búsqueda de un solo archivo. Si sigues estos consejos para ordenar tus archivos en la nube, tu trabajo y el de los demás colaboradores será más eficaz y cómodo.
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Ahorro de papel.
La digitalización de una empresa lleva naturalmente al ahorro de papel, una vez que tus documentos se almacenen en la nube, ya no tendrás que imprimir toda la información y guardarla en cajones. Esto, además de hacer que reduzcas tus gastos, también es una forma de aportar al cuido del medio ambiente desde tu oficina. Lo que te hace más responsable socialmente.
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Optimización de flujo de trabajo.
Lo que antes significaba pasar por un proceso burocrático y tardado, ahora será algo sin inconvenientes o tiempo desperdiciado. Cuando tienes tus archivos ordenados y en una plataforma web, encontrarlos no es un problema y los accesos se pueden habilitar con anticipación a las personas responsables, esto significa que no deberán pasar por distintas etapas para poder acceder a ellos.
Este cambio resultará en una agilización en tu flujo de trabajo, que por ende incrementará la productividad de tus colaboradores. Y no solo se trata de la administración de documentos en línea y el uso de CRM; parte de la digitalización, también hace una gran diferencia en la eficiencia de tus procesos y la comunicación entre los colaboradores.
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Refuerza el trabajo en equipo.
Si existen las herramientas digitales adecuadas para que tu equipo cumpla sus tareas más rápido, será posible que las distintas áreas colaboren de forma más efectiva entre ellas y obtengan resultados como un equipo. Las plataformas digitales permiten el trabajo colaborativo e incentivan el intercambio de conocimiento, así tu equipo se sentirá más unido y entregarán mejores resultados juntos.
Además, con la implementación de un CRM puedes lograr mayor seguimiento a tus clientes existentes y potenciales, con la ventaja de tener a todos tus equipos trabajando desde una misma herramienta.
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Adelantate a la competencia.
Cuando adquieres nuevas tecnologías en tu empresa y aumentas la productividad de tu equipo, tendrás como consecuencia un adelanto en tu industria y los clientes confiarán más en tus procesos y resultados. Si te quedas atrás en temas tecnológicos es posible que también te atrases a nivel comercial y eso no ayudará a que tu empresa crezca.
Sin embargo, digitalizar tu empresa te dará resultados a mediano plazo, en aspectos financieros y en Recursos Humanos. Ambas mejoras son claves para tener éxito a nivel comercial y humano; también, te ayudará a resaltar entre las ofertas de otras compañías.
