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La era digital ha cambiado la manera en que trabajamos. Ahora podemos hacerlo de forma semipresencial o completamente remota gracias a distintas herramientas, como los softwares de gestión documental, que permiten la administración de archivos, su almacenamiento y recuperación, entre otros beneficios. En este artículo te hablaremos sobre ellos.
La digitalización de documentos es uno de los pasos principales que debe realizar una empresa para ser parte de la transformación digital. Recordemos que uno de los componentes más importantes de tu negocio son los documentos, así que el cómo manejes la información de tu empresa afectará su rendimiento. Es necesario empezar a deshacerse de papeles y gestionar documentos delicados de forma segura, sin riesgos físicos.
Beneficios de la administración de archivos en línea:
1. Ahorro de espacio
La mayoría de las veces, cuando se manejan documentos en físico, asignamos un cuarto donde se archivan todos los papeles importantes de la empresa. Esta bodega debe estar climatizada para que el papel no se dañe; también es necesario mantenerla libre de suciedad, ya que la aglomeración de cajas puede desencadenar una plaga de insectos.
Sin duda, mantener documentos en físico pone en peligro la información de una empresa y ocupa espacio que podría ser aprovechado para otros fines. Por eso, si decides ingresar tus documentos en una base de datos en la nube, no solo proteges la información, también te ahorrarás espacio y dinero.
2. Optimización del tiempo
¿Cuántas horas gastan tus colaboradores buscando un papel entre cientos de cajas o archiveros? Seguro muchas. Es un problema común perder tiempo por actividades administrativas que fácilmente pueden optimizarse, y gestionar documentos es una de ellas.
Una de las grandes ventajas de la administración documental en línea es la facilidad con la que se puede simplificar este proceso: una vez que tengas los documentos en la nube, encontrarlos solo implica escribir el nombre del archivo y darle click.
Olvídate de invertir horas en ordenar papeles o contratar a una persona que solo se dedique a manejar esos documentos; cuando ya estén en línea, encontrar lo que buscabas solo será cuestión de segundos y pueden ser consultados desde cualquier ubicación.
3. Ahorro de dinero
¿Te imaginas dejar de gastar en tantas impresiones y en muebles de almacenamiento? Cuando tus documentos se gestionan en línea, solo debes imprimir los que vayas a utilizar en físico, pero no será requisito para mantener ordenada tu información.
Como consecuencia, no solo ahorrarás en tóner para impresoras, también se gastará menos papel. Además, ya no será necesario invertir en una sola persona para estar a cargo de los archivos o rentar un espacio extra, solo para almacenarlos.
Al digitalizar tus archivos, podrás eliminar un gasto de tu presupuesto mensual y destinarlo a otras soluciones mucho más rentables. Tampoco puedes olvidar que el tiempo es dinero y al reducir operaciones administrativas, también reduces gastos.
4. Información más segura
A pesar de tener definidos los accesos de colaboradores a ciertas áreas de la oficina, el solo hecho de tener físicamente documentos con información delicada, pone en riesgo su seguridad. Por eso, la administración de archivos en línea también te ayuda a la protección de datos.
Una vez que la información esté en un software de gestión documental en línea, tendrás el control de acceso a tus documentos, lo que te permite saber quién, cuándo y dónde ingresa a ellos; así como la capacidad de generar permisos de acceso.
Esto significa ser más responsable con la información de tus clientes y asegurarles confidencialidad sin errores humanos. De igual forma, podrás respaldar toda la información, gracias a la recuperación de documentos.
5. Empresa más tecnológica
Empezar a incorporar herramientas tecnológicas a tu empresa hará que tus colaboradores sean más eficientes. No solo se trata de modernizar los procesos de trabajo, sino también de optimizar el funcionamiento del negocio para lograr rentabilidad. Los cambios que empieces a hacer a nivel tecnológico serán parte del camino que necesitas seguir para tener equipos más digitales y productivos.
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