5 herramientas de oficina indispensables para una firma legal

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Las oficinas legales tienen necesidades muy particulares, ya que necesitan tener las condiciones adecuadas para poder funcionar de forma correcta para cumplir las demandas de sus clientes. Por eso, existen equipos indispensables en los que debe invertir una firma legal.

No son equipos extraños a los que ya encontramos en una oficina, pero sí deben responder a necesidades más específicas. Por ejemplo: la seguridad de datos de tus clientes, conexión móvil para manejo de documentos, lector óptico de caracteres, capacidad de scan con conexión a la nube, etc.

Te compartimos algunos de los equipos en los que te recomendamos invertir y tomar en cuenta para tu oficina legal:

• Equipo de impresión multifuncional

Casi todas las oficinas tienen un equipo de impresión, pero lo que una oficina legal necesita es uno que sea multifuncional. Ésto se debe a que no sólo se requiere sacar copias o imprimir un documento, también vas a necesitar de otras funciones que sólo un equipo así puede ofrecerte.

Por ejemplo, el poder gestionar los datos confidenciales de tus clientes a través de mecanismos como un escaneo que organice cada archivo por protocolos previamente establecidos, o el poder conectar este equipo de impresión a distintos dispositivos. 

• Aplicaciones digitales para oficinas legales 

Así como hay apps de mensajería instantánea o para compartir nuestras fotografías, también existen aplicaciones comerciales para facilitar los procesos entre áreas de la empresa y control de documentos por los líderes de estas áreas. Existen aplicaciones que pueden conectar todos los dispositivos de una empresa y así cualquiera puede acceder a los archivos cuando sea necesario.

Igualmente, estas apps te permiten regular los accesos y así no debes preocuparte por el uso inadecuado de datos. Tampoco debes olvidar que las aplicaciones logran leer los caracteres de tus documentos físicos, y luego saber dónde deben ir ubicados, sin crear confusiones o cometer errores humanos.

• Administrador de documentos en línea

Ya sea que primero tus documentos sean digitales o físicos, necesitas tener mecanismos para gestionarlos en línea, ya que protegerá el contenido que se encuentra en ellos, de personas ajenas a la empresa. 

Así mismo, el orden no sólo es necesario para no confundir información, también para dar un mejor servicio al cliente, ¿cómo? Si tienes todos los archivos donde deben estar, entonces podrás ser más rápido cuando un cliente solicite un documento o gestión.

• Reconocimiento de códigos de barra

Aunque suene raro, en una oficina legal debes estar listo para cualquier necesidad, ya que pueden llegarte documentos de todo tipo, inclusive unos que requieran leerse por código de barra. Por ello, es muy importante que cuando elijas tus equipos de oficina, también tomes en cuenta funcionalidades como ésta.

• Cumplimiento de estándares HSPD-12

Aunque este es un estándar para Estados Unidos, si trabajas en una compañía legal que tiene vinculación con este país, tendrás que tener en cuenta este requerimiento. En esencia, se trata de la correcta verificación de datos de funcionarios públicos o contratistas del gobierno, para proteger cada documento legal público de su mal uso o filtración.

¿Crees que faltó alguna otra herramienta?

Recuerda que cada empresa legal tiene especialidades distintas y de su tipo de trabajo, dependerá las herramientas que necesite.