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Cómo contribuye la tecnología  a una comunicación efectiva en el trabajo remoto

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Jun 1, 2020 11:00:00 AM
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Cómo contribuye la tecnología  a una comunicación efectiva en el trabajo remoto

La imperiosa necesidad de las empresas por incrementar su flexibilidad será respaldada por la comunicación, y sustentada por la tecnología

 

Los modelos de trabajo se han restructurado profundamente. El tradicionalismo anclado en la medición del desempeño a través de jornadas fijas se ha ido desvaneciendo a medida que las tecnologías se introducían en el core de los negocios. Esta les proporcionaba una plataforma sobre la que construir con resistencia y agilidad, solapando la proactividad sobre la clásica reactividad; dibujando unos rasgos que se han convertido en estándares para una era en la que la globalización condiciona el funcionamiento de los mercados. 

Ahora bien, aunque algunas industrias son más propicias que otras a adoptar el trabajo remoto, el éxito de este nuevo paradigma vendrá dictado, en gran medida, por un factor común. No importará ni la forma ni el tamaño de la empresa: todo dependerá de la comunicación. Y es que, una compañía puede poseer productos o servicios vanguardistas, sin estar respaldada por un sistema de comunicación coordinado y transversal. En este supuesto, el trabajo remoto fracasaría antes si quiera de aplicarse.

Las consideraciones son importantes, teniendo en cuenta que estamos ante un fenómeno imparable. Según Fortune, desde el año 2017 hasta pocas semanas antes de la pandemia del COVID-19, las ofertas de los trabajos a distancia en el mercado aumentaron un 270%. El trabajo remoto ha llegado para quedarse, y más que una respuesta coyuntural a la crisis, debe ser adoptado como parte de la actividad diaria de las empresas.

 

Nuevas plataformas, nuevas posibilidades de comunicación

En el entorno de la oficina física, la comunicación siempre ha sido entendida como un elemento relativo para alcanzar el éxito. Sin embargo, al día de hoy sigue siendo fácil encontrar grandes obstáculos en este aspecto, habitualmente generados por plazos y volúmenes de trabajo desalineados. Es más, de acuerdo con un informe de CMS Wire, los estudios prueban que una comunicación ineficaz puede acarrear para la empresa pérdidas anuales promedio de 420.000 dólares.

Imagina la magnitud de este problema en un contexto en el que el equipo de trabajo está disperso geográficamente, y en el que los empleados operan sin interactuar físicamente. Es una realidad ciertamente desalentadora, pero por suerte la tecnología está aquí para hacer el trabajo más sensato, otorgando una variedad de canales de comunicación atractivos y fáciles de recorrer.

En un momento de divergencia y máxima competitividad como el presente, las empresas necesitan contar con una comunicación efectiva y eficiente para optimizar la multitud de equipos y miembros del personal dispuestos de forma heterogénea, con los que operan. Claro que, en la nueva era digital la variedad de herramientas es enorme; desde videollamadas grupales, pasando por chats, y llegando hasta webinars o seminarios online.

 

Comunicación efectiva en el trabajo remoto

 

Una firma humana

Mantener el contacto cara a cara, mantener esa sensación de equipo que evita el aislamiento, es fundamental en cualquier modelo de desempeño remoto. De hecho, tal y como recoge Gallup, las unidades de negocio que logran esto demuestran ser un 21% más rentables para la organización.

La videollamadas, programadas con horas de inicio y finalización fijas, fomentan entre los participantes la responsabilidad de comunicarse de forma clara y concisa, de priorizar mensajes importantes evocados desde una perspectiva translúcida. Una simple llamada, con un email resumido adjunto, debería bastar para lograr que cualquier tarea o encargo se complete en el momento preciso. 

No obstante, el concepto generalizado del trabajo remoto es aún nuevo para muchas organizaciones que siguen ancladas en comportamientos y procesos que no pueden evolucionar. Para ellas, la única solución pasa por propiciar un cambio de cultura. En una publicación, Harvard Business Review detalla la necesidad que tienen los equipos remotos de establecer una comunicación translúcida: “Algunas empresas, como Merck, han creado siglas para agilizar su comunicación digital –‘Respuesta en cuatro horas’ (4HR), ‘No es necesario responder’ (NNTR)-, que aportan previsibilidad y certeza a las conversaciones remotas”. 

La combinación de distintas tecnologías hace de la comunicación un proceso divertido e interactivo. Así, apps ‘To-Do’ como Asana o Trello permiten a los equipos planificar cargas de trabajo individuales y proyectos grupales, compartimentando las tareas de la forma sencilla. Los inputs pueden asignarse a determinados miembros del equipo, dibujando una distribución del desempeño transparente, y, al mismo tiempo, permitiendo a los gestores llevar a cabo un seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella, y abordar frentes problemáticos.

A medida que los empleados van entendiendo la importancia de transmitir mensajes perspicaces en las videollamadas de Zoom y el resto de plataformas, estas soluciones tecnológicas van incentivando a comunicarnos de manera más clara y eficiente. Las herramientas están ahí para hacernos más efectivos, más productivos y más felices en nuestro trabajo.

 

El futuro de la comunicación

La comunicación ha evolucionado drásticamente y a gran velocidad en la era digital. Ahora los seminarios virtuales pueden conectar, en un momento, a los líderes políticos de todo el mundo. Las reuniones físicas y los viajes de negocio van desapareciendo de las agendas; los mensajes instantáneos resuelven las dudas de compañeros en cuestión de segundos; las nuevas apps permiten planificar y organizar el trabajo, reduciendo el volumen de correos electrónicos innecesarios. 

En la era digital las empresas necesitan ser mucho más flexibles en todas las áreas de negocio. El trabajo remoto ofrece a los empleados la libertad y autonomía que anhelan para alcanzar su máximo potencial, y al mismo tiempo, lograr un equilibrio óptimo entre vida privada y vida laboral. Forbes revela en un estudio que, “el 89% de los empleados de empresas volcadas hacia iniciativas de bienestar, tienen más probabilidades de publicitar su organización como un buen lugar de trabajo”.

Una comunicación efectiva es la base del éxito de cualquier negocio, y los nuevos hábitos asimilados en modelos remotos su alimento. Sin embargo, para que el trabajo a distancia se convierta en una fortaleza de la empresa -y no se quede en una mera anécdota-, es imperativo que la comunicación y la tecnología cumplan un papel clave. De no ser así, el cambio será utópico.

 

CTA - Guía definitiva para el trabajo remoto

 

Temas: Tecnología, Empresas rentables

 

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