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Toda empresa maneja datos de clientes, ya sean confidenciales o públicos. Sin importar la industria, se necesita administrar información y no es tan fácil como suena. Se trata de mantener archivos ordenados, seguros y disponibles para cuando se necesiten.
Por eso es necesario encontrar herramientas que te ayuden a gestionar estos datos y te permitan tener un mejor desempeño con tu cliente. Así mismo, se logrará un mejor rendimiento entre tus colaboradores, porque al mejorar la gestión de datos, ellos podrán hacer un mejor trabajo.
Pero te estarás preguntando ¿cómo hago eso? Aquí te damos algunas recomendaciones.
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Utiliza un CRM para almacenar y dar seguimiento a tus clientes y prospectos
Tener una plataforma de gestión digital es primordial para tener en un solo lugar, tus contactos e información de la evolución que han tenido por el trabajo de ventas y marketing. Así mismo es una forma de dar seguimiento a la productividad de tu equipo y darte cuenta del cumplimiento de objetivos.
En este caso, la base de datos de tus clientes se irá alimentando con toda acción que realicen ellos o tus colaboradores. De esta forma mantendrás actualizados todos los datos y podrás administrarlos cuando quieras.
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Utiliza herramientas digitales para almacenar archivos de tus clientes
No es lo mismo darle seguimiento al desarrollo de tus clientes guardando sus datos, que almacenar archivos de alta sensibilidad o permanentes. Usualmente, se utilizaría un cuarto con miles de cajones para guardar esos papeles, pero eso significa tomar una parte de tu oficina y contratar a una persona para ordenar y localizarlos.
También, se gasta demasiado tiempo buscando en cada cajón el papel que necesitas, a pesar de que estén ordenados de forma adecuada. Es un tiempo que significa menos dinero para tu empresa y el desgaste de tus trabajadores.
Mientras si digitalizas tu empresa y guardas la información de clientes (y compañía) en un servicio de nube, se hará mucho más fácil archivar datos de clientes y acceder a ellos sin perder tiempo ni recursos. Además puedes regular los accesos de los colaboradores a cada archivo y de esta manera se mantendrá segura tu información.
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Trabaja en la organización de tus archivos
Si bien tener tus archivos en la nube aporta a la gestión de datos de tus clientes, no puedes olvidar ponerle atención a la organización de estos. Si tienes los datos en la nube, pero no están ordenados de forma correcta, lo único que harás es perderlos o gastar demasiado tiempo en encontrarlos. Igual a que si los tuvieras en cajones.
Así que busca consejos para ordenar tus documentos en la nube y capacita a todo tu equipo para que lo hagan de forma correcta. Hacer esto, te ahorrará más que tiempo, también aportará a que tus clientes se sientan más seguros contigo y te hará resaltar entre la competencia.
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Siempre crea un respaldo de los archivos
Aunque la nube es segura, todavía debes tomar medidas de seguridad digitales para no exponer la información de tu empresa y clientes.
Una de estas medidas de seguridad es hacer un respaldo constante en un disco duro, ya que cualquier falla del sistema puede parcialmente exponer o borrar la información. Aunque sea poco probable que suceda, lo mejor es hacerlo.
Los datos son el futuro de la tecnología, se dice que para el futuro será el valor más grande para las compañías, así que utiliza todas las herramientas a tu disposición para recopilar y gestionar de forma efectiva esta información y úsala a tu favor.
