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Recursos clave para la comunicación a distancia en las empresas

Publicado por KYOCERA Document Solutions México el Nov 29, 2021 10:00:00 AM
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De acuerdo con encuestas realizadas, 83% de 9, 326 trabajadores consultados mencionaron que prefieren laborar en un esquema híbrido que les permita trabajar y llevar una comunicación a distancia por lo menos un 25% de la semana, según un informe elaborado por la empresa Accenture.

El trabajo híbrido y a distancia llegó para quedarse. Aunque es un esquema que puede traer múltiples beneficios a las empresas que lo implementen, también representa desafíos y dificultades que se deben de tomar en cuenta para sortearlos de la mejor manera.

Uno de los principales desafíos que implica el trabajo remoto es asegurar la correcta comunicación entre la plantilla. Adecuar las operaciones significa asegurarse de que los flujos de trabajo se mantengan estables y en un funcionamiento óptimo. Los empleados deben estar bien informados sobre los objetivos, metas y labores en común, aún cuando no todos coincidan en la oficina.

Así, el principal reto de las organizaciones será contar con los recursos tecnológicos adecuados, así como aquellos que aseguren la comunicación a distancia. Por ello, en esta ocasión, te contaremos un poco más sobre aquellas herramientas que necesitan y cómo pueden contribuir a la comunicación.

 

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1. Plataforma de videoconferencia 

Aunque en la actualidad contamos con dispositivos y aplicaciones para comunicarnos mediante texto, el contacto vis a vis seguirá siendo la mejor opción para hablar y coordinarse entre colaboradores.  

En los tiempos del trabajo híbrido, las plataformas de videoconferencia son la herramienta ideal para llevar una comunicación a distancia. Por ello, para elegirla debemos asegurarnos de que ofrezcan aspectos básicos como:

  • Buena experiencia de usuario
  • Capacidad para compartir pantalla
  • Grabar video
  • Seguridad en la llamada

2. Recursos de trabajo colaborativo

No es posible realizar videoconferencias todo el día para establecer un ambiente de colaboración laboral; sin embargo, gracias a que existen plataformas de trabajo colaborativo, es posible trabajar en un mismo proyecto y sus documentos (ya sea un texto, una hoja de cálculo o una presentación) entre dos o más personas y mantener un constante compañerismo.

Además, una ventaja que ofrecen estas herramientas es la capacidad de mantener una comunicación a distancia por medio de chats de texto. De igual manera, otro beneficio que brindan es la posibilidad de retomar la edición de dichos documentos en dispositivos móviles.

 

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3. Herramientas de manejo de proyectos

Para las empresas, la comunicación a distancia no supone únicamente el contacto mediante videoconferencias o que distintos empleados puedan trabajar al mismo tiempo en un documento. Además de lo anterior, deben de contar con software que les permita administrar y dar seguimiento a los distintos proyectos y tareas.

La mayoría de estas plataformas ofrecen calendarios, agendas, capacidad de almacenar documentos, opciones para ver quién o quiénes son los responsables de un proyecto; así como la posibilidad de administrarlos y categorizarlos según distintos parámetros e, incluso, asignarles una prioridad según su urgencia.

Adicional a las opciones anteriores, otro aspecto importante de las herramientas de manejo de proyectos es la obtención de métricas sobre el desempeño de las actividades –además de aquellos que las llevan a cabo–, con el fin de corregir o reforzar las acciones que llevaron a dichos resultados.

 

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4. Plataformas de mensajería instantánea 

Pese a que las videoconferencias pueden ser una opción más personal para trabajar en los tiempos de los esquemas híbridos y remotos, una forma más rápida y práctica de mantener una comunicación a distancia es por medio de plataformas de mensajería instantánea.

En este punto nos referimos a plataformas que podemos llevar en distintos dispositivos, desde computadoras de escritorio, laptops, hasta tablets y smartphones. Estas permiten una comunicación más inmediata, pues su función principal es la de mandar y recibir mensajes de texto.

De forma ideal, el objetivo de estas aplicaciones es comunicarse por medio de mensajes cortos, sencillos y concisos. Estos nos ahorrarán la necesidad de mandar emails que pueden o no ser contestados de forma inmediata, así como la organización de videollamadas en las que todos los participantes deben concordar en sus agendas.

Un aspecto extra de estas plataformas es que algunas ofrecen la capacidad de crear salas o grupos para sólo unos cuantos miembros de una organización; así es posible abrir canales de comunicación exclusivos a un proyecto o a un área.

 

5. Herramientas para la administración y protección de documentos

En la actualidad, el trabajo híbrido o completamente remoto requiere que los miembros del organigrama tengan acceso a los documentos sin importar su ubicación. Con el propósito de contar con una comunicación alineada y que todos conozcan la ubicación de los archivos en todo momento, las organizaciones deben contar con una herramienta adecuada para su administración.

En estas plataformas es posible archivar y proteger documentos, pues en su configuración se pueden realizar cambios para que sólo ciertos empleados tengan acceso a documentos seleccionados, así como la capacidad en la que pueden interactuar con ellos: desde permitir sólo su lectura hasta la completa libertad para editar y reubicarlos. 

Sin embargo, el “otro lado de la moneda” de este tópico es la ciberseguridad aplicada a la administración de documentos. Además de contar con plataformas que nos aseguren una correcta comunicación a distancia, es necesario que todos los dispositivos y herramientas a nuestra disposición nos provean de los suficientes niveles de seguridad.

 

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La evolución ha llegado

En Kyocera sabemos que cuatro de los pilares fundamentales que buscas en los dispositivos para hacer frente a esta nueva era del trabajo son:

  • Facilidad de uso
  • Productividad 
  • Resistencia y durabilidad
  • Seguridad

Por ello, nuestra nueva línea de impresoras multifunción Kyocera Evolution Series están diseñadas con una experiencia sencilla de uso en mente. Además, proveen de características que impulsarán la productividad de las organizaciones, brindar certeza por su resistencia y durabilidad, así como con una seguridad líder en el sector.

En materia de seguridad, los equipos de Evolution Series te ofrecen control de actividades que recopilan los datos específicos de los usuarios que entran en contacto con los documentos, así se permite la detección de comportamientos sospechosos y se notifiquen inmediatamente al administrador.

De igual forma, protege a las organizaciones frente a los riesgos de la comunicación a distancia a través del cifrado de correos electrónicos y la firma digital de los mismos. Lo anterior, en conjunto con la autenticación de certificados, Kyocera Evolution Series garantiza la protección óptima de los datos más sensibles de tu organización.

Si quieres saber más sobre Kyocera Evolution Series y los beneficios puntuales que puede tener para tu empresa, descarga el whitepaper “La evolución que va un paso más allá”. Allí encontrarás toda la información sobre la evolución de la impresión. ¡Descárgalo!

 

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Temas: Tecnología, Gestión de documentos en línea, software administrativo, multifuncionales, ciberseguridad

 

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