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5 tips para gestionar de forma eficiente tus documentos

Publicado por Kyocera MX el Nov 26, 2018 1:00:00 PM
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Tips para gestionar tu documentos

La gestión de documentos en línea no solo se trata de almacenar archivos en la nube, también es una herramienta tecnológica que te ayudará a tener una oficina más eficiente y el control de tu información. Los beneficios de utilizar herramientas para administrar tus documentos son muchos, pero debes saber cuál solución elegir y cómo utilizarla de la forma más efectiva.

Por eso, te queremos brindar algunos tips para que aproveches al máximo tu inversión y obtengas resultados financieros, gracias a la gestión de documentos en línea.

1. Capacita a tu equipo

Una de las razones más comunes por las que no obtienes resultados con la gestión de documentos en línea es el mal uso de la herramienta. Esto está ligado a que el equipo de trabajo no fue capacitado o preparado, con el tiempo suficiente, para adoptar la tecnología en su día a día y terminan por descartarla para seguir utilizando sus viejos, pero conocidos, hábitos de trabajo.

A pesar que los colaboradores tienen una responsabilidad obvia, los líderes de área o departamento, tienen un deber aún mayor. Es necesario comprender al colaborador y crear un plan de capacitación que lo haga sentir cómodo, sin percibirlo como una imposición o desgaste emocional.

Una vez que ellos se sientan familiarizados con la herramienta, los resultados empezarán a verse en su productividad y la rentabilidad de tu empresa.

2. Conecta toda la oficina

Parte de los beneficios de gestionar tus documentos en línea es la sincronización que puedes lograr entre todos los dispositivos de tu oficina. Desde las computadoras hasta tu teléfono móvil estarán conectados, así puedes lograr que tus flujos de trabajo sean más rápidos y convenientes para toda la empresa.

Además, tus impresoras multifuncionales podrán ser administradas desde todos los dispositivos y puedes regular los permisos que cada colaborador tenga a tus documentos o equipos. La sinergia que puedes lograr entre las distintas áreas y colaboradores será una ventaja al momento de llevar proyectos interdisciplinarios y cumplir objetivos en conjunto.

3. Promueve el ahorro de papel

Otro aspecto que puede ayudar a que la gestión de documentos en línea funcione es hacer un trabajo de concientización sobre el ahorro de papel en la oficina. Esto hará que los colaboradores se sensibilicen con la causa ambiental y decidan voluntariamente utilizar las herramientas tecnológicas, para evitar el uso innecesario de papel.

Como consecuencia, tus equipos de trabajo tendrán una motivación más para promover el intercambio de información digitalmente y la tecnología será parte de la cultura organizacional de tu empresa.

4. Digitaliza todos tus documentos, hasta los de hace una década

De nada sirve gestionar tus documentos en línea, si no tienes todos los archivos de la empresa en la nube. Se necesita digitalizar toda la información para que tus procesos sean eficientes. Te podrás preguntar ¿cuándo utilizaré esos documentos de hace diez años? En una empresa, se puede presentar la situación en que un cliente antiguo necesita revisar su historial y es en ese momento en que agradecerás que todos tus archivos se encuentren en la nube.

El tiempo que invertirán en subir todos los documentos valdrá la pena, comparado al tiempo que perderán en buscar lo que necesitan y el estrés de hacerlo bajo presión. Ahórrate ese mal momento y haz que tu oficina sea digital en su totalidad.

5. Elige correctamente a tu asesor de soluciones tecnológicas

Parte del éxito de adoptar esta solución está relacionado con la calidad de tu asesor tecnológico. Esta empresa debe ser capaz de diagnosticar tus problemas administrativos y ofrecerte las aplicaciones que más se adapten a tus procesos.

Este asesor, no solo debe tener un catálogo de aplicaciones amplio, también debe ser capaz de acompañarte en el proceso de adaptación y proveer todos los equipos que necesitas para implementar la gestión de documentos en línea. Antes de tomar tu decisión evalúa cada detalle y elige a la empresa que te ofrezca más garantías y confianza.

 

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