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El trabajo híbrido y a distancia llegó para quedarse. Aunque es un esquema que puede traer múltiples beneficios a las empresas que lo implementen, también representa desafíos y dificultades; uno de ellos es contar con la tecnología adecuada para aumentar la productividad y facilitar la comunicación. En este artículo, precisamente, te hablaremos sobre las herramientas de comunicación que necesitas.
Uno de los principales desafíos que implica el trabajo remoto es asegurar la correcta comunicación entre los integrantes de la empresa. Adecuar las operaciones significa asegurarse de que los flujos de trabajo se mantengan estables y en un funcionamiento óptimo. Los empleados deben estar bien informados sobre los objetivos, metas y labores en común, aún cuando se encuentren en distintos lugares.
Para ello, te mostramos algunas herramientas de comunicación que debes tomar en cuenta:
1. Plataforma de videoconferencia
Aunque en la actualidad contamos con dispositivos y aplicaciones para comunicarnos mediante texto, el contacto cara a cara seguirá siendo la mejor opción para hablar y coordinarse entre colaboradores.
En el trabajo híbrido, las plataformas de videoconferencia son una de las herramientas de comunicación interna ideales. Para elegir una debemos asegurarnos de que ofrezcan aspectos básicos como:
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Buena experiencia de usuario
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Capacidad para compartir pantalla
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Grabar video
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Seguridad en la llamada
2. Recursos de trabajo colaborativo
No es posible realizar videoconferencias todo el día para establecer un ambiente de colaboración laboral; sin embargo, gracias a que existen plataformas de trabajo coordinado, es posible gestionar proyectos y sus documentos (ya sea un texto, una hoja de cálculo o una presentación) entre dos o más personas, para mantener así un constante compañerismo.
Además, una ventaja que ofrecen estas herramientas es la capacidad de facilitar la comunicación por medio de chats de texto. De igual manera, otro beneficio que brindan es la posibilidad de retomar la edición de dichos documentos en dispositivos móviles.
3. Herramientas de manejo de proyectos
Para las empresas, la comunicación a distancia no supone únicamente el contacto mediante videoconferencias o que distintos empleados puedan trabajar al mismo tiempo en un documento. Además de lo anterior, deben de contar con software que les permita administrar y dar seguimiento a los distintos proyectos y tareas.
La mayoría de estas plataformas ofrecen calendarios, agendas, capacidad de almacenar documentos en la nube, opciones para ver quién o quiénes son los responsables de un proyecto; así como la posibilidad de administrarlos y categorizarlos según distintos parámetros e, incluso, asignarles una prioridad según su urgencia.
Adicional a las opciones anteriores, otro aspecto importante de las herramientas de gestión de proyectos es la obtención de métricas sobre el desempeño de las actividades –además de aquellos que las llevan a cabo–, con el fin de corregir o reforzar las acciones que llevaron a dichos resultados y así aumentar la productividad.
4. Plataformas de mensajería instantánea
Pese a que las videoconferencias pueden ser una opción más personal para trabajar en los tiempos de los esquemas híbridos y remotos, una forma más rápida y práctica de mantener una comunicación a distancia es por medio de plataformas de mensajería instantánea.
En este punto nos referimos a herramientas de comunicación que podemos llevar en distintos dispositivos, desde computadoras de escritorio, laptops, hasta tablets y smartphones. Estas permiten una comunicación más inmediata, pues su función principal es la de mandar y recibir mensajes de texto de forma sencilla.
El objetivo de estas aplicaciones móviles es comunicarse por medio de mensajes cortos, simples y concisos. Estos nos ahorrarán la necesidad de mandar emails que pueden o no ser contestados de forma inmediata, así como la organización de videollamadas en las que todos los participantes deben concordar en sus agendas.
Un aspecto extra de estas plataformas es que algunas ofrecen la capacidad de crear salas o grupos para sólo unos cuantos miembros de una organización; así es posible abrir canales de comunicación exclusivos a un proyecto o a un área.
5. Herramientas para la administración y protección de documentos
En la actualidad, el trabajo híbrido o completamente remoto requiere que los integrantes de la empresa tengan acceso a los documentos sin importar su ubicación. Con el propósito de contar con una comunicación alineada y que todos conozcan la ubicación de los archivos en todo momento, las organizaciones deben contar con una herramienta adecuada para su administración.
En estas plataformas es posible archivar y proteger documentos, pues en su configuración se pueden realizar cambios para que sólo ciertos empleados tengan acceso a documentos seleccionados y permitir sólo su lectura hasta la completa libertad para editar y reubicarlos.
Sin embargo, el “otro lado de la moneda” de este tópico es la ciberseguridad aplicada a la administración de documentos. Además de contar con plataformas que nos aseguren una correcta comunicación a distancia, es necesario que todos los dispositivos y herramientas a nuestra disposición nos provean de los suficientes niveles de seguridad, como lo hace Kyocera.
La evolución ha llegado
En Kyocera sabemos que cuatro de los pilares fundamentales que buscas en los dispositivos para hacer frente a esta nueva era del trabajo son:
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Facilidad de uso
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Productividad
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Resistencia y durabilidad
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Seguridad
Por ello, nuestra nueva línea de impresoras multifunción Kyocera Evolution Series están diseñadas con una experiencia de uso sencilla en mente. Además, proveen de características que impulsarán la productividad de las organizaciones, brindan certeza por su resistencia y durabilidad, así como con una seguridad líder en el sector.
En materia de seguridad, los equipos de Evolution Series te ofrecen control de actividades que recopilan los datos específicos de los usuarios que entran en contacto con los documentos, así se permite la detección de comportamientos sospechosos y que estos se notifiquen inmediatamente al administrador.
De igual forma, protege a las organizaciones frente a los riesgos de la comunicación a distancia a través del cifrado de correos electrónicos y la firma digital de los mismos. Es por lo anterior, en conjunto con la autenticación de certificados, que Kyocera Evolution Series garantiza la protección óptima de los datos más sensibles de tu organización.
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