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El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Lejos de ser una alternativa sanitaria, el home office se ha vuelto la modalidad de trabajo ideal para el ahorro de recursos, mayor productividad y flexibilidad. Su implementación requiere diversas herramientas, las más importantes, plataformas de comunicación y aquí te hablaremos de su relevancia.
En los últimos años las empresas tuvieron que acelerar su transformación hacia una forma remota de trabajo. Ahora, gracias a la generalización de medidas sanitarias más flexibles, se encuentran evaluando esta situación. Si bien algunas industrias son más propicias que otras a adoptar el trabajo remoto, su éxito está ligado a una comunicación eficiente entre los equipos.
Una compañía puede poseer productos o servicios vanguardistas, pero si no está respaldada por un sistema de comunicación interna coordinado y transversal, no obtendrá buenos resultados.
Además, en la era digital las empresas necesitan ser mucho más flexibles en todas las áreas de negocio. El trabajo remoto ofrece a los empleados la libertad y autonomía que anhelan para alcanzar su máximo potencial y, al mismo tiempo, la capacidad para lograr un equilibrio óptimo entre vida privada y laboral.
Por eso no es de sorprenderse que desde el año 2017, las ofertas de trabajo remoto en el mercado hayan aumentado un 270%.
¿Por qué son importantes las plataformas de comunicación en el trabajo remoto?
En una oficina física se ve a la comunicación como un elemento relativo para alcanzar el éxito. Sin embargo, al día de hoy sigue siendo fácil encontrar grandes obstáculos en este aspecto, habitualmente generados por plazos y volúmenes de trabajo desalineados. Si esto no se soluciona, una comunicación ineficaz puede provocar pérdidas de 420.000 dólares al año.
Ahora, imagina este problema con un equipo de trabajo que está disperso y que opera sin interactuar físicamente. Afortunadamente, las empresas pueden recurrir a herramientas que facilitan la comunicación y el trabajo coordinado a distancia, beneficiando la productividad del trabajo remoto.
En la nueva era digital la variedad de herramientas es enorme, por lo que se deben elegir aquellas que se acoplen a tus necesidades y objetivos para lograr una comunicación efectiva; esencial en un momento de divergencia y máxima competitividad como el presente. Con la ayuda de estos recursos, tus colaboradores entenderán la importancia de transmitir mensajes eficaces; las herramientas están ahí para hacernos más efectivos, más productivos y más felices en nuestro trabajo.
Para lograr el éxito en el trabajo remoto o híbrido, puedes tomar en cuenta las siguientes:
- Videollamadas
Mantener el contacto cara a cara y la sensación de equipo que evita el aislamiento es fundamental. De hecho, tal y como recoge Gallup, las unidades de negocio que logran esto demuestran ser un 21% más rentables para la organización. Pero no se debe abusar de este recurso, pues pueden robar tiempo de acción.
Las videollamadas deben estar programadas con un horario de inicio y término fijo. De esta manera, las personas se comunican de forma clara y concisa.
- Correo electrónico
Es ideal para mensajes breves, comunicados o compartir archivos. Aquí se pueden tratar los asuntos que no requieren una reunión, pero cuyo contenido debe estar disponible de forma perenne.
Puede consultarse en cualquier momento, por lo que es de bastante utilidad cuando hay una gran separación horaria entre los integrantes de un equipo.
- Mensajería instantánea
Enviar mensajes directos es una excelente manera de aclarar dudas rápidas o realizar avisos.
- Apps To-Do
La combinación de distintas tecnologías hace de la comunicación un proceso divertido e interactivo. Plataformas como Asana o Trello permiten a los equipos planificar cargas de trabajo individuales y proyectos grupales, administrando tareas de forma sencilla.
En estas apps las tareas pueden asignarse a determinados miembros del equipo, se puede llevar un control efectivo del desempeño, y, al mismo tiempo, permiten a los gestores llevar a cabo un seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella, y abordar frentes problemáticos.
- Gestión de documentos
Además de las plataformas To-Do, los softwares de gestión de documentos son esenciales para lograr una comunicación dinámica y, con ello, un desempeño eficaz. Existen diversas opciones: elige la que responda a las necesidades de tu empresa y aquella que te permita compartir, enviar, almacenar y digitalizar tus archivos de forma segura, sencilla y desde cualquier ubicación.
De esta forma, se podrán consultar los archivos en un solo lugar y agilizar sus actividades.
Consejos para mejorar la comunicación en el trabajo remoto
Además de contar con plataformas de comunicación y otras herramientas que faciliten el trabajo remoto, es necesario realizar ciertas acciones para aprovechar todos los beneficios que esta modalidad de trabajo puede ofrecer:
- Establece normas de comunicación
Determina la función de cada uno de los canales que piensas implementar; por ejemplo, que el correo electrónico sea exclusivamente para comunicados oficiales y los chats –como Slack– para resolver dudas inmediatas. También, contempla aspectos como los horarios para enviar mensajes y los tipos de lenguaje que están permitidos.
Para que todo quede bien asentado, elabora un manual o reglamento que responda de forma clara cualquier duda.
- Reúnete con tu equipo de forma periódica
Como ya se mencionó, una de las desventajas del trabajo remoto es lo solitario que puede parecer para algunas personas. Para ello, las reuniones virtuales de integración laboral pueden contrarrestar esta sensación.
Programa reuniones periódicas y con propósitos claros, por ejemplo, para realizar lluvia de ideas o ponerse al día. Solo no olvides, establecer horarios.
- Deja claros los plazos de entrega y las expectativas
Uno de los grandes retos de trabajar de forma remota es la procrastinación. Por ello, sé claro en los límites de entrega de tareas con la ayuda de las apps To-Do y asegúrate de que las fechas límite sean respetadas.
En cuanto a las expectativas, deja en claro a tu equipo que, al elegir el trabajo remoto, la empresa confía en que las personas se encuentran cumpliendo con su labor y se encuentran disponibles dentro del horario de trabajo. Esto ayuda a que todos tengan claras sus responsabilidades.
Como puedes ver, una comunicación efectiva es la base del éxito de cualquier negocio y los nuevos hábitos asimilados en modelos remotos, no son la excepción. Sin embargo, para que el trabajo remoto se convierta en una fortaleza de la empresa es imperativo que la comunicación y la tecnología cumplan un papel clave: facilitar las actividades y la colaboración de todos.
