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Descubre las ventajas de administrar tus documentos en línea

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Dec 27, 2021 10:00:00 AM
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6 MINUTOS DE LECTURA 

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La era digital ha cambiado la forma en que vivimos y trabajamos: un ejemplo de ello es que ahora la tecnología nos permite tener el control de nuestras vidas desde nuestros dispositivos móviles. Estas herramientas también cambian la forma en que trabajamos y manejamos las empresas, pues actualmente existen diversas opciones para convertir oficinas enteras en ambientes sumamente tecnológicos y más funcionales. Uno de esos cambios es la administración de documentos en línea.

La digitalización de documentos es uno de los pasos principales que debe realizar una empresa para ser parte de la transformación digital. Recordemos que uno de los componentes más importantes de tu negocio son los documentos, así que el cómo manejes la información de tu empresa afectará su rendimiento. Es necesario empezar a deshacerse de papeles y gestionar información delicada de forma segura, sin riesgos físicos.

Sin embargo, para llevar a cabo estas actualizaciones en los espacios de trabajo se va a requerir de un poco de tiempo e inversión económica. Por ejemplo, no harás que todos tus colaboradores se adapten a utilizar un software de medición de tiempos en un solo día; necesitarás capacitarlos y atravesar una curva de aprendizaje. Por este motivo, es importante incorporar herramientas de forma paulatina y con un margen de tiempo idóneo para la complejidad que requiera.

Tomando en cuenta todo lo anterior, en este artículo te compartimos algunas razones por las cuales, gestionar documentos en línea, es el primer paso ideal para modernizar tu empresa.

 

Beneficios de gestionar tus documentos en línea:

1. Documentos bajo ningún riesgo

La mayoría de veces, cuando se manejan documentos en físico, asignamos un cuarto donde se archivan todos los papeles importantes de la empresa. Esta bodega, debe estar climatizada para que el papel no se dañe; también es necesario mantenerla libre de suciedad, ya que la aglomeración de cajas puede desencadenar una plaga de insectos.

Así mismo, estos papeles están en constante riesgo de sufrir daños, por una gotera cuando llueve o hasta por una taza de café mal puesta. Sin duda, mantener documentos en físico pone en peligro la información de una empresa. Por eso, si decides ingresar tus documentos en una base de datos en la nube, no solo proteges la información, también te ahorrarás espacio y dinero.

 

2. Optimización del tiempo

¿Cuántas horas gastan tus colaboradores buscando un papel entre cientos de cajas o archiveros? Seguro muchas. Es un problema común perder tiempo por actividades administrativas que fácilmente pueden optimizarse y gestionar documentos es una de ellas.

 

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Una de las grandes ventajas de administrar tus documentos en línea es la facilidad en que se puede simplificar este proceso, una vez que tengas los documentos en la nube, encontrarlos solo implica escribir el nombre del archivo y darle click. Olvídate de invertir horas en ordenar papeles o contratar a una persona que solo se dedique a manejar esos documentos; cuando ya estén en línea, encontrar lo que buscabas solo será cuestión de segundos.

 

3. Ahorro de dinero

¿Te imaginas dejar de gastar en tantas impresiones y en muebles de almacenamiento? Cuando tus documentos se gestionan en línea, solo debes imprimir los que vayas a utilizar en físico, pero no será requisito para mantener ordenada tu información. 

Como consecuencia, no solo ahorrarás en tóner para impresoras, también se gastará menos papel. Además, ya no será necesario invertir en una sola persona para estar a cargo de los archivos o rentar un espacio extra, solo para almacenarlos.

Al digitalizar tus archivos, podrás eliminar un gasto de tu presupuesto mensual y destinarlo a otras soluciones mucho más rentables. Tampoco puedes olvidar que el tiempo es dinero y al reducir operaciones administrativas, también reduces gastos.

 

4. Información más segura

A pesar de tener definidos los accesos de colaboradores a ciertas áreas de la oficina, el solo hecho de tener físicamente documentos con información delicada sobre clientes, pone en riesgo su seguridad. Por eso, gestionar los documentos en línea también te permite proteger cuentas claves.

Una vez que la información esté en un software de administración y almacenamiento en línea, podrás monitorear quién, cuándo y dónde accede a tus documentos. Esto significa ser más responsable con la información de tus clientes y asegurarles confidencialidad sin errores humanos. De igual forma, podrás respaldar toda la información y así asegurarte de nunca perderla.

 

5. Empresa más tecnológica

Empezar a incorporar herramientas tecnológicas a tu empresa hará que tus colaboradores sean más eficientes. No solo se trata de modernizar los procesos de trabajo, sino también de optimizar el funcionamiento del negocio para lograr rentabilidad. Los cambios que empieces a hacer a nivel tecnológico, serán parte del camino que necesitas seguir para cada vez tener equipos más digitales y productivos.

 

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